Business Etikette – Begrüßungsrituale

Auch in Zeiten der schnellen Kommunikation via Emails oder Skype-Konferenz sind persönliche Treffen immer noch der wichtigste Schlüssel zu erfolgreichen Geschäftsbeziehungen. Sich kennen lernen, dem Gesprächspartner bei den Verhandlungen in die Augen sehen, das ist für viele Geschäftsleute auch heute das A-und-O. Doch bei solchen Treffen kann Einiges schief gehen. Gerade wenn man internationale Gäste hat tun sich oft kulturelle Unterschiede auf, die schnell zu Missverständnissen auf beiden Seiten führen können. Das fängt schon bei der Begrüßung an.

Die Begrüßung – ein Ritual, viele Interpretationen

Wer zuerst?

Oft stellt sich die Frage: Wer begrüßt wen zuerst? Als erstes ist dabei wichtig zu beachten, ob der Anlass des Treffens privater oder geschäftlicher Natur ist.

Im beruflichen Kontext ist eine wichtige Grundregel, dass die rangniedrige die ranghöhere Person begrüßt, der Jüngere den Älteren oder der Mitarbeiter den Chef (unabhängig von Geschlecht oder Alter). Wenn Sie selbst jemanden begrüßen, dann zuerst den Ranghöheren, dann den Rangniedrigeren. Im privaten Rahmen ist das anders. Begegnen Sie also Ihrem Chef und seiner Frau auf einer privaten Veranstaltung, begrüßen Sie zuerst die Dame, dann den Chef.

Begegnen Sie einem Kollegen, der von einer unbekannten Dame begleitet wird, begrüßen Sie zuerst den Kollegen, der dann die Pflicht hat, die Unbekannte vorzustellen. Stoßen Sie zu einer Gruppe hinzu, gilt: Bekannt grüßt Bekannt und stellt Unbekannt vor, bzw. Ankommende werden Anwesenden vorgestellt. Auch hier gilt im Beruf die Beachtung der Hierarchie. Begrüßt man eine Gruppe und kennt die Rangfolge nicht, empfiehlt es sich, an einer Seite anzufangen und dann reihum zu grüßen.

Aufstehen oder nicht, das ist hier die Frage…

Kommt ein Gast zu einer Runde hinzu, die bereits am Tisch sitzt, stehen alle zur Begrüßung auf. Das gilt für Männer und Frauen! Das hat besonders für Frauen im beruflichen Umfeld noch eine psychologische Funktion: Wer aufsteht, begibt sich auf die Augenhöhe des Gesprächspartners und wird so anders wahrgenommen.

Es wird oft als Zeichen der Wertschätzung empfunden, wenn man seine Gäste gleich richtig mit Namen begrüßt. Für uns Assistentinnen heißt das, dass wir im Vorfeld klären sollten, wer alles zu einem Treffen anreist und möglichst auch die Hierarchie in Erfahrung bringen sollten. So können wir selbst die Gäste gleich richtig in Empfang nehmen und auch unsere Chefs und Kollegen richtig vorbereiten. Das ist natürlich eine Extraportion Arbeit, die aber ihre Wirkung nicht verfehlen wird.

Kleine Karte mit großer Wirkung

Visitenkarten spielen bei der Begrüßung und der Vorstellung eine wichtige Rolle. Sie enthalten Namen, Titel und Funktion des Karteninhabers und alle sonstigen  wichtigen Daten. Laut Knigge wird die Karte normalerweise im Anschluss an einen Small Talk oder nach einem geschäftlichen Treffen überreicht. Ich habe aber auch schon häufig erlebt, das Visitenkarten gleich zu Beginn eines Meetings ausgetauscht wurden. Das hat den Vorteil, dass man sich die Karten (möglichst unauffällig) in der Reihenfolge der Sitzordnung anordnen kann und so bei bislang unbekannten Gesprächspartnern die Namen gleich parat hat.

Auch hier gilt: Der Ranghöhere wird seine Karte zuerst überreichen, wobei Gäste immer als die Ranghöchsten im Raum angesehen werden. Ist die Rangfolge nicht bekannt, wird die Karte am besten in einer Richtung reihum verteilt. Bei Erhalt sollte die Karte aus Höflichkeit so lange angesehen werden, wie es dauert, um sie zu lesen. Das ist besonders bei Gästen aus dem Asiatischen Raum sehr wichtig! Bei Chinesen gilt z. B. auch, dass die Karte mit beiden Händen an den oberen Ecken gehalten und dann mit einer kleinen Verbeugung überreicht wird. Der Empfänger muss die Karte dann auch mit beiden Händen entgegen nehmen und vor dem Einstecken aufmerksam lesen. Wer eine Rückfrage zur Karte stellt, zeigt Respekt und erleichtert damit den Aufbau persönlicher Beziehungen. Und Achtung: Typischerweise nennen die Visitenkarten chinesischer Geschäftspartner erst den Nachnamen, dann den Vornamen. Viele Chinesen mit häufigen Beziehungen zu Westlern machen es manchmal aber auch umgekehrt. Daher ist hier Vorsicht geboten und aufmerksames Lesen der Karte bzw. eine entsprechende Nachfrage ratsam.

Danach wird die eigene Karte überreicht. Es gilt als grob unhöflich, keine eigene Karte zu übergeben! Es versteht sich von selbst, dass die Karte in tadellosem Zustand sein muss, ohne Flecken oder Knicke. Brasilien wartet hier allerdings mit einer Besonderheit auf. Übergibt ein Brasilianer eine Visitenkarte, knickt er häufig eine Ecke ein. Damit wird signalisiert, dass die Karte aus erster Hand kommt und verhindert, dass sich andere Personen mit einer fremden Visitenkarte ausweisen können. Der Stil der Karte sollte dezent sein und sich gerade bei Geschäftskarten am Corporate Design der Firma orientieren. Klar lesbare Schriftarten und Verzicht auf schnörkelige Verzierungen erleichtern dem Empfänger das spätere Einscannen der Karten für die Adressdatenbank.

 Auf den Punkt kommen vs. Small Talk

Wir Deutschen haben (leider oft nicht zu unrecht) den Ruf, unhöflich und forsch zu sein. Das hängt unter anderem damit zusammen, dass Deutsche kaum die Kunst des Small Talks beherrschen, ja viele ihn auch als unnötigen Firlefanz anzusehen scheinen. Doch gut geführter Small Talk lockert die Atmosphäre und vertreibt eventuelle Spannungen. Fast überall, so auch im Business, spielen Sympathie und die zwischenmenschliche Ebene eine größere Rolle, als manch Einem bewusst sein mag. Small Talk ist hier die Gelegenheit, auf angenehme leichte Art Gemeinsamkeiten herauszufinden, dem Gegenüber seine Sympathie zu bekunden und den Kontakt zu vertiefen. Gleichzeitig verstärkt sich die eigene positive Ausstrahlung. Durch die „nette Plauderei“ können Sie vom Gesprächspartner als aufgeschlossene und sympathische Person wahrgenommen werden. Für Sekretärinnen ist der Small Talk eine prima Gelegenheit, die Zeit zu überbrücken, die es braucht, den Gast in den Besprechungsraum zu bringen, oder wenn der Chef sich verspätet. Schweigt der Gast allerdings hartnäckig, macht es keinen Sinn, wie ein Wasserfall zu plaudern. Manche Menschen sind halt nicht sehr gesprächig. Generell aber gilt: Wir sind immer eine der offensichtlichsten Visitenkarten eines Unternehmens und mit gelungenem Small Talk punkten wir bei allen Seiten!

Achtung: Fettnäpfchen…

Beim Small Talk muss man aber auf die Themenauswahl achten. Auch wenn es uns Deutschen blöd vorkommen mag – warum nicht über das Wetter plaudern, besonders jetzt bei dieser großen Hitze? Oder Sie erkundigen sich danach, wie die Anreise des Gastes verlaufen ist, und haken nach, um Interesse zu bekunden. In vielen Kulturkreisen legt man sehr großen Wert auf Small Talk, wobei die „zulässigen“ Themen durchaus variieren können. Heikle Themen wie Politik, Religion, Krankheit oder ähnlich schwere Themen sind dabei überall tabu. In deutsch-ostasiatischen Firmen spielt das Privatleben eine wichtige Rolle und man sollte sich beim Small Talk unbedingt nach der Familie der Kollegen erkundigen. Bei Chinesen sollte man tunlichst das Gespräch nicht auf die Regierung oder die Sonderzonen wie Tibet oder Hongkong bringen.

Übrigens darf man nicht erstaunt sein, wenn der amerikanische Gast nach 2, 3 Sätzen von „Mr. Mueller“ auf „Robert“ wechselt. Das hat nichts mit Anbiedern oder Aufdrängen zu tun, sondern ist im Englischen Sprachraum einfach normal. Wenn Ihr Gast so beginnt, sollten Sie nicht beim „Mr. Smith“ bleiben, das wäre dann wieder ein Fall von typisch Deutscher Reserviertheit 😉

 Beitragsbild: www.pixabay.com

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