Protokollführung – Tips und Tricks

Ob mit Stift und Papier oder gleich mit dem Laptop: Protokolle zu schreiben gehört zu den grundlegenden Fähigkeiten im Office. Hier erkläre ich euch die Basics der Protokollführung.

Nachdem ich im ersten Teil dieser kleinen Serie über die Arten von Protokollen geschrieben habe, geht es jetzt um die Protokollführung.

Wie ist ein Protokoll aufgebaut?

Egal welche Art Protokoll ihr schreibt, ein paar Punkte sind für alle gleich. So hat jedes Protokoll einen Anfang, einen Mittelteil und einen Schluss.

Aller Anfang ist gleich

Der Kopf des Protokolls enthält immer

  • das Datum
  • den Ort
  • den Leiter der Besprechung
  • die Teilnehmer
  • die Namen der eventuell abwesenden Teilnehmer
  • den Name des Protokollführers und
  • das Thema des Meetings
  • Wenn vorhanden die vorher abgestimmte Agenda

Der Hauptteil des Protokolls

Anschließend folgen die einzelnen Punkte – mit zugehörigen Anmerkungen, also Aufgabenverteilungen, Entscheidungen, aber auch Gegenargumente und noch nicht geklärte Fragen. Ebenso schreibt ihr mit, wie das das weitere Vorgehen aussieht und auch wann die nächste Besprechung stattfindet oder welche Ergebnisse bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden sollten.

Der Schluss

Bei manchen Protokollen reicht es aus, wenn am Ende der vereinbarte nächste Termin für die Sitzung steht. Muss das Protokoll unterschrieben werden, ist dies auch der Platz für die Unterschriften und ggf. eine Zusammenfassung der Anlagen, die zum Protokoll dazu gehören.

Allgemeine Hinweise zur Protokollführung

Schreibt eure Protokolle immer im Präsens. Begründungen zitiert ihr im Konjunktiv und im wörtlichen Protokoll müsst ihr korrekt zitieren. Bleibt bei der Protokollführung objektiv, neutral und sachlich. Die persönliche Meinung oder die Emotionen der Beteiligten haben keinen Platz in der Mitschrift. Vermeidet auch wertende Adjektive. Müsst ihr einen Sachverhalt erklären, setzt die Erläuterung in Klammern. So dass klar ist, dass sie kein Bestandteil des Protokolls ist.

Eine gute Mitschrift ist stets wahr, klar und vollständig. Schreibt in kurzen, klaren Sätzen. Denkt daran, dass vielleicht später einmal Leute das Protokoll lesen, die nicht bei der Besprechung dabei waren, oder die sich neu in das Thema einarbeiten. Schreibt so, dass wirklich jeder versteht, was gemeint war.

Gebt den Teilnehmern die Möglichkeit, das Protokoll Korrektur zu lesen, bevor die endgültige Fassung verschickt wird. Mir hat das als Nicht-Technikerin in einem Maschinenbauunternehmen sehr geholfen und die Kollegen waren froh zu sehen, dass ihre Punkte richtig wiedergegeben waren.

Gerade bei langen Besprechungen ist es sehr wichtig, fit zu sein. Ihr müsst euch lange konzentrieren und dem Gespräch folgen können. Unterschätzt nicht, dass Protokollführung körperlich anstrengend sein kann. Im Zweifelsfall könnt ihr ruhig um eine Pause bitten – wahrscheinlich sind dann die anderen Teilnehmer eh froh, dass jemand sich getraut hat, danach zu fragen ;-).

Gute Vorbereitung ist halb gewonnen

Für viele Office-Professionals gehört das Führen von Protokollen zur Routine. Dennoch kann man sich die Arbeit wesentlich erleichtern, wenn man sich richtig vorbereitet.

Klärt das Organisatorische frühzeitig

Macht euch vorher klar, welche Art von Protokoll nötig ist. Klärt auch die 4 W: Wer, wann, wo, warum?

Klärt wenn nötig auch eure Rolle: Der Protokollant sollte sich nur auf diese Aufgabe konzentrieren, und nicht z. b. gleichzeitig der Moderator der Besprechung sein.

Dauert die Besprechung absehbar lange, kann es sinnvoll sein, die Sitzung auf Band oder Video mitzuschneiden. Dazu braucht man aber das Einverständnis aller Teilnehmer (Schriftlich…)

Erstellt Vorlagen

Bereitet eine Vorlage entsprechend mit den Angaben für den Protokollkopf und den Agendapunkten vor. Vermerkt auch gleich die Verteilerliste, an die das Ergebnis geschickt werden soll.

Nummeriert ggf. eure Blätter für die Mitschrift durch. Weißt den Agendapunkten Zahlen zu. Später könnt ihr damit zu jedem Punkt schnell die passende Topic Nummer dazu schreiben, sollte die Diskussion hoch hergehen. Nehmt für jeden Punkt der Agenda ein eigenes Blatt, falls ihr mit einzelnen Blättern arbeitet. Dann geht euch nicht der Platz aus beim Schreiben.

Es spart auch unheimlich viel Zeit, wenn man den Namen der Beteiligten Kürzel zuweist, z. B. die ersten Buchstaben von Vor- und Nachname (bei Buchstabengleichheit auch die jeweils ersten beiden…)

Bereitet euch auf das Thema vor

Wenn es um spezielle Themen geht, oder die Besprechung gar in einer Fremdsprache abgehalten wird, macht es wirklich Sinn, sich vorher in das Thema einzulesen und die wichtigsten Vokabeln noch einmal zu wiederholen.

Tipps & Tricks

Für den Schluss habe ich mir einige Tipps & Tricks aufgehoben, die mir bis heute gute Dienste leisten:

  1. Nutzt Abkürzungen während des Mitschreibens: Neben den Abkürzungen für die Namen der Teilnehmer und die Zahlen für die Agendapunkte könnt ihr für stets wiederkehrende Begriffe auch eine Abkürzung verwenden. So ist z. B. „Regionalleitung“ zu lang, um es ständig auszuschreiben, da tun es auch die Buchstaben RL. Oder aus dem Aufsichtsrat wird der AR. Wichtig ist, dass ihr später wisst, für was die Abkürzung steht.
  2. Überwindet den Schweinehund: Auch wenn ihr nicht gern protokolliert, überwindet euch und schreibt die Reinschrift möglichst sofort nach der Sitzung. Dann habt ihr vieles vom Gesagten noch im Kurzzeitgedächtnis und es ist nicht so schlimm, wenn ihr mal eure eigene Schrift nicht lesen könnt. Außerdem hat das den angenehmen Nebeneffekt, dass die ungeliebte Tätigkeit schnell erledigt ist. Das freut euch und die anderen Teilnehmer.
  3. Stellt Fragen: Wenn ihr mal nicht mitkommt beim Schreiben, zögert nicht zu fragen. Das ist allemal besser, als einen Punkt nicht oder falsch mitzuschreiben.
  4. Lasst Platz unter den einzelnen Punkten in eurer Mitschrift: Besprechungen wogen oft hin und her. Daher sollte man immer etwas Platz unter einem Punkt lassen, wenn der nächste Punkt besprochen wird. Wer weiß, ob die Diskussion nicht noch einmal zum vorherigen Punkt zurück kehrt? Sollte der Platz trotzdem ausgehen, nutzt am besten eine extra Seite und nummeriert sie mit dem entsprechenden Agendapunkt.

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Ich hoffe, meine kleine Reihe zum Thema Protokoll und Protokollführung hat euch gefallen. Ihr führt selbst oft Protokoll und wollt eure eigenen Tipps verraten? Dann hinterlasst doch einfach einen Kommentar!

 

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