bSb Office-Forum Berlin

Beginn des bSb Office Forums im Juni 2016 in Berlin

Ende Juni habe ich in Berlin das bSb Office-Forum besucht. Gut, es war zwar suboptimal, an einem der heißesten Tage des Jahres in einem Konferenzraum zu sitzen, aber gelohnt hat es sich dennoch.

Das bSb Office-Forum

Eine spannende Talkrunde als Eröffnung

Den weiten Weg nach Berlin hatten ungefähr 100 Teilnehmer auf sich genommen. Das Office-Forum begann am Freitag gleich schon interessant mit einer Fragerunde. Unsere (jetzt ehemalige) Vorsitzende Andrea van Harten sprach mit Stephanie Bschorr, der Vorsitzenden des Verbands deutscher Unternehmerinnen und einer Vertreterin des HR-Departments der Deutschen Bahn über ihre Sicht auf die Rolle der Assistenten und Assistentinnen und auch die des bSb. Beide hatten den Verband bis zur Einladung zur Talkrunde nicht gekannt – ein deutliches Zeichen, dass hier noch viel mehr Marketing betrieben werden muss! Unisono nannten beide das Thema Digitalisierung als eine der größten Herausforderungen für die Assistentinnen überhaupt. Denn entweder habe man einen Chef, der noch zur „alten Schule“ gehört und daher bei der Umstellung sanft aber bestimmt unterstützt werden müsse, oder man habe einen Chef der Generation Digital Natives, für die der Umgang mit der digitalen Welt selbstverständlich ist und als Assistentin dürfe man dann nicht den Anschluss verlieren.

Talkrunde

Angesprochen auf die Hauptkriterien für die Einstellung einer Assistentin nannten beide nicht etwa fachliche Skills als erstes, sondern es zähle viel mehr die Persönlichkeit der Bewerber. Die fachlichen Aspekte könne man lernen, wichtig sei vor allem, dass die Bewerber ins Team passten. Trotzdem war auch die Beherrschung von Fremdsprachen (und gutem Deutsch…) ein wichtiger Aspekt, auf den beide Damen bei der Auswahl ihrer Bewerber achteten. Ein weiterer wichtiger Faktor war für beide die Fähigkeit zu kommunizieren. Als Assistentin habe man oft Schlüsselrollen inne, in der man mit Fingerspitzengefühl, aber auch Offenheit mit Vorgesetzten, Kollegen und auch Kunden, kommunizieren müsse. Besonders die Ansicht der Vertreterin der DB haben mich dann doch erstaunt: bei der DB können man beobachten, wie die klassischen Hierarchien immer mehr verschwämmen. In vielen Bereichen wäre die Assistenz mehr ein Sparings-Partner des Chefs geworden, als reine Befehlsempfängerin. Doch dazu gehöre auch, dass die Assistenz genug Hintergrundwissen habe, um mit dem Chef auf Augenhöhe kommunizieren zu können. Weiterbildung sei da unabdingbar, aber beide Seiten müssten lernen, mit diesen neuen Rollen umzugehen.

Das war natürlich eine Steilvorlage für Frau van Harten, denn eines der Ziele des bSb ist die Weiterbildung der Office-Professionals. Viele Kolleginnen, so Frau van Harten, hätten ein echtes Problem damit, dass ihre Chefs ihnen keine Weiterbildung finanzieren würden und selbst könne sich das auch nicht Jede leisten. Frau Bschorr sprach auch hier von Kommunikation als Schlüssel. Man müsse seinem Chef klar und offen über die Vorteile einer Weiterbildung sprechen. Was hat das Unternehmen davon, dass die Assistenz diese Weiterbildung macht? Wenn die Argumente hier stimmen, und die gewünschte Weiterbildung wirklich zur aktuellen Aufgabenlage passt, werden viele Chefs sich dem Wunsch ihrer Assistentin nicht verweigern. Man müsse nur den Mut haben, Selbstmarketing zu betreiben.

Zu guter Letzt ging es in der Runde noch einmal um den Bundesverband. Gefragt nach der Bedeutung eines solchen Verbandes, waren beide Damen sich wieder einmal einig: Eine Plattform, auf der Assistentinnen sich vernetzen und austauschen können, sahen beide als wirklich wichtig an. Die DB sei gerade dabei, ein Firmeninternes Assistenznetzwerk aufzubauen, doch auch ein Blick von aussen oder nach aussen über den eigenen firmenbezogenen Tellerrand hinaus sei wichtig. Da sprachen beide wirklich meine Sprache – einer meiner ersten Artikel beschäftigte sich genau mit dem Thema und ich halte es auch heute noch für enorm wichtig und oftmals zu unrecht unterschätzt oder mit schlechtem Ruf bedacht.

Partner des bSb stellten sich vor

Nach diesem gelungenen Auftakt ging es weiter mit dem Besuch der Aussteller. Der bSb hat im Laufe der Zeit viele Partner gewonnen, von denen einige immer wieder auf den Office-Foren ihre neuesten Produkte oder Dienstleistungen vorstellen. Lebkuchen Schmidt hatte sich mal wieder selbst übertroffen – nicht nur hatte Herr Dudek extra zum 60. Geburtstag angefertigte sehr schöne Dosen mit Widmung und leckerem Inhalt mitgebracht, er hatte auch einen echten Lebkuchenbäcker nebst Ofen nach Berlin schaffen lassen. Frischer, ganz warmer Lebkuchen! Trotz 35°C im Schatten ein Genuss!

Produktpräsentation_Lebkuchen_SchmidtLebkuchendose

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Auch Durable, Trodat, Leitz, HSM, Blume 2000 und viele andere Aussteller waren vertreten. Nachmittags gab es dann zusätzlich noch „Breakout-Sessions“: 15 Minuten hatte der Aussteller Zeit, sich einer Gruppe von Teilnehmerinnen vorzustellen. Ich habe mir z. B. die Präsentation der Filmstudios Babelsberg angesehen – ein guter Tip für das nächste Teamevent.

Assistenz als Hochleistungssport

Das Motto des Office Forums griff dann Verena Bentele in ihrem Vortrag „Keine Angst vor Hindernissen“ auf. Frau Bentele ist von Geburt an blind und inzwischen 12-fache Paralympics-Siegerin im Biathlon und Langlauf. Eine wirklich beeindruckende, herzerfrischend natürliche Frau. Sie erzählte natürlich von ihrem Leben, zeigte uns aber auch, wie wir es schaffen können, scheinbar unüberwindbare Hindernisse zu schaffen.

Die mehrfache Paralympic-Siegerin im Biathlon Verena Bentele als Keynote Speakerin auf dem bSb Office Forum

Bildnachweis: Tom Maelsa

„Wer nicht daran glaubt, dass er gewinnt, hat schon verloren“

Dies war einer der ersten Sätze von Frau Bentele und er hat mich bis jetzt nicht losgelassen – wie ihr gesamter Vortrag. Hätte sie nie daran geglaubt, die Einschränkungen, die ihre Blindheit mit sich bringt, überwinden zu können, hätte sie sich sicher niemals das erste Mal auf Skier gestellt und wäre nicht 12-fache Paralympics-Siegerin geworden.

Ich glaube, von nun an wird jedes Mal, wenn der Satz „Das kann ich nicht“ in meinem Kopf auftaucht, das Bild von dieser fröhlichen Frau am Rednerpult erscheinen und mich an diesen einen Satz erinnern.

Vollkommenes Vertrauen

Der Vortrag war in meinen Augen auch ein großes Plädoyer für Vertrauen und Teamarbeit. Frau Bentele erklärte, jeder Mensch habe seinen ganz persönlichen individuellen Weg und individuelle Fähigkeiten, sein Ziel zu erreichen. Zunächst sei es natürlich wichtig, sein Ziel zu definieren, aber man müsse sich auch entscheiden, um dahin zu kommen, wohin man möchte. Wenn man dann soweit sei, brauche man einen guten Plan und Partner, die einen auf dem Weg dahin unterstützten. Jetzt werdet ihr vielleicht sagen: Klar braucht Frau Bentele Partner, wenn sie ihren Sport ausüben will. Sie ist ja blind und ohne Hilfe geht es nicht. So haben auch einige der Teilnehmerinnen gedacht, wie ich beim Mittagessen nach dem Vortrag festgestellt habe. Ich sehe das anders und durchaus auf die Arbeit als Assistenz übertragbar: Nur im Team können wir in unserer Arbeit bestmögliche Ergebnisse erzielen. Ein Team kann aber nur dann wirklich gut funktionieren, wenn die Partner sich absolut vertrauen und auch bereit sind, aufeinander einzugehen. Frau Bentele und ihr Biathlon-Begleitläufer sind dafür ein perfektes Beispiel. Sie muss sich zu 100 % auf ihn verlassen können, sonst kann sie nicht ihre volle sportliche Leistung abrufen und läuft nur mit gezogener Handbremse, um sich nicht zu verletzen. Der Begleitläufer wiederum muss ein sehr guter Sportler sein, um mit ihr mithalten zu können, aber er muss seine eigenen Ambitionen ihr unterordnen. Doch gemeinsam sind sie dann schneller und besser. Ich denke, dass kann man 1:1 auf den Arbeitsalltag übertragen. Wie oft stehen die Mitarbeiter einer Firma sich und dem Erfolg der Firma nur aus Eigennutz und persönlichen Eitelkeiten im Wege?! Wahrscheinlich sehr oft. Schade, denn hier wird Potential – und Unternehmenserfolg – einfach verschenkt.

Für Frau Bentele ist aber auch Entspannung ein wichtiger Faktor. Selbst als sehr gute Hochleistungssportlerin kann man sich nicht jeden Tag auf 120 % Leistung prügeln. Das bedeute auch, nicht alles selbst machen zu müssen, Dinge auch mal abzugeben und sich selbst auch mal Unterstützung zu holen. Weiterbildung sei auch hier entscheidend – sie bringe durch effizienteres Arbeiten mehr Freiheit im Arbeitsalltag und auch mehr Gelassenheit, da man in der Erledigung der Aufgaben sicherer sei.

Verantwortung für den eigenen Erfolg

Frau Bentele betonte, es sei wichtig sich klar zu machen, dass nur man selbst die Verantwortung für den eigenen Erfolg habe. Man selbst entscheide, wie es weiter geht, ganz besonders nach einem Misserfolg. Wie man damit umgehe, sei bestimmend für die weitere Zukunft – wieder aufstehen, wenn man mal gefallen sei und die Angst, die sicher da sei, überwinden. Das sei wichtig, um sich selbst positiv zu programmieren. Ihre Aussage war ganz klar: Wer immer nur daran denkt, was schief gehen könnte, blockiert nur sich selbst und seine Konzentration auf sein Ziel. Eine klare Zielformulierung hilft, doch man muss auch den „inneren Schweinehund“ überwinden, der uns immer wieder in den bequemsten Weg des geringsten Widerstandes drängen möchte. Dafür gab sie uns folgende Tipps:

  1. Ziel setzen: Es sollte ein ambitioniertes, aber nicht zu hoch gegriffenes Ziel sein. Besonders Hobbysportler überforderten sich am Anfang gleich und würden dann zu schnell aufgeben, weil das ZIel nicht erreichbar sei. Eine klare, angemessene Zieldefinition ist also die Grundvoraussetzung.
  2. Nach alternativen Lösungen suchen: Weg A hat nicht geklappt? Was kann ich stattdessen versuchen? Gibt es andere Wege zu meinem Ziel?
  3. Mit Unterstützung dran bleiben: Im Sport helfe es, wenn man gemeinsam mit anderen trainiert. Dann hat man keine Ausrede, das Training sausen zu lassen.
  4. Belohnung klar machen: Was erwartet mich, wenn ich mein Ziel erreiche? Auch das ist Teil der positiven Programmierung, mit der man seinen Schweinehund überlisten kann.
  5. Disziplin: Am Ende, so Frau Bentele, führe aber doch kein Weg an einem gewissen Maß an Disziplin vorbei. So paradox das klingen mag, aber mit ein bisschen Disziplin erspart man sich Umwege, Aufwand und Ärger auf dem Weg zum Ziel.

Das Fazit von Frau Bentele war, dass es nicht leicht sei, seine „persönliche Goldmedaille“ zu finden, aber wenn man diese einmal vor Augen habe, lohne sich jede Anstrengung, auch dorthin zu gelangen. Rückschläge auf dem Weg dahin seien normal, man dürfe sich davon nur nicht kleinkriegen lassen. Jeder Mensch habe es selbst in der Hand.

Mich hat diese junge Frau nachhaltig beeindruckt. Ihr Wille, sich von äußeren Umständen nicht von ihrem Traum abhalten zu lassen, war beinahe greifbar. Gepaart mit ihrer sympathischen, offenen und lustigen Art war dieser Vortrag echt eine Bereicherung. Entsprechend verdient fiel auch der begeisterte Applaus der Zuhörer aus.

Content goes live

Der nächste Vortrag war dem Thema Präsentationen gewidmet. Herr Flettner von der Change Communication GmbH stellte sein Konzept der Präsentation von heute vor. Statt langweiliger Powerpoint Folien steht für ihn die Idee und das Storytelling im Mittelpunkt. Mit Emotion verpackter Inhalt bleibt besser beim Publikum hängen. Das betrifft die Art der Präsentation, aber auch die Vortragsweise des Präsentierenden. Nicht immer sei der Chef eines Unternehmens der geeignete Vortragende. Zumindest sollte man sich aber ein Medientraining gönnen, um die eigene Vortragsweise zu verbessern.Content goes Live - ein Plädoyer für interessante Vorträge

Auch uns Office-Professionals kommt bei diesem Thema eine entscheidende Rolle zu. Denn wir sind oft diejenigen, an die Chefs sich wenden, wenn es um die Erstellung einer Präsentation geht. Dabei müssen wir nicht alles selbst können – entscheidend ist aber zu wissen, was geht und was nicht geht. Das Thema Digitalisierung schaut einem also auch hier ständig über die Schultern. Dank der neuen technischen Möglichkeiten kann man die Zuhörer mit etwas begeistern, was sie noch nicht gesehen haben, trotzdem, so Herr Flettner, sei es nicht immer sinnvoll alles zu machen, was möglich sei. Viel hängt vom Publikum und der gewünschten Wirkung ab.

Sein eigener Vortrag war dementsprechend auch sehr ansprechend aufgebaut. Statt seinen Inhalt auf mehreren Folien zum Mitlesen zu schreiben, warf H. Flettner immer nur ein Stichwort an die Wand, untermalt von einem passenden, Emotionen weckenden Bild. Den Vortrag dazu hielt er frei und wirkte dabei nicht hölzern, sondern so, als of er gerade seinem besten Freund von seiner neuen Idee erzählen würde. Beispiele aus seiner Arbeitswelt von gelungenen Präsentationen fehlten natürlich auch nicht. Sie wurden mit kurzen Filmen, unterlegt mit spannender Musik, als Zwischensequenzen präsentiert. Es hat wirklich Spaß gemacht, ihm zu zu hören. Ob man seinen Chef jetzt davon überzeugen kann, künftig selbst in dieser Weise zu präsentieren, steht natürlich auf einem ganz anderen Blatt…

Showtime auf den Bühnen des Lebens

Was nun folgte darf man getrost als Höhepunkt des Office-Forums bezeichnen. Christian Lindemann, einziger deutscher Hauptakt im Cirque du Soleil, verriet uns wie wir auf den täglichen Bühnen des Lebens nicht nur bestehen sondern auch begeistern können.

Christian Lindemann als Keynote Speaker auf dem bSb Office Forum

„You never shine if you never burn“

Schon mit 12 Jahren entdeckte H. Lindemann seine Leidenschaft für die künstlerische Darbietung. Dieser Leidenschaft folgte er konsequent bis er auf den großen Bühnen in Las Vegas stand. Natürlich verlief dabei nicht alles schnurgerade und es war harte Arbeit. Aber am Ende lebte er seinen Traum und dies sei jede Anstrengung wert gewesen. Der Weg dahin sei weit, wichtig sei es aber, anzufangen und nicht immer nur davon zu reden oder zu träumen.

„Please without a question“

Der „King of Pickpockets“, die Rolle Herrn Lindemanns im Zirkus, ist jeden Abend darauf angewiesen, dass ein Zuschauer zu ihm auf die Bühne kommt und sich „beklauen“ lässt. Die Leute dazu zu bewegen, ihm zu folgen, ist nicht einfach. Er wendet hierfür die Technik der „positiven Manipulation“ an, oder wie er es nannte „Please without a question.“ Man darf dem Gegenüber nicht die Wahl lassen, wenn man möchte, dass er eine bestimmte Sache tut. Also nicht „Würden Sie bitte aufstehen“ sondern „Stehen Sie mal eben auf… und dann können Sie auch gleich mit auf die Bühne kommen.“ Wichtig dabei ist, sofort Zugang zu seinem Gegenüber zu bekommen, in den „inner Circle“ einzudringen, in den wir normalerweise nur uns vertraute Menschen lassen. Wichtig ist auch, sich durch nichts aus der Ruhe bringen zu lassen. Dies könne man mit positiver Selbstprogrammierung erreichen – einen inneren Freund, der einem in solchen Zeiten zur Seite steht.

Dem Gegenüber keine Wahl lassen - aber positiv. The Bill Gates Moment

Einen solchen Freund konnte Herr Lindemann gut gebrauchen, als er kurz vor einer Show in den USA von seinem Artistic Director gesagt bekamt: „Mr. Bill Gates is in the house“.  Er sollte Herrn Lindemanns „Opfer“ sein an diesem Abend – und wisse nichts davon. Das hat selbst einen Profi wie den King of Pickpockets ins Schwitzen gebracht. Wie hat er die Situation für sich gelöst und den Abend für die Zuschauern unvergesslich werden lassen? Er sah nicht Bill Gates vor sich, sondern seinen Vater, mit dem er in seiner Jugend unzählige Male geübt hatte, Gegenstände unbemerkt aus Taschen zu entwenden und den Träger sogar von seinem Gürtel zu erleichtern, ohne das dieser es merkte. Dieses innere Bild half ihm, locker und leicht mit Herrn Gates umzugehen.

Er verschwieg bei dieser Erzählung auch nicht, dass es viel Übung und Training erfordere, sich selbst so zu programmieren. Man müsse viele Schleifen durchlaufen, bis man eine gute Technik beherrsche. Man müsse immer beobachten, was in welcher Situation funktioniert und was nicht und seine Strategie entsprechend verfeinern und anpassen.

Gleichzeitig muss man immer flexibel bleiben, denn es können immer unerwartete Faktoren auftauchen, die man nicht bedacht hat. So sah er sich eines Abends mit einem Publikum in Florida konfrontiert, das aufgrund der hohen Temperaturen quasi nur in Short und T-Shirt da saß, also keine Taschen am Körper trug, aus denen er etwas klauen konnte. Er kam dann auf die Idee, dem „Freiwilligen“ Gegenstände zu zu stecken, ohne das dieser es merkte – und schon war der Abend gerettet.

Die Königin der Sekretärinnen

Auch wenn die eigenen Bühnen im Vergleich zu einer Showbühne in Las Vegas eher unbedeutend erscheinen – sie sind es nicht. Wir alle müssen jeden Tag unser Bestes geben im Job und sind ganz oft von anderen Personen (Chef, Kollegen, Kunden…) in unserem Tun abhängig. Herr Lindemann gab uns in seinem Vortrag folgende Techniken mit auf den Weg, um eine (vielleicht bedrohliche oder stressige) Situation zu lösen, die ich persönlich für sehr interessant halte:

Technik 1: Mut

In einer solchen Situation gilt es, eine bewusste Entscheidung zu treffen, dass es Dinge gibt, die wichtiger sind als unsere Angst. Das kann das Projektziel sein, aber auch unser eigenes Wohlbefinden. Wichtig ist, diese Entscheidung bewusst zu treffen, um die eigene Angst zu überwinden.

Technik 2: Unterbrechung

Ganz charmant und ohne Agression kann man seinem Gegenüber den Wind aus den Segeln nehmen, indem man ihn z. B. mit einem freundlichen „Ich hab das gerade akustisch nicht verstanden, können Sie das bitte wiederholen?“ unterbricht und dann nachfragt „Wie meinen Sie das?“ Das bringt die meisten Menschen so aus dem Konzept, dass man ihnen das Heft des Handelns aus der Hand nehmen und die Situation so entschärfen kann.

Technik 3: Mehr als 5

Wenn man jemanden von etwas überzeugen will, lohnt es, sich mehr als 5 Argumente für seinen Standpunkt zu überlegen. Den meisten fallen 2, vielleicht 3 spontane Gründe ein, warum sie einen Vorschlag oder eine Bitte abschlagen sollten. Bei 4 Pro-Argumenten wird es schon schwierig, 5 Gegenargumente spontan zu finden, ist fast unmöglich. Diese Technik hilft besonders bei unvorbereiteten Gegenübern. Hat man es mit einem gut vorbereiteten Gegenüber zu tun, sollte man sich noch mehr Argumente überlegen. Dann geht man auch selbstbewusster und mutiger in eine Situation hinein.

Technik 4: Turn the B

Wie Herr Lindemann in Kalifornien so kann man auch selbst versuchen, aus einer „bad situation“ eine „best situation“ zu machen. Dazu ist es wichtig, flexibel zu bleiben, veränderungsbereit zu sein und ständig zu lernen. Hat ein Ansatz in einer Situation nicht funktioniert, soll man sich überlegen, woran es gelegen hat und sich eine andere Strategie überlegen. So legt man sich im Laufe der Zeit ein Repertoire an Hilfsmitteln zu, die einem in jeder Situation zur Verfügung stehen.

Christian Lindemann in Aktion als Kinf of Pickpockets

Die Bühnen des Lebens seien oft klein, aber deswegen nicht weniger wichtig oder spannend als die großen Showbühnen. Auf allen Bühnen könne man die gleichen Techniken anwenden, um alle Situationen souverän zu lösen. Habe man seine Leidenschaft entdeckt, gilt es alles daran zu setzen, seinen Traum zu leben. Wir könnten die „Königin der Sekretärinnen“ werden, aber wir bekommen die Krone nicht geschenkt, gab uns Herr Lindemann am Schluss noch mit auf den Weg und natürlich gab er uns noch eine ausführliche Kostprobe seines Geschicks, bevor wir ihn mit langen Standing Ovations aus dem Saal entließen.

Fazit

Mein persönliches Fazit dieses Tages ist ein sehr positives. Ich habe einige Impulse mitgenommen, über die ich noch eine Weile nachdenken werde um zu sehen, welchen ich noch vertiefen möchte. Ich kann jeder Kollegin nur raten, sich ein bSb Office Forum einmal anzusehen – ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis für eine Weiterbildung bekommt man sonst kaum. Das nächste findet im Oktober in Hamburg statt und ein Schwerpunktthema, auf das ich mich schon besonders freue, ist das Managementsystem Kaizen.

Vorankuendigung_bSb_Officeforum_Hamburg

Das wollte ich mir schon immer mal ansehen und bekomme jetzt eine gute Gelegenheit dazu. Ich hoffe, viele von euch dort in Hamburg zu treffen.

Wenn ihr weitere Eindrücke vom Office-Forum sehen wollt, besucht doch die News-Seite des bSb.

Bilder: Onlinemarketingagentur Hatzak; bSb Bremen; Tom Maelsa

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