PowerPoint: Schicke Präsentation statt Textwüste

Auf den ersten Blick schein PowerPoint ein einfaches Programm zu sein, um Inhalte an ein bestimmtes Publikum zu vermitteln. Doch dabei kann man eine ganze Menge falsch machen. Jeder, der schon einmal in einer sterbenslangweilgen, langatmigen Präsentation gesessen hat, während der Vortragende jedes einzelne Wort der viel zu überladenen Folien abgelesen hat, weiß, was ich meine.

Häufig übersehen die Präsentierenden, dass bei einer Präsentation nicht die Powerpoint-Folien im Mittelpunkt stehen (sollten), sondern der Redner. Denn er will eine bestimmte Wirkung erzielen und sein Ziel erreichen. Dazu muss er im Mittelpunkt stehen und die Aufmerksamkeit des Publikums auf sich ziehen. Wer sich hinter seinen Folien versteckt, wird scheitern, genauso wie derjenige, der die Folien mit Inhalt überfrachtet, graphisch schlecht aufbaut oder zu unstrukturiert präsentiert. Aber mit ein wenig Übung ist auch das Erstellen von schicken Folien, die ihre Wirkung beim Publikum nicht verfehlen, kein Hexenwerk.

Aller Anfang ist schwer

Am besten ist, man macht sich am Anfang eine Übersicht über den Inhalt, den man präsentieren will. Da kann dann alles rein, auch erst mal unsortiert, was zum Vortrag gehören soll. Der nächste Schritt ist, die Inhaltsschnippsel zusammen zu fassen. Wie sehr, das hängt auch sicher von der Dauer des Vortrages ab. Man kann bei einem normalen Vortrag mit ca. 2 – 3 Minuten pro Folie rechnen. Somit kann man das Limit an Folien, die der Vortrag nicht überschreiten darf, ganz gut abschätzen. Generell sollte ein Vortrag aber auch nicht länger als eine halbe Stunde dauern. Länger können die Zuhörer eher selten aufmerksam folgen.

Dann muss der Inhalt in eine strukturierte Form gebracht werden. Es hilft ja nichts, mit dem Ende zu beginnen. Wenn man diese Grundlagen gelegt hat, schreibt man am besten die Foliengliederung schon einmal stichwortartig untereinander. Ist man mit dem Ergebnis zufrieden, kann man sich an die Umsetzung in PowerPoint machen.

Templates und Corporate Design

PowerPoint bietet ja viele hübsche Vorlagen, Templates genannt, auf die man als Privatperson ruhig zurück greifen darf. Damit hat man schnell eine schicke Gestaltung seiner Folien und braucht sich nur noch um den Inhalt Gedanken zu machen. Will man ein Feature des Templates ändern, ist es übrigens nicht ratsam, dies auf der einen Folie zu tun, die man gerade verwendet. Stattdessen sollte man zur Ansicht „Folienmaster“ wechseln und die Änderung dort vornehmen. Dann erscheint diese auch auf einer neu eingefügten Folie, ohne das man jedes mal neu Hand anlegen muss.

Ist der Vortrag beruflicher Natur, ist die Gestaltung natürlich durch das Corporate Design (Kurz: CD) der Firma vorgegeben. Ein professionelles CD enthält auch eine brauchbare PowerPoint Vorlage. Haltet euch daran. In dieses CD hat vermutlich eine ganze Reihe von Leuten eine Menge Arbeit reingesteckt. Vergesst nie, dass ihr im beruflichen Umfeld auch eure Firma repräsentiert (bzw. der Vortragende, für den ihr die Präsentation erschafft). Die Firma will sich mit einem bestimmten Leitbild nach aussen darstellen, und dazu gehört auch die Gestaltung von PowerPoint Folien. Weicht ihr zu sehr von den Vorgaben (besonders in der Farbgebung) ab, ergibt sich einmal kein stimmiges Bild mehr und zum anderen wird es schwer, die Präsentation auf ein neues CD umzuziehen, sollte dieses sich mal ändern.

Nun aber an’s Eingemachte:

Tipps zur Foliengestaltung

Foliendesign: schlicht und klar

Will man nur zu seiner Geburtstagsparty eine fetzige Rekapitulation der letzten Jahre machen, ist es ok, auf die ganzen spielerischen Möglichkeiten von PowerPoint zuzugreifen. Und das sind einige…

Will man aber gerade im beruflichen Kontext sein Publikum beeindrucken, ist das nicht das rechte Mittel der Wahl. Das wirklich Wichtige an einer solchen Präsentation ist nur eines: der Inhalt. Er soll am Ende beim Publikum ankommen und bestmöglich haften bleiben. Durch zu wilde Farbkombinationen, fliegende Buchstaben, winkende Cliparts, Soundeffekte und wirre Folienübergangsanimationen wird die Aufmerksamkeit des Publikums nur abgelenkt.

Die Zuschauer sollen ja eigentlich konzentriert den Worten des Referenten lauschen und nicht ständig mit den Augen zwischen ihm und der Leinwand hin- und herwechseln. Das strengt an und lässt die Aufmerksamkeit bald schwinden. Aus dem gleichen Grund sollte man sogar auf die beliebten Einblendeffekte für einzelne Zeilen verzichten. Das Publikum schaut sonst ständig mit einem Auge auf die Leinwand, um nicht zu verpassen, wenn der nächste Text eingeblendet wird. Das jedoch mindert die Konzentration auf den Vortrag. Daher empfiehlt es sich insgesamt die Folien eher schlicht zu halten.

Grafiken und Diagramme

Auch bei eingesetzen Grafiken empfiehlt sich eine strenge Linie: wenige Farben, einheitliche Grafikelemente (Farben, Linienarten- und stärken) und möglichst keine 3D-Objekte sorgen dafür, dass Grafiken schneller erfasst werden. 3D-Darstellungen sehen vielleicht wuchtiger und interessanter aus, doch wird durch die dritte Dimension eine zusätzliche Information angedeutet, die oft gar nicht vorhanden ist.

Diagramme können vieles erklären, bei falschem Einsatz aber auch Verwirrung stiften. Es ist wichtig, einfache und klar verständliche Diagramme zu verwenden, deren Aussage auf den ersten Blick erkennbar ist. Die Beschriftungen und die Legende müssen richtig groß sein, damit sie auch in den hinteren Reihen lesbar sind. Und: Eine einfache Linie ist allemal besser als eine aufwändige und womöglich animierte 3D-Darstellung, bei der die Säulen erst auf Mausklick nach oben wachsen. Ganz schlecht sind übrigens gescannte und als Bitmap eingefügte Diagramme, ihre Aussage ist meist überhaupt nicht mehr erkennbar.

Gestalten von „luftige Folien“

Eine Folie bietet nicht umsonst nicht unendlichen Platz. Das soll den Nutzer dazu bewegen, nicht zu viel Inhalt auf eine Seite zu packen.

Hat man keine Wahl als viel Text zu nutzen (was man möglichst vermeiden sollte!) ist es immer noch besser, die Schriftart groß genug zu wählen und zwischen den Zeilen genug Abstand zu lassen. Das wirkt aufgeräumter und strukturierter als ein halber Roman auf der Folie. Wenn dann durch dieses luftige Design eine zweite Folie zum gleichen Thema nötig wird – so be it. Die wichtigsten Gestaltungsmerkmale von Textpassagen lassen sich wie folgt zusammen fassen:

  • Das Publikum muss die Inhalte der Folie mühelos lesen können (Schriftgröße mindestens 14 bis 16 Punkt)
  • Maximal sechs Textzeilen pro Folie mit bestenfalls sechs Wörtern pro Zeile
  • Einspaltige Stichpunkte und Aufzählungen
  • Einfache Aussagen bzw. Stichworte statt längeren Sätzen
  • Vertikale Texte möglichst vermeiden

Eine PowerPoint Präsentation soll aber immer nur als Gedächtnisstütze für den Vortragenden dienen und die Highlights bzw. Stichworte des Vortrages für das Publikum visualisieren. Daher sind grafische Elemente einem reinen Text immer vorzuziehen.

Foliengestaltung mit Struktur

Jede Präsentation besteht aus einer Reihe von Folien, die hintereinander gezeigt und vom Empfänger verstanden werden müssen. Hierzu ist es wichtig, dass die Folien nach einem einheitlichen System und Design erstellt werden. So kann der Empfänger schnell das Neue in der Folie erfassen, ohne sich auf jeder Folie völlig neu zurechtfinden zu müssen. Im Folgenden sind einige Prinzipien des Folienaufbaus aufgeführt, die sich etabliert und bewährt haben.

  • Oberer Bereich: Informationen wie Kapitelbezeichnungen / Navigatoren oder Logos finden hier Platz.
  • Action Title: Hier steht die Kernaussage der Folie.
  • evtl. Subtitle: Gibt an, was auf der Folie dargestellt ist.
  • Inhalt der Folie: Hier sind die drei Standardelemente einer Folie zu finden: Textfeld, Grafik, Bilder oder eingebettete Videosequenzen.
  • Unterer Bereich: Hier werden ergänzende Infomationen untergebracht: Quellenangaben, Fußnoten, Angaben zu der Präsentation (z.B. Titel, Autor, Anlass, Ort, Datum).
  • Seitenzahlen: Sollten immer eingefügt werden. Sie dienen auch der Orientierung und können bei Diskussionen schnell sehr wichtig werden („Gehen Sie mal bitte wieder auf Folie 24. Ich habe dazu eine Frage…“). Daher sollten die Seitenzahlen auch nicht zu klein gewählt werden.
Übertragung von alten Folien auf ein neues Layout:

Wie ihr ganz einfach bestehende Folien auf ein neues Layout übertragt, habe ich in einem separaten Artikel beschrieben: http://www.easy-office.tips/powerpoint-folien-wiederverwenden/

Handouts – nützliche, nervige Helferlein

PowerPoint bietet die nützliche Möglichkeit, den Vortrag als Handout auszudrucken. Das Publikum sollte jedoch nicht mit Zusatzmaterial überschüttet werden. Und wenn es doch sein muss, dann wenigstens zum richtigen Zeitpunkt.

Falls die Präsentation für das Publikum ausgedrucken werden soll, empfiehlt es sich dies nicht vor dem Vortrag zu tun. Ansonsten tritt der Effekt ein, dass das Publikum nur noch in den Folien blättert und dem mündlichen Vortrag, auf den es ja ankommt, kaum noch Beachtung schenkt. Wenn ihr jedoch aus diesem Grund keine Handzettel verteilen wollt, beginnen die Zuhörer üblicherweise auf Papier oder, schlimmer noch, auf ihren mitgebrachten Notebooks mitzuschreiben.

Die Lösung: Gleich zu Anfang informiert der Redner das Publikum, dass die Folien nach der Präsentation als Ausdruck verteilt werden. Dann können sich die Zuhörer voll und ganz auf den Vortrag konzentrieren.

 

 

1 Kommentar

  1. Pingback: Powerpoint: Folien wiederverwenden – Easy-Office.Tips

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