Jahresgespräche – des einen Freud, des anderen Leid

Im Jahresgespräch werden oft Nägel mit Köpfen gemacht.

So, die Sommerpause im Easy-office.tips-Blog ist zu Ende – sie hat etwas länger gedauert, als ich eigentlich wollte, aber nunja, so ist das halt manchmal. Das Jahr geht inzwischen mit großen Schritten dem Ende zu – für viele von uns heißt das nicht nur, sich mental schon mal mit den Tätigkeiten zu beschäftigen, die den Jahreswechsel prägen, sondern auch sich auf das Jahresgespräch mit dem Chef vorzubereiten. Manche werden jetzt aber auch sagen: Jahresgespräch? Gibt’s bei uns nicht. Brauchen wir auch nicht. Oder vielleicht sogar: Will ich nicht, ich hab Angst davor. Doch diese Gespräche sind wichtig – nur werden sie oft nicht richtig vor- und nachbereitet. Daher möchte ich euch heute ein paar Gedanken dazu mit auf den Weg geben.

Feedback für Mitarbeiter und Chef

In Firmen, in denen eine offenere Kommunikation gepflegt wird, meint so mancher Chef vielleicht, er müsse keine Mitarbeitergespräche am Jahresende abhalten – man könne ihm ja so zwischendrin auch sagen, wenn was nicht stimmt. In anderen FIrmen will der Chef vielleicht gar nichts hören, was es an Kritik oder Verbesserungspotential zu sagen gibt. Beides ist in meinen Augen zu kurz gedacht.

Mitarbeitergespräche sollen nicht in erster LInie nur dazu dienen, Kritik zu üben. Beide Seiten sollen hier die Gelegenheit bekommen, gemeinsam auf das vergangene Jahr zurück zu schauen. Wichtig ist, auch das Positive zu erwähnen. Wenn es Verbesserungspotential gibt, sollte dies sachlich vorgebracht werden. Gegenseitige Vorwürfe bringen keine Seite weiter und verhärten im schlimmsten Fall nur die Fronten. Wenn es tatsächlich ernsthafte Probleme gibt, sollten diese auch sofort angesprochen werden – damit bis zum Jahresende zu warten ist kontraproduktiv.

Und ob ihr es glaubt oder nicht – auch euer Chef freut sich, wenn er positives Feedback von euch bekommt. Jeder mag es, gelobt zu werden, und gerade Chefs bekommen in der Regel, wenn überhaupt, negatives Feedback ab. Vielleicht überrascht ihr ihn oder sie einfach mal mit einem „Gut gemacht, Chef!“?

Was motiviert dich eigentlich?

Für den Chef ist ein solches Gespräch auf der einen Seite eine gute Gelegenheit, mehr über die Mitarbeiter und ihre Motivation zu erfahren. Denn, mal Hand auf’s Herz, liebe Chefs, wisst ihr wirklich, warum eure Mitarbeiter jeden Tag zu euch kommen? Klar, einmal um Geld zu verdienen, logisch. Aber ist das alles? Und wenn ja – ist das wirklich eine gute, nachhaltige Motivation? Wäre es nicht besser für euch und eure Mitarbeiter, wenn ihr gerne miteinander arbeitet und gemeinsam an einem Strang zieht?

Auf der anderen Seite kann der Chef den Anlass eines Jahresgesprächs auch nutzen, um seine eigene Position und Motivation einmal in Worte zu fassen und dem Mitarbeiter direkt zu vermitteln. Daraus können sich ganz andere Verständnisebenen auf beiden Seiten ergeben.

Wenn man das Feedback-Gespräch nutzt, um heraus zu finden, was die Beteiligten bewegt und was sie sich wünschen, kann es sein, dass man zwar vielleicht erst mal Antworten bekommt, die einem nicht schmecken, aber wenn man dann gemeinsam daran arbeitet, die Situation zu verbessern, kommt man sehr schnell in eine Win-Win-Situation.

Stärken <-> Schwächen – Was verdient welche Beachtung?

Jeder hat Stärken und Schwächen, macht manche Dinge gern, manche nicht. Oft heißt es in Chefetagen, dass die Stärken „gestärkt“ und die Schwächen „geschwächt“ werden sollen. Stimmt auch – aber nur bis zu einem gewissen Grad. Nicht jeder kann alles können.

Wird man oft dazu gezwungen, Dinge zu tun, die einem gar nicht liegen, verliert man jede Lust an der Arbeit. Wenn man beispielsweise eher Reisebegeistert ist, aber immer nur an den Schreibtisch gefesselt ist, ist das ebenso demotivierend, wie wenn man eher die Routine liebt, aber ständig wechselnde Aufgaben zugewiesen bekommt. Natürlich ist das Arbeitsleben kein Wunschkonzert, wie es so schön heißt, aber für Unternehmen zahlt es sich unterm Strich viel mehr aus, die Mitarbeiter an den Stellen einzusetzen, an denen sie stark sind, anstatt viel Zeit und Geld dafür aufzuwenden, (vermeintliche) Schwächen zu eliminieren. Oft ist ein Umbau von Prozessen oder eine Umverteilung von Aufgaben viel effektiver und nachhaltiger! Daher sollte eine Frage in jedem Fall sein: Wie können wir uns die Arbeit gegenseitig erleichtern?

Wo die Reise für einen Mitarbeiter hingeht, lässt sich im Jahresgespräch herausfinden – wenn man zuhört und nachfragt. Also ist es für ein Mitarbeitergespräch wichtig, sich vorher klar zu machen, welche Stärken und Schwächen der Mitarbeiter hat und auch, ob die Schwächen wirklich relevant sind für den Job. Im Gespräch gilt es dann, die Stärken positiv hervorzuheben – das kann man übrigens auch als Mitarbeiter selbst tun und sollte das auch. Eigenlob stinkt in diesem Fall sicher nicht. Gibt es daneben auch ernsthaft für den Job relevante Schwächen, hilft es nichts, nur Vorwürfe zu erheben (von der Chefseite her) oder nur Ausflüchte zu suchen (von der Mitarbeiterseite her). Vielmehr sollte man gemeinsam einen Weg suchen, die Situation zu verbessern. Wege gibt es viele, man muss sie nur zu gehen wagen. Und das gilt für beide Seiten.

Vorbereitung und Ablauf

Es gibt verschiedene Herangehensweisen an ein Mitarbeitergespräch. Eines ist allen gemeinsam: man muss sich für ein solches Gespräch Zeit nehmen. Zwischen Tür und Angel so wichtige Dinge zu besprechen führt zu keinem guten Ergebnis. Es muss also ein gemeinsamer Termin vereinbart werden, der dann auch in den Kalender eingetragen wird. Eine ruhige Atmosphäre ist auch wichtig – also nicht vergessen, einen Besprechungsraum zu blocken und dafür sorgen, dass man wirklich nicht gestört wird.

Wichtig ist auch die Vorbereitung dieses Gesprächs – auf inhaltlicher wie persönlicher Ebene. Beide Seiten sollten die Punkte kennen, die sie ansprechen wollen…

Die Grundlage des Jahresgesprächs ist ja die Beurteilung der Mitarbeiter durch die Führungskräfte. Aber immer mehr Firmen gehen auch den umgekehrten Weg und lassen die Führungskräfte durch die Mitarbeiter beurteilen. Das ist ein Konzept, das meiner Meinung nach gerne noch weiter Schule machen darf!

Wer fragt, der führt

Oft kommt dann im Vorfeld ein Fragebogen zum Einsatz, der vom Mitarbeiter und der Führungskraft ausgefüllt werden soll, bevor man ins Gespräch geht. Auch hier gibt es die verschiedensten Arten von Fragen, von reinem Multiple-Choice Fragen, über Bewertungspunkte bis hin zu mit eigenen Worten zu beantwortenden Fragen. Ein solcher Fragebogen ist ein Leitfaden, der den Gesprächspartnern hilft, die wichtigsten Standardpunkte eines Mitarbeitergesprächs nicht zu vergessen. Nutzt man diese Bögen regelmäßig, kann man auch gut von Jahr zu Jahr die Entwicklung nachverfolgen. Wenn auf dem Bogen Platz ist, die Gesprächsergebnisse zu notieren, dient der Bogen auch als Referenz für das kommende Jahr, so dass beide Seite im Laufe des Jahres nachsehen können, was vereinbart war und was noch zu tun ist. Wenn nicht, ist es ratsam, die Ergebnisse in einem Kurzprotokoll festzuhalten.

Transparenz ist wichtig!

Der Bogen sollte rechtzeitig vor den Gesprächen veröffentlicht werden. Besonders, wenn bislang kein Fragebogen zum Einsatz kam, ist es wichtig, die Mitarbeiter um ihr Feedback zu den Fragen zu bitten, damit der Bogen vor Einsatzbeginn optimiert werden kann.

Im Idealfall steht der Bogen schon gleich zu Anfang des Jahres zur Verfügung, so dass er über den Jahresverlauf hinweg ausgefüllt werden kann. Kaum etwas ist schwerer, als sich am Ende des Jahres noch an die genauen Begebenheiten einer Situation zu erinnern, die sich am Jahresanfang abgespielt hat.

Werden die Fragebögen in einer Statistik ausgewertet, erhöht es die Transparenz deutlich, wenn die Geschäftsleitung die Ergebnisse in anonymisierter Form veröffentlicht, zusammen mit den Maßnahmen, die man daraus für das Folgejahr ableitet. Dann wissen die Mitarbeiter, dass ihre Meinung wirklich gehört wird und auch Taten folgen, und die Ergebnisse nicht nur in irgendeiner Schublade eines Schreibtischs verschwinden.

Es gehört natürlich auch Mut dazu, ein schlechtes Ergebnis zu veröffentlichen. Gerade dann ist es wichtig, sinnvolle Gegenmaßnahmen zu entwickeln und die Mitarbeiter mit einzubeziehen. Insofern sind Mitarbeitergespräche manchmal auch der Startschuss für positive Entwicklungen.

Dos and Don’ts

Kommen wir nun zum Ablauf eines solchen Gesprächs. Man kann es in drei Phasen einteilen:

  1. Feedback & Analyse
  2. Ziele & Planung
  3. Perspektive

Nach der Begrüßung ist erst einmal der Mitarbeiter an der Reihe, seine Leistungen selbst zu beurteilen, dann stellt der Chef seine Beurteilung vor. Hier spielen z. B. die aktuellen Aufgaben, die erreichten Erfolge und Ziele, sowie die Zufriedenheit und eventuelle Kritikpunkte eine Rolle.

Als nächster Punkt bespricht man die künftigen Aufgaben und eventuelle Veränderungen, sowie die Ziele für das kommende Jahr.

Dann gibt der Chef einen Ausblick auf mögliche künftige Entwicklungsschritte, die er beim Mitarbeiter sieht (Beförderung, Versetzung, Weiterbildung etc.). Auch der Mitarbeiter sollte sich überlegt haben, welche Möglichkeiten er für sich sieht oder welche Wünsche er hat und diese ansprechen. Gibt es verbesserungswürdige Punkte, sollte man anschließend über mögliche Gegenmaßnahmen sprechen und diese gemeinsam festlegen.

Man sollte das Gespräch erst beenden, wenn alle Fragen geklärt sind und beide sich einig darüber sind, was zu tun ist. Wie oben schon erwähnt ist es sinnvoll, das Gespräch oder zumindest die Ergebnisse zu protokollieren – am Besten noch während man zusammen sitzt, damit etwaige Verständnissunterschiede gleich auffallen und ausgeräumt werden können.

Geschickte Kommunikation

Der Aspekt der Kommunikation ist bei einem solchen Gespräch nicht zu vernachlässigen:

  • Verbindliche Kommunikation ist wirklich wichtig. Stellt konkrete Fragen und gebt konkrete Antworten. Das Gespräch soll ja Ergebnisse bringen, also müssen sich beide Seiten auch zu konkreten Dingen bekennen. Bleibt man wage und unverbindlich, wie in „man müsste mal die Küchenordnung überarbeiten…“, passiert rein gar nichts.
  • Vermeidet den Konjunktiv („ich würde vorschlagen“ -> „ich schlage vor“), so wirkt ihr sicherer in eurer Meinung.
  • Nutzt keine Füllwörter wie „eigentlich“ oder „irgendwie“. Beobachtet euch mal: ihr werdet überrascht sein, wie oft ihr diese Wörter nutzt, obwohl sie nichts aussagen.
  • Oft kommt man in die Versuchung, auf einen Satz des Gegenübers mit „Ja, aber“ zu antworten, wenn man nicht sofort sagen will, dass man ihm nicht zustimmt. Dieses „aber“ fordert den Gebenüber jedoch zur Widerrede auf! Besser: „Ich verstehe deinen Standpunkt. Ich sehe das so….“.
  • Bleibt respektvoll! Auch wenn man nicht einer Meinung ist, sollte der gegenseitige Respekt immer gewahrt bleiben.

Wenn das Gespräch aus dem Ruder läuft…

Es darf zwar nicht passieren, doch die Praxis zeigt, dass es vorkommt, dass ein solches Gespräch auch mal richtig schief gehen kann. Ob es zu Missverständnissen kommt, oder ob Punkte angesprochen werden, die dem Mitarbeiter sehr nahe gehen, oder ob die Gesprächspartner Aspekte der Arbeitsleistung völlig unterschiedlich beurteilen und darüber in Streit geraten – es kann der Punkt kommen, an dem das Gespräch sich nur noch im Kreis dreht oder sogar ganz gescheitert ist. Wie geht man dann damit um?

In meinen Augen ist es zunächst einmal wichtig, die Situation sofort zu entschärfen, in dem man das Gespräch vertagt. Sind die Beteiligten zu aufgewühlt, warum auch immer, wird sich kein erfolgreiches Gesprächsergebnis mehr erzielen lassen. Daher ist es besser, die Emotionen erst einmal abkühlen zu lassen und eine Nacht, oder mehrere, darüber zu schlafen, um wieder einen klaren Kopf zu bekommen. Auch ihr als Mitarbeiter könnt das Gespräch abbrechen, wenn ihr merkt, dass es euch zu nahe geht. Bleibt dabei aber so ruhig wie möglich, so wahrt ihr euer Gesicht.

Kommt man auch nach einer gewissen Zeit des Abstands nicht auf einen Nenner, hilft es, einen Mediator einzuschalten. Eine dritte, neutrale (!) Person kann sich beide Seiten anhören und vermitteln. Diese Person kann aus dem eigenen Unternehmen kommen, besser ist es aber, finde ich, sich hier externe Unterstützung zu holen, um jegliche Beeinflussung zur einen oder anderen Seite hin auszuschließen.

Am Ende sollte dann ein Kompromiss stehen, mit dem alle Beteiligten leben können.

Mein persönliches Fazit

Ich bin der Meinung, dass ein Jahresgespräch eine gute und wichtige Sache ist, in der Praxis habe ich aber festgestellt, dass es gar nicht so einfach ist. Gerade im Sekretariatsbereich ist es oft schwer, eine konkrete Beurteilung am Jahresende zu machen, denn wir haben oft nicht so etwas Handfestes wie z. B. die Verkaufszahlen eines Vertrieblers, an denen unser „Erfolg“ zu messen wäre. Wir sind in unserer Arbeit ja zum größten Teil fremdbestimmt und haben eher selten eigene Projekte, für die nur wir verantwortlich sind. Daher scheint es mir gerade für uns wichtig, sich selbst über das Jahr hinweg immer mal wieder Gedanken zu machen und gleich zu notieren, was einem so auffällt, um dann am Ende des Jahres nicht mit ganz leeren Händen da zu stehen.

Wie seht ihr das? Habt ihr Jahresgespräche? Wenn nein – wünscht ihr sie euch? Wenn ja – freut ihr euch darauf oder fürchtet ihr sie? Wie bereitet ihr euch darauf vor?

 

 

 

 

Kommentar verfassen