Protokolle – ungeliebt und nützlich zugleich

Ob mit Stift und Papier oder gleich mit dem Laptop: Protokolle zu schreiben gehört zu den grundlegenden Fähigkeiten im Office. Hier erkläre ich euch die Basics der Protokollführung.

Ihr glaubt es vielleicht nicht, aber ich mag es, Protokolle zu schreiben. Ich weiß, damit bin ich wahrscheinlich ein rares Exemplar – umso mehr möchte ich euch heute einige Basics und Tipps zur Protokollführung mit auf den Weg geben.

Warum werden Protokolle überhaupt geschrieben?

Im Grunde geht es immer darum, eine Besprechung oder deren Ergebnis festzuhalten. Das kann zu internen Zwecken geschehen, aber auch zu offiziellen Zwecken wie Aufsichtsratssitzungen oder Verhandlungen, in denen eine oder mehrere externe Parteien mit beteiligt sind.

Protokolle sind eine Zusammenfassung des Meetings. Kaum einer kann sich alles behalten, was besprochen wurde. Im Protokoll der Sitzung können die Teilnehmer, anschließend alles noch einmal nachlesen. Außerdem liefern Mitschriften Informationen für die Beteiligten, die nicht anwesend waren. Ihr könnt natürlich versuchen, alle Informationen mündlich weiterzugeben, doch mithilfe eines Protokolls geht das nicht nur einfacher, sondern auch deutlich schneller und akkurater. Wichtige Entscheidungen können zudem in der Zukunft nachvollzogen werden. Zu guter Letzt: Sollte es im Nachhinein zu Unstimmigkeiten darüber kommen, wer welche Verantwortung trägt, lässt sich ganz einfach Klarheit schaffen, indem man noch einmal einen Blick ins Protokoll wirft.

Welche Protokollarten gibt es?

Bevor ihr ein Protokoll schreibt, müsst ihr euch darüber klar sein, welche Art Protokoll ihr schreiben sollt. Die Art des Protokolls richtet sich nach der Art des Meetings und auch nach dem Informationsbedürfnis der Teilnehmer. Grundsätzlich gibt es die folgenden Protokollarten:

Verlaufsprotokoll

Ein Verlaufsprotokoll gibt die Besprechung möglichst detailgetreu wieder und zeigt damit den Diskussionsverlauf und auch den Weg der Entscheidungsfindung.

Hierbei schreibt ihr die einzelnen Äußerungen der Sprecher möglichst genau  und in der zeitlich richtigen Reihenfolgemit. Achtet darauf, das Gesagte in Stichpunkte zu gliedern und normalerweise im Präsens zu schreiben. Wenn ihr jemanden zitieren wollt, schreibt ihr das Gesagte in der indirekten Rede.

Ergebnisprotokoll

Ein Ergebnisprotokoll hält die Ergebnisse der Besprechung fest: Welche Entscheidungen wurden getroffen, welche Aufgaben an wen verteilt wurden, bis wann die Aufgaben zu erfüllen sind und so weiter.

Ein solches Protokoll enthält keine direkten Redebeiträge, sondern fasst das Gesagte zusammen. Alles, was an Nebenbemerkungen fällt oder nicht zum Thema gehört, gelangt auch nicht ins Protokoll. Auch hier verwendet man das Präsens, ordnet die Beiträge aber nicht zeitlich, sondern logisch zueinander. Daher kann es sinnvoll sein, die eigene Mitschrift wie ein Verlaufsprotokoll zu führen, aus dem man dann später die Ergebnisse heraus zieht.

Natürlich kann es auch passieren, dass eine Diskussion ergebnislos verläuft. Dann vermerkt zumindest die wichtigsten Argumente der Beteiligten im Protokoll.

Es kann auch im Ausnahmefall ein Teilnehmer auf die Aufnahme seines Beitrags ins Protokoll bitten. Dem sollte nur bei wirklich guter Begründung entsprochen werden.

Seminarprotokoll

Eine Mischform aus Ergebnis- und Verlaufsprotokoll stellt das Seminarprotokoll dar. Dabei schreibt der Protokollant sowohl den Verlauf des Seminars als auch die Ergebnisse nieder. Der Protokollant schreibt sozusagen stellvertretend für alle mit, damit nicht alle Teilnehmer mitschreiben müssen.

Auch bei dieser Protokollform schreibt ihr im Präsens und haltet das Geschriebene in Stichpunkten fest. Da die Teilnehmer eines Seminars vielleicht unterschiedliche Schwerpunkte im Seminarinhalt setzen würden, ist es wichtig, dass ihr möglichst alles festhaltet. Denkt daran, dass das Protokoll den Teilnehmer später als Lern- oder Wiederholungsvorlage dient. Daher solltet ihr das Protokoll auch so schnell wie möglich fertig stellen und den Teilnehmern zur Verfügung stellen.

Damit auch alles seine Richtigkeit hat, sollte der Dozenten das Protokoll Korrektur gelesen und unterschrieben. Gab es während des Seminars Tafelbilder oder ähnliches, hängt diese als Anhang an das Protokoll.

Wörtliches Protokoll

Als Sonderform des Verlaufsprotokolls hat das wörtliche Protokoll die Besonderheit, dass ihr hierbei wirklich wörtlich niederschreibt, was gesagt wird, und sogar, was im Saal passiert. Die Sitzungen des Bundestages werden zum Beispiel auf diese Weise mitgeschrieben. Zum Glück gibt es heute für solch herausfordernde Arbeit Computerstenographen und Digitalkameras, ohne die eine solche Mitschrift sehr schwierig wäre.

Wichtig ist, dass ihr euch an die gängigen Zitierregeln haltet, so dass alle Aussagen im Nachhinein den einzelnen Gesprächsparteien zugeordnet werden können. Gerade bei strittigen Fragen oder Aussagen sind solche Nachweise im Nachhinein mitunter entscheidend.

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