Drucken von Adressetiketten

Passend zu meinem Beitrag zum Thema Serienetiketten, in dem ich euch etwas darüber erzähle, wie ihr eure Outlook-Kontakte in Adressetiketten für den Seriendruck in Word umwandeln könnt, kommt hier noch ein kleiner Format-Tipp dazu, mit dem ihr beim Drucken von Adressetiketten unnötige Leerräume vermeiden könnt. Oft sind ja nicht alle Datensätze gleich lang oder haben die gleichen Informationen. So hat ja z. B. nicht jeder Adressat einen akademischen Titel. Wenn man aber das entsprechende Seriendruckfeld in sein Adressetikett einfügt, aber die dazugehörige Zelle in Excel leer ist, erscheint an der Stelle auf dem Adressetikett später beim Drucken ein unerwünschtes Leerzeichen. Das könnt ihr mit ein wenig Mühe aber beheben:

Wie ich Leerräume beim Drucken von Adressetiketten vermeide

Zuerst löscht ihr vor oder nach den Feldern, die variabel sind, die Leerzeichen. Danach blendet ihr mit der Tastenkombination Alt + F9 die Feldfunktionen ein. Diese zeigen dann den sogenannten Feldfunktionstext, der die Funktion des Feldes als Codeanweisung beschreibt. Das sieht zum Beispiel für die Felder Anrede, Titel, Vorname und Nachname so aus:

{MERGEFIELD „Anrede“} {MERGEFIELD „Titel“}{MERGEFIELD „Vorname“} {MERGEFIELD „Nachname“}

Ihr seht: Zwischen dem Feld Anrede und dem Titel ist ein Leerzeichen. Zwischen dem Titel und dem Vornamen ist kein Leerzeichen, da das Feld Titel ja nicht immer gebraucht wird. Es werden also nur dort Leerzeichen zwischen die Felder gesetzt, die grundsätzlich immer erscheinen sollen, wie z. B. zwischen den Feldern Vorname und Nachname.

Nun setzt ihr den Cursor in das Feld Titel ganz ans Ende, aber noch innerhalb der geschweiften Klammer. Nun gebt ihr den folgenden Befehl ein:

\f “ „

Achtung: Hinter dem F und zwischen den Anführungszeichen steht dabei jeweils ein Leerzeichen. Das Ergebnis sieht dann so aus:

{MERGEFIELD „Titel“ \f “ „}{MERGEFIELD „Vorname“} {MERGEFIELD „Nachname“}

Blendet nun mit Alt + F9 die Feldfunktionen wieder aus.

Dieser kleine Befehl sorgt nun dafür, dass zwischen dem Titel und dem Vornamen ein Leerzeichen steht, aber nur, wenn das Feld Titel auch einen Inhalt hat. Wenn nicht, entfällt auch das Leerzeichen und es entsteht keine unschöne Lücke. Das f steht hier für „after“, das bedeutet also, dass nach dem Wort ein Leerzeichen eingefügt wird. Mit  \b “ “ erzeugt man ein Leerzeichen auf die gleiche Weise am Anfang.

Leere Zeilen, wenn es z. B. keinen Firmennamen gibt, blendet Word übrigens ganz automatisch aus.

 

Bildquelle: Pixabay

3 Kommentare

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