Drucken von Adressetiketten

Passend zu meinem Beitrag zum Thema Serienetiketten, in dem ich euch etwas darüber erzähle, wie ihr eure Outlook-Kontakte in Adressetiketten für den Seriendruck in Word umwandeln könnt, kommt hier noch ein kleiner Format-Tipp dazu, mit dem ihr beim Drucken von Adressetiketten unnötige Leerräume vermeiden könnt. Oft sind ja nicht alle Datensätze gleich lang oder haben die gleichen Informationen. So hat ja z. B. nicht jeder Adressat einen akademischen Titel. Wenn man aber das entsprechende Seriendruckfeld in sein Adressetikett einfügt, aber die dazugehörige Zelle in Excel leer ist, erscheint an der Stelle auf dem Adressetikett später beim Drucken ein unerwünschtes Leerzeichen. Das könnt ihr mit ein wenig Mühe aber beheben:

Wie ich Leerräume beim Drucken von Adressetiketten vermeide

Löscht die manuell zwischen die entsprechenden Felder gesetzten Leerzeichen. Nun blendet mit der Tastenkombination Alt + F9 die Feldfunktionen ein. Dann sieht man den Feldfunktionstext, zum Beispiel:

{MERGEFIELD „Titel“}{MERGEFIELD „Vorname“} {MERGEFIELD „Nachname“}

Nun setzt den Cursor in das Feld Titel ganz ans Ende, aber noch innerhalb der geschweiften Klammer. Nun gebt ihr den folgenden Befehl ein:

\f “ „

Achtung: Hinter dem F und zwischen den Anführungszeichen steht dabei jeweils ein Leerzeichen. Das Ergebnis sieht dann so aus:

{MERGEFIELD „Titel“ \f “ „}{MERGEFIELD „Vorname“} {MERGEFIELD „Nachname“}

Blendet nun mit Alt + F9 die Feldfunktionen wieder aus.

Dieser kleine Befehl sorgt nun dafür, dass zwischen dem Titel und dem Vornamen ein Leerzeichen steht, aber nur, wenn das Feld Titel auch einen Inhalt hat. Wenn nicht, entfällt auch das Leerzeichen und es entsteht keine unschöne Lücke. Das f steht hier für „after“, das bedeutet also, dass nach dem Wort ein Leerzeichen eingefügt wird. Mit  \b “ “ erzeugt man ein Leerzeichen am Anfang.

Leere Zeilen, wenn es z. B. keinen Firmennamen gibt, blendet Word übrigens ganz automatisch aus.

 

Bildquelle: Pixabay

3 Kommentare

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