OneNote – Der unterschätzte Vielseiter

Kennt ihr Microsoft OneNote? Nein?  Keine Bange, damit seid ihr nicht allein. Viele Office-Benutzer kennen das Programm nicht oder selbst wenn sie es dem Namen nach kennen, nutzen sie es nicht. Was sehr schade ist, denn das kleine Helferlein ist sehr nützlich, wenn man sich mal damit auseinander gesetzt hat.

Mein OneNote Notizbuch für das Office

Ich benutze das Programm gerne als Notizbuch für alles, was ich mir sonst in separaten Word- oder Excel-Dateien an Listen und Tips gespeichert hatte. Ich habe mir damit ein elektronisches Sekretariatshandbuch erstellt, in das alles hinein kommt, was notiert werden muss. Das sieht dann so aus:

Screenshot one note

Kategorien erleichtern die Orientierung

Ihr seht hier die Kategorien, die ich mir angelegt habe:

Bürotechnik – hier steht z. B. welcher Drucker wo im Gebäude steht und vor allem welche Art Toner dazu gehört.

Office-Tips – alle nützlichen Tips zur Problembehandlung in Office-Software, die mir in der Praxis unter gekommen sind. Mein kleines Nachschlagewerk für Notfälle.

Briefideen – wie in meinem Blogpost zum Thema Glückwünsche schon erwähnt sammle ich gerne Briefideen für die spontane Grußkarte.

Behördenkram – wie beantrage ich z. B. einen Handelsregisterauszug oder eine Apostille?

Und so weiter. Ihr seht, mit OneNote kann man viele Informationen zusammen fassen, die man immer mal wieder braucht, aber vielleicht nicht so regelmäßig, dass man sie sich einfach merken könnte.

OneNote – eine kleine Einführung

OneNote ist in verschiedene Bereiche unterteilt: Notizbücher, Abschnittsgruppen, Abschnitte, Seiten und Unterseiten der 1. und 2. Ebene. In meinem Beispielt seht ihr mein „Notizbuch Sekretariat“, die erwähnten Kategorien und rechts die Seiten (die Kategorie Briefideen enthält also die Seiten „Glückwünsche zum Ruhestand“, „Glückwünsche zur Geburt“ etc.). Gäbe es noch Unterseiten, stünden diese auch dort auf der rechten Seite als eingerückter Unterpunkt zu der dazugehörigen „Hauptseite“

Ruft man OneNote auf, erscheint vor einem sozusagen ein leeres Blatt. Etwas ungewohnt am Anfang ist, dass es hier keine Seitenunterteilung wie z. B. in Word gibt, sondern das Schreibfeld sich als quasi Endlospapierrolle abspult. Klickt man nun in den leeren Bereich, hat man einen sog. Notiz-Container geschaffen. Hier kann man nun einfach anfangen zu schreiben. Möchte man einen zweiten Container erstellen, klickt man einfach ein Stück weiter neben (wie im Beispiel oben zu sehen) oder unter dem ersten Container ins Leere (ein bisschen Abstand muss schon sein, sonst erweitert OneNote den ersten Container bis zum Cursor).

Über das Menü „Datei“ – „Drucken“ – „Seitenansicht“ erhält man einen Überblick darüber, was beim Drucken auf eine DIN A4 Seite passt. Anders als bei Word gibt es hier keine Option für gezielte Seitenumbrüche und auch ein Layout zu erstellen funktioniert eher nach dem Prinzip „Try and Error“ (auch wenn es die gleichen Formatierungsoptionen wie in Word gibt). Aber um schicke Dokumente zu erstellen ist ja eh Word besser geeignet, von daher vermisse ich persönlich dieses Feature in OneNote nicht.

Dagegen schätze ich ein anderes Feature umso mehr: Man kann nämlich nicht einfach nur Text in OneNote einfügen, sondern auch Bilder, Bildschirmschnappschüsse, Tabellen, Ausschnitte von Website (OneNote fügt dann noch sogar die URL dazu, damit man leichter wieder zur Quelle der Informationen kommt), ja sogar Audio- oder Videoaufnahmen, Zeichnungen, Formen und ganze Dateien. Sogar Handschriften lassen sich mit OneNote in Text umwandeln, aber das habe ich noch nicht ausprobiert.

Man muss übrigens gar nicht extra speichern – verlässt man die Seite oder das Notizbuch, speichert OneNote selbstständig ab.

OneNote verfügt auch über eine gute Suchfunktion. Es durchsucht nicht nur geschriebenen Text, sondern auch Text, der in Bildern steht.

Pfiffiger Datensammler mit Connections

OneNote kann nicht nur über die Zwischenablage oder manuelle Texteingabe mit Inhalt bestückt werden, es kommuniziert auch mit den anderen Office-Kollegen. Mit Word z. B. durch die Menüoptionen „Datei“ – „Drucken“ – „Drucker“ – „An OneNote senden“. Für Outlook und Excel gibt es spezielle Befehle. Ausserdem gibt es ein praktisches Tool für die Taskleiste, das die folgenden Optionen beinhaltet:

  1. Bildschirmausschnitt
  2. An OneNote senden
  3. Neue schnelle Notiz

Mit „Bildschirmausschnitt“ wird der ganze Monitor abgebildet. Mit der Maus kann man einen Bereich aufziehen, der dann als Fotor auf einer Notizbuchseite landet. Sobald man die Maus loslässt, erscheint ein Dialog zur Auswahl des Speicherorts (in OneNote oder alternativ in der Zwischenablage).

„An OneNote senden“ funktioniert wie der oben beschriebene Befehl aus dem Druckertreiber. Er übernimmt den gesamten Dateiinhalt in OneNote. Praktisch: In der Überschrift der Notiz entsteht ein Link zu dieser Datei, so kann man schnell zum Ursprung zurück kehren.

„Neue schnelle Notiz“ erstelle eine neue Notiz, die keinem bestimmten Notizbuch zugeordnet ist. Diese Notizen werden in einem gesonderten Bereich unterhalb der Liste der Notizbücher gespeichert.

Auch mit Outlook arbeitet OneNote gut zusammen. In Outlook gibt es unter „Start“  das Icon OneNote. Damit übernehmt ihr eine Nachricht auf eine Notizseite. Umgekehrt aus OneNote heraus eine Notiz als Email verschickt oder als Aufgabe erstellt werden.

Cloud-Networking – vernetzt arbeiten mit den Kollegen

OneNote bietet auch die Möglichkeit der Vernetzung mit Kollegen. Man kann z. B. sein Notizbuch an Kollegen freigeben, um gemeinsam daran zu arbeiten. Seit OneNote 2010 lassen sich Notizbücher nicht nur lokal oder im LAN, sondern auch in der Cloud (Microsoft OneDrive, vormals SkyDrive) oder auf einem SharePoint-Server (auch Office 365) speichern und so kann man auch mit Kollegen an anderen Standorten oder auch von unterwegs aus daran arbeiten. Das geht sogar zeitgleich – freigegebene Notizbücher werden automatisch synchronisiert. Wenn man also mit Kollegen ein gemeinsames Notizbuch führt, erscheinen Eintragungen der Kollegen quasi in Echtzeit auch auf dem eigenen Bildschirm. Allerdings ist ja nicht in jeder Firma die Benutzung von Clouds erlaubt ist, wird nicht jeder dieses Feature nutzen können.

Die neueren Versionen sind übrigens auch für Smartphone- oder Tablet-Benutzung gestaltet, so dass das Arbeiten von unterwegs kein Problem darstellt. Es gibt sogar eine Variante für Macs und ein kleine, kostenlose Onlineversion, für die man nicht mal Office braucht.

Vielseitiger Allrounder

OneNote lässt sich in vielen Situationen einsetzen. Hier einige Beispiele von der Seite http://onenote-blog.de

Im Beruf:

  • Schreiben Sie das Besprechungsprotokoll doch mal direkt in OneNote.
  • Bauen Sie Wissens- und Informations-Wikis für alle Mitarbeiter auf, oder stellen Sie eine Dokumentation für Teilzeitarbeiter oder Urlaubsvertretungen zusammen. Verlinken Sie alles mit den entsprechenden Ordnern oder Dokumenten.
  • Speichern Sie Dokumente zu Projekten (z.B. Umsatzlisten, Diagramme, Memos, Schriftverkehr, Berichte, indem Sie die zugehörigen Dateien in die zugehörigen Notizseiten einbinden oder direkt einscannen.
  • Organisieren Sie Projekte in Arbeitsgruppen, bei denen alle Beteiligten gemeinsam an Notizen und Dokumenten arbeiten. OneNote dokumentiert alle Änderungen, Verläufe und Urheber.

Privat:

  • Planen und organisieren Sie  Ihre Geburtstagsfeier, Ihren Umzug, den nächsten Urlaub etc. Sie können Aufgaben- oder Einkaufslisten anlegen, Straßenkarten und Anfahrtspläne einbinden und vieles mehr.
  • Organisieren Sie Ihre Rezepte in einem Notizbuch – schreiben Sie Ihre eigenen auf, importieren Sie Rezeptideen von Webseiten wie chefkoch.de und teilen Sie alles mit Freunden und Verwandte.
  • OneNote hilft sogar beim Shopping! Stöbern Sie nach Herzenslust im Internet, und schieben Sie alles, was Sie mögen, in ein OneNote-Notizbuch. Mit ein paar Mausklicks wird daraus ein anschaulicher Weihnachts- oder Geburtstagswunschzettel.
  • Die nächste Steuererklärung kommt bestimmt! Scannen Sie Ihre Belege direkt in ein OneNote- Notizbuch.

Schule, Studium und Fortbildung:

  • Speichern und organisieren Sie zum Beispiel Vorlesungs- oder Stundenpläne.
  • Stellen Sie Literaturverzeichnisse zusammen – einfach per Klick aus Amazon & Co.
  • Wichtige Inhalte scannen Sie von der Quelle ein – direkt in die OneNote-Notiz.
  • Schreiben Sie Vorlesungen direkt in OneNote auf dem Notebook mit, oder zeichnen Sie Vorträge einfach mit der Video/Audiooption auf (hier aber bitte auf die gängigen Datenschutzregeln achten!).
  • Tauschen Sie Vorlesungsnotizen mit Mitschülern und Kommilitonen aus.*1
  • OneNote ist der ideale Materialsammelplatz für Referate, Seminar-, Abschluss- oder Bachelor/Master-Arbeiten.

*1  Über die Funktion „Freihand in Text“ oder sogar „Freihand in Gleichungen“ kann man sogar Handgeschriebenes in Text umwandeln. Dazu scannt man die Notizseite ein und legt den Scan in OneNote ab. Dann markiert man den Text mit der „Lasso“ Funktion aus dem Register „Zeichnen“ oder zieht wie in Power Point einen Fangrahmen. Dann klickt man den Text mit der rechten Maustaste an und wählt den Befehl „Freihand in Text“. Um alle handschriftlichen Texte einer Notizbuchseite in Text umzuwandeln, braucht man gar nichts zu markieren. Einfach in einen beliebigen Text mit der rechten Maustaste klicken. Dann aus dem Befehl „Freihand konvertieren“ den Befehl „Freihand in Text konvertieren“ auswählen – fertig.

Bildquelle: www.flickr.com

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