Digitales Büro: Effiziente Dokumentenverwaltung

So gelingt der Umstieg in ein digitales Büro

Zugegeben, vieles hat sich schon verbessert. Längst wird nicht mehr jedes Dokument ausgedruckt – in den meisten Firmen zumindest. Dennoch ist in vielen Unternehmen ein digitales Büro noch Zukunftsmusik. Das muss nicht so sein. MS Office bietet viele gute Möglichkeiten, Dokumente digital zu verwalten. Ergänzt man das Angebot durch weitere intelligente, digitale Helferlein, ist der Umstieg nicht schwer. Euer digitales Büro ist dann nur noch wenige Mausklicks entfernt.

Digitales Büro: Das Ende der Papierberge

Wir selbst haben Einfluss darauf, wie hoch die Papierberge sind, mit denen wir uns herumschlagen. Es gibt heute viele nützliche Alternativen zum Ausdrucken von Dokumenten. Das spart Ressourcen und auch Platz, ganz zu schweigen von den Nerven, die das Suchen von Dokumenten manchmal kosten kann. Doch auch im digitalen Office braucht man ein System, um den Überblick zu behalten. Und natürlich sollte das System einfach sein, damit auch jeder Mitarbeiter es nutzt.

Digitale Aufgabenverwaltung mit Outlook

Ich arbeite schon in einem weitgehend digitalen Büro. Bei uns läuft fast alles über Emails. Viele meiner Aufgaben bekomme ich  per Email. Doch muss wirklich jede Email ausgedruckt werden, um sie abzuarbeiten? Nein! Dazu könnt ihr den Aufgabenbereich von Outlook sehr einfach nutzen: Blendet über das Menü „Ansicht“ den Aufgabenbereich ein, so dass er sichtbar ist. Jetzt könnt ihr die Email einfach per Drag and Drop in den Bereich hinein ziehen.

Ihr könnt jeder Email auch ein Datum zuweisen, bis wann sie erledigt sein soll: Im Menü „Start“ geht das über die Funktion „Zur Nachverfolgung“. Ihr könnt ein ganz genaues Datum eingeben, aber auch z. B. als Zeitraum die „nächste Woche“ zuweisen. Dann erscheint die Aufgabe am Freitag der nächsten Woche im Abschnitt für „heutige Aufgaben“.

Beim Lesen von Emails in Outlook könnt ihr im „Lesemodus“ überflüssige Programmbestandteile ausblenden lassen. Den Lesemodus erreicht ihr über den Menüpunkt „Ansicht“ oder per Klick auf das Buchsymbol in der Statusleiste. Ein weiterer Klick mit der rechten Maustaste auf das Element vergrößert es.

Dokumente in digitale Form konvertieren

Viele Dokumente hat man nicht von Anfang an in digitaler Form. Nehmen wir z. B. den Katalog eines Büroeinrichters. Warum solltet ihr den ganzen Katalog aufbewahren, wenn euch nur ein oder zwei Artikel interessieren? Natürlich könnt ihr einzelne Seiten herausreissen, aber das macht das Ganze ja noch nicht digital. Dafür könnt ihr euer Smartphone nutzen: Einfach die Seite fotografieren und z. B. an den eigenen Ordner in der Firmen-Dropbox schicken. Oder an einen Abschnitt in MS OneNote.

Was OneNote ist und wie praktisch es ist, habe ich schon in einem früheren Artikel erzählt: http://www.easy-office.tips/onenote-der-unterschaetzte-vielseiter/

OneNote ist für mich einer der wichtigsten Bausteine für ein digitales Büro.

Sehr nützlich für das Digitalisieren von Dokumenten ist auch die kostenlose Handyapp „Office Lens“. Damit könnt ihr Dokumente, Visitenkarten oder sogar Whiteboards in einer Qualität abfotografieren, die an einen Scan heranreicht. Vor dem Fotografieren kann man auch den Ausschnitt zuschneiden und per Touch optimieren. Das fertige Bild kann man dann gleich versenden, z. B. an OneNote, Evernote oder eine Dropbox. Ein weiterer Vorteil: so hat man die Dateien auch auf mehreren Geräten verfügbar (wenn diese die gleiche App nutzen und die Dateien synchronisiert werden).

Digitalisierung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten

Für Dokumente, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, reicht die Qualität eines Fotos normalerweise nicht aus. Hierfür gibt es professionelle Hard- und Software, z. B. spezielle Dokumentenscanner. Dieser sollte die Dokumente im Format PDF/A abspeichern können. Dieses besondere Format garantiert die Formattreue und Lesbarkeit der Datei über einen langen Zeitraum hinweg – ganz egal welche Software man verwendet.

Dateiablage im digitalen Büro

Ein digitales Büro funktioniert nur gut mit einem guten Ablagesystem. Zwei Dinge sind dabei wichtig:

  • der richtige Ablageort
  • ein sprechender Dateiname

In größeren Firmen gibt es oft einen „Ablageplan„, kleinere Firmen machen das eher nicht. Essentiell ist, dass der Ablageplan sowohl für die digitale, als auch für die physische Ablage gilt! Wie ihr die Ablage organisiert, hängt sicher von euren ganz individuellen Anforderungen ab. Das System sollte aber einfach, selbsterklärend und schnell sein, damit wirklich jeder Mitarbeiter sich daran halten kann.

Bei der Benennung von Dateien solltet ihr unbedingt darauf achten, dass ihr auch noch nach Wochen und Monaten auf den ersten Blick wisst, was in der Datei ist. Wichtig ist, Unterstriche oder Bindestriche zu verwenden, um die einzelnen Bestandteile des Namens zu trennen – auch schon bei den Ablageorten. So könnt ihr, wenn ihr später einem Kollegen das Dokument geben wollt, den ganzen Pfad aus der Titelzeile des Exlorers kopieren und dem Kollegen so einfach den Link zum Dokument schicken (anstatt eine große Email mit Dateianhang zu versenden).

Digitales Büro: Beispiele für Dateinamen

Dateinamen sollen „sprechend“ sein. So könnt ihr, oder andere Kollegen, später auf den ersten Blick den Inhalt des Dokuments erkennen. Außerdem hilft das der Suchfunktion des Explorers, die Datei zu finden. Benutzt ihr das Datum im Dateinamen, lassen sich so einfach verschiedene Versionen des gleichen Dokuments erkennen. Außerdem hat es den schönen Vorteil, dass die Dokumente im Explorer besser sortiert angezeigt werden können.

Achtet darauf, dass die Namen nicht zu lang werden. Zwar kommt die moderne Computertechnik heute besser mit langen Dateinamen zurecht, als früher. Dennoch gibt es immer noch eine gewisse Länge, die man nicht überschreiten sollte. Man sollte auch wissen, dass der gesamte Pfad, unter dem ein Dokument zu finden ist, zu diesem internen Namen zählt. Also haltet auch eure Ablagestruktur übersichtlich, mit so wenigen Unterordnern wie möglich.

Ein Muster für Dateinamen könnte also sein: Datum_Ansprechpartner_Firma_Inhalt. So benenne ich alle meine Dateien eigentlich so ziemlich seit Beginn meiner beruflichen Karriere. Mit dieser Methode habe ich nur gute Erfahrungen gemacht. Eure Dateien könnten z. B. so aussehen:

  • 2017.12.07_Mayer_EpsilonAG_Zusendung_Vertrag
  • 2017.11.14_DeutscheBank_Bankbestätigung

Ein Sonderfall im digitalen Office: Reiseorganisation

Eine meiner Aufgaben ist auch die Reiseorganisation für das ganze Team. Das hat sich schnell als Sonderfall für ein digitales Büro heraus gestellt. Dafür habe ich mein System etwas geändert. Statt des aktuellen Datums verwende ich das Datum der Reise im Dateinamen. Das erleichtert mir das Wiederfinden von z. B. Hotelbestätigungen, die ich schon vor Wochen getätigt hatte.Das sieht dann z. B. so aus:

  • 2017.12.01-04_Sixt_Bestätigung
  • 2017.11.01-05_Hotel_Wyndham_Stuttgart_Bestätigung

Wir haben für jeden Kollegen einen eigenen Ordner angelegt, in den wir diese Dokumente speichern. Wenn mehrere Kollegen die gleiche Reise unternehmen, und wir z. B. eine Hotelbestätigung für alle Reisenden bekommen, speichern wir diese in jedem betreffenden Ordner ab. Wenn sich nämlich zu einem späteren Zeitpunkt die Pläne ändern, muss ich nur im Ordner des betreffenden Kollegen nach der Bestätigung suchen (anstatt mich daran erinnern zu müssen, wer alles mit auf diese Reise geht und wo zum Kuckuck das entsprechende Dokument abgelegt worden sein könnte). Da ich ja in einem Doppelsekretariat arbeite, und auch meine Kollegin Reisebuchungen macht, hilft uns dieses System den Überblick zu behalten. Besonders hilfreich ist das System, wenn eine von uns den Vorgang mittendrin von der anderen übernehmen muss.

Selbstredend drucken wir auch keine Bestätigungen mehr aus. Die Kollegen bekommen alles per Email. Für den Vorstand legen wir in dem entsprechenden Outlook-Kalender einen Termin an, in dem die Dokumente abgespeichert sind. Den Termin benennen wir dann auch z. B. bei einer Hotelbuchung mit dem Namen des Hotels und geben die Adresse in die Zeile „Ort“ ein, so dass der Vorstand mit einem Blick auf den Kalender sieht, wo er einchecken muss.

Der Vorteile eines digitalen Büros: Einfache Suche

Ein digitales Büro erleichtert euch viele alltägliche Aufgaben. So unter anderem die Suche nach Dokumenten. Habt ihr eure Dateien intelligent benannt, ist die Suche danach ein Kinderspiel. Das geht einfach mit der Windows-Suche. Mit der Tastenkombination „Windows-Taste und F“ öffnet ihr den Explorer, in dem der Cursor schon im Suchfeld steht. Oder ihr nutzt mit der Kombination „Windows-Taste + S“ das Suchfeld im Windows Startmenü. Ihr könnt in beiden Varianten eine Volltextsuche machen. Für Outlook gibt es noch ein kostenpflichtiges Zusatzprogramm namens „Lookeen“, das auch das Dateisystem mitsamt der Dateiinhalte durchsucht.

Wie sieht es mit euren Erfahrungen aus? Habt ihr schon ein digitales Office, oder verlasst ihr euch lieber auf das gute, alte Papier? Schreibt es in die Kommentare hier, ich bin gespannt!

Bild: Vojtech Okenka, www.pexels.com

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