Serienetiketten in Word: Weihnachten kommt immer so plötzlich

Der Druck von Serienetiketten mit Word ist sehr einfach.

Das kennen wir ja alle: Weihnachten kommt ja bekanntlich immer plötzlich und dann müssen die Weihnachtsgrüße verschickt werden. Da das je nach Umfang eine größere Aktion sein kann, will ich diesen Blogeintrag schon heute diesem Thema widmen. Ich arbeite mit den gängigen Office-Produkten, daher beziehen sich die folgenden Tips auch auf diese Programme (Version 2010).

Microsoft Word bietet uns da die praktische Möglichkeit der Serienetiketten (natürlich nicht nur um damit Weihnachtsgrüße zu versenden…). Man kann diese Option auch für Serienemails oder natürlich den klassischen Serienbrief nutzen, aber eben auch um die Adressen auf die Umschläge zu bekommen und vieles mehr. Richtig vorbereitet ist das auch alles kein Hexenwerk.

Serienetiketten: Gut vorbereitet ist halb gewonnen

In der Vorbereitung liegt das A und O. Und das fängt schon bei den Daten an.

In Outlook kann man recht praktisch alle Adressaten unter „Kontakten“ speichern. Outlook gibt einem dann die Möglichkeit, den Kontakten Kategorien zu zu weisen (bei der Erstellung der Adresskarte die Option „Kategorisieren“ auswählen. Dort kann man auch neue Kategorien erstellen). Macht davon Gebrauch, denn Kategorien helfen, die Adressen  zu sortieren. Die Kategorien kann man benennen, wie man möchte. Also kann man z. B. die Kategorie „Weihnachtskarte“ oder auch „Einladung Messe“ anlegen, wie man hier sehen kann:

Screenshot Outlook Serienbrief Daten

Dann könnt ihr die Adressen nach diesen Kategorien sortieren. Das erleichtert die Zusammenstellung je nach Anlass.

Wie kommen nun die Adressen auf die Serienetiketten?

Die in Outlook vorhandenen Adressen müssen nun über Excel in Word importiert werden. Wenn ihr natürlich bereits eine Excel-Liste mit den Adressen habt, könnt ihr den nächsten Schritt überspringen.

Export von Adressdaten aus Outlook nach Excel

Wollt ihr eure Adressen aus Outlook exportieren, geht ihr wie folgt vor:

  • kopiert die gewünschten Adressen in Outlook (z. B. „Weihnachtskarten 2015)
  • Dann geht unter „Datei“ – „Optionen“ – „Erweitert“ und wählt hier die Option „exportieren“ aus.
  • Dann wählt „in Datei exportieren“ aus. Aus dem folgenden Menü wählt die Option „Microsoft Excel 97 – 2003“ aus.
  • Daraufhin öffnet sich ein Verzeichnisbaum. Hier wählt ihr den neu angelegten Ordner mit den gewünschten Adressen aus. Outlook gibt jetzt die Möglichkeit, die Exportdatei zu benennen und den Speicherort zu wählen. Nun mit „weiter“ bestätigen, bis Outlook die Daten exportiert.

Das Ergebnis ist eine Excel-Liste, die alle Outlook Felder enthält (auch die nicht ausgefüllten). Hier löscht ihr nun alle unnötigen Felder raus, bis nur noch die Namens- und Adressfelder übrig bleiben. Am Besten benennt ihr auch den Reiter der Exceltabelle entsprechend, das hilft später bei der Auswahl der richtigen Daten (besonders wenn z. B. ein Teil der Briefe ins Ausland geht und der Rest in Deutschland bleibt).

Jetzt ist die Zeit für einen sehr gründlichen Check gekommen. Eine Excelliste ist in meinen Augen übersichtlicher und daher besser geeignet, die Adressen zu überprüfen, als Outlook. Ich weiß, das ist bei vielen Adressen eine echt undankbare Arbeit. Aber jeder Fehler, der jetzt auffällt, spart am Ende bares Geld, da doppelte Einträge natürlich unnötig die Portokasse belasten und fehlerhafte Adressen für Postrückläufer sorgen. Besonders, wenn Adressaten im Ausland angesprochen werden, kann es unter Umständen Wochen dauern, bis der Brief wieder beim Absender ankommt (alles schon passiert…).

Wenn ihr sicher seid, daß die Adressen stimmen und vollständig sind, geht es weiter zum nächsten Schritt:

Erstellen von Serienetiketten mit Word

Für das Beispiel mit den Weihnachtsgrüßen nehme ich hier die Option Adressetiketten aus Word, da ja i. d. R. fertige Weihnachtskarten verschickt werden und somit nur die Adressen auf einen Umschlag kommen müssen. Um ein solches Seriendokument zu erstellen, tut ihr Folgendes:

  • Klickt auf dem Reiter „Sendungen“ den Button „Seriendruck starten“ an. Aus dem aufpoppenden Menü wählt „Etiketten“ aus. Dann gibt Word eine Auswahl an voreingestellten Etiketten vor. Ihr könnt hier auch nach verschiedenen Herstellern (wie Avery Zweckform oder Herma) filtern. Nun wählt das passende Etikett anhand der Herstellernummer aus.
  • Im nächsten Schritt verknüpft ihr die Excel-Liste mit der Word-Vorlage, indem ihr den Button „Empfänger auswählen“ anklickt und dann die Option „vorhandene Liste wählen“ auswählt. Jetzt kann man aus dem erscheinenden Explorerfenster die richtige Datei auswählen. Hat die Datei mehrere Reiter, kann man dann anschließend im nächsten Fenster den gewünschten Reiter auswählen (daher ist es wichtig, bei  mehreren Reitern diese entsprechend zu benennen).
  • Nun fügt ihr die Seriendruckfelder in das jeweilige Etikettenfeld (über den gleichnamigen Button). Das erste Etikettfeld ist leer, alle weiteren haben als voreingestellten Eintrag „nächster Datensatz“ als Feld vorgegeben. Das ist wichtig, damit die Excelliste der Reihe nach abgearbeitet werden kann. Ohne dieses Feld würde Word immer nur den 1. Datensatz aus der Exceltabelle eingefügen. Das Feld also bitte stehen lassen, es wird auch nicht später beim Ausdruck erscheinen.
  • Habt ihr die Felder eingefügt, könnt ihr einen visuellen Vorabcheck machen, indem ihr den Button „Vorschau Ergebnisse“ nutzt. Das zeigt an, wie die Etiketten später aussehen werden. So kann man z. B. erkennen, ob die gewählte Schriftart und Größe für die Etiketten zu groß ist.
  • Ist alles in Ordnung, erstellt ihr aus dieser Vorlage das endgültige Dokument, indem ihr auf „Fertig stellen und zusammenführen“ klickt, dort dann „Einzelne Dokumente bearbeiten“ und anschließend „alle“ auswählt. Das erstellt ein neues Word-Dokument, das alle Etiketten enthält. Hier kann man noch ein letztes Mal überprüfen, ob wirklich alles stimmt und da sitzt, wo es sitzen soll.

Fertig ist das Serienetikett

Nun könnt ihr den Drucker bestücken und loslegen. Es ist übrigens auch möglich, die Adressen direkt auf die Umschläge zu drucken. Meine Erfahrung hat aber gezeigt, dass die Umschläge je nach Druckerqualität hinterher nicht mehr besonders schön aussehen.  Wenn man viele Umschläge zu drucken hat und der Drucker zu heiß wird, wellt und biegt der Umschlag sich und unter Umständen wird auch der Toner verschmiert. Mit den Etiketten habe ich bisher die besseren Ergebnisse erzielt, auch wenn es natürlich mühsam ist, die Etiketten dann extra auf die Umschläge zu kleben. Das hat aber auch den Vorteil, dass man die Briefe gleich sortieren kann und ggf. mehrere Sendungen an die gleiche Firma zu einem Pack in einem größeren Umschlag zusammen fassen kann, um Porto zu sparen.

Was sind denn eure Erfahrungen mit solchen Massensendungen? Sicher gibt es noch andere Lösungen für das Problem – ich bin gespannt auf eure.

***

Hier habe ich noch einen Tip, wie ihr Leerräume bei Serienetiketten vermeiden könnt.

Ihr wisst nicht, welche Grüße ihr überhaupt versenden wollt? Dann schaut doch mal hier in meine Vorschläge für Grußkartentexte.

4 Kommentare

  1. Pingback: Adressetiketten: Keine überflüssigen Leerräume | Easy-Office.Tips

  2. Lothar Geyer

    Wesentlich einfacher hat man es, wenn man ein professionelles Tool verwendet, um Adressen zu drucken. Z.B. die CRM-Lösung TelMarkt, die nicht nur weiß, dass zwischen Straße und Hausnummer KEINE Leerzeile steht, dass die PLZ in England UNTER der Ortsangabe steht, dass die PLZ in Portugal 8-stellig ist mit einem „-„-Zeichen an der fünften Stelle, sondern auch nur die Schriftgrößen verwendet, die von der jeweiligen Postbehörde „bevorzugt“ werden.
    Was TelMarkt dazu sonst noch kann, sieht man auf
    http://doku.telmarkt.de/doku.php?id=basis:kontakt:etikdruck unter „Testdruck“.

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    1. Iris Hansen (Beitrag Autor)

      Hallo Herr Geyer

      Danke für diese kleine Werbung für Ihr Unternehmen. Mit meinen Tips aus dem Beitrag kommt man aber auch ganz gut zum Ziel, wenn man keine ganze CRM-Lösung einsetzen möchte.
      Mit freundlichen Grüßen
      Iris Hansen

      Antworten
  3. Pingback: Weihnachtswünsche für die Geschäftspartner | Easy-Office.Tips

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