Weiterbildung? Doch nicht für die Sekretärin!

Weiterbildung macht Sekretärinnen erfolgreich.

Weiterbildung für die Mitarbeiter ist in vielen Firmen inzwischen ein fester Bestandteil. Doch oft fallen gerade Sekretärinnen bei solchen Maßnahmen hinten runter. Warum ist das eigentlich so? Kann man was dagegen tun?

Weiterbildung für Sekretärinnen – ein Luxusgut?

Die Kolleginnen unter den Lesern, die regelmäßig auf Fortbildungen gehen dürfen, die sogar vom Unternehmen bezahlt werden, können sich glücklich schätzen. Denn ihr gehört zu einer Minderheit.

Glaubt ihr nicht? Beim einem Office-Forum des bSb wurde die Frage mal ganz konkret an die Anwesenden gestellt: Nur ungefähr 1/4 der Besucher hatte das Privileg, sowohl die Veranstaltung als auch die Reisekosten bezahlt zu bekommen. Bei einem weiteren Viertel bezahlte der Arbeitgeber immerhin die Seminarkosten, aber die Reisekosten + 1 Tag Urlaub gingen zu Lasten der Mitarbeiter. Der Rest hatte die Veranstaltung und die Reisekosten selbst bezahlt und einen Tag Urlaub genommen (manche zwei…).

Ist doch ziemlich irre, findet ihr nicht?

Weiterbildung mit zweierlei Maß

Für Fachleute, wie z. B. Ingenieure, ist es ganz normal, sich weiterzubilden. Das sehen auch die Chefetagen so. Und solche Weiterbildungen sind zum Teil happig teuer. Trotzdem wird das Geld investiert. Schließlich entwickeln die Fachleute die Produkte, die der Firma Geld bringen.

Die Sekretärin hingegen kostet von außen betrachtet erst mal nur. Wir bringen der Firma keinen Umsatz, keinen Gewinn. Warum also sollte ein Chef darauf achten, dass seine Sekretärinnen in ihrem Job up-to-date sind? Das bisschen Büro macht sich doch von allein.

Wer erkennt sich hier wieder?

Liebe Chefs – denkt mal nach.

Hand auf’s Herz, liebe Chefs: Wisst ihr wirklich, was eure Sekretärinnen so den ganzen Tag macht? Seid ihr euch wirklich bewusst, wie effizient sie euch, die Kollegen und den Laden insgesamt managen? Wie viel gar nicht erst auf euren Schreibtischen landet, weil sie voraus und mitdenken und euch so viel Arbeit abnehmen? Nicht umsonst gibt es ein lesenswertes Buch von Katharina Münk mit dem sprechenden Titel „Denn sie wissen nicht was wir tun.“

Aber es geht noch weiter: Wenn wir als Sekretärinnen jetzt schon so viel leisten – wie viel mehr wäre drin, wenn ihr fördert, dass wir uns regelmäßig weiterbilden? Habt ihr da mal drüber nachgedacht, liebe Chefs? Viel Potential bleibt da ungenutzt!

Vergesst auch eines nicht: Der Mitarbeiterin eine solche Maßnahme zu gewähren, ist auch ein Zeichen der Wertschätzung. Ein kleines, aber handfestes  „Danke“ für die bisher geleistete Arbeit, das zudem noch ein Baustein ist für die weitere erfolgreiche Zusammenarbeit.

Liebe Kolleginnen – das gilt auch für euch.

Oft sind Chefs ein Hemmschuh, wenn es um das Thema Weiterbildung für Sekretärinnen geht. Aber wie oft ich von Kolleginnen schon den Satz „Mein Chef bezahlt das nicht, also gehe ich auch nicht auf das Seminar.“ gehört habe, ist ziemlich erschreckend.

Hallo? Ihr lernt doch nicht für euren Chef!

Ihr lernt auf den Seminaren, wie ihr euch eure Arbeit leichter macht. Das der Chef oder das Unternehmen am Ende davon auch etwas hat, ist doch nur ein Nebeneffekt. Ihr habt es in Hand, ob euch eure Aufgaben leicht von der Hand gehen, weil ihr die richtigen Techniken gelernt habt. Ein „Das hab ich immer schon so gemacht“ macht euch nicht nur das eigene Leben schwer, es macht euch auch unattraktiv auf dem Arbeitsmarkt. Es zeigt darüber hinaus eurem Chef, dass ihr an eurem Job oder an eurer persönlichen Entwicklung kein wirkliches Interesse habt.

Wollt ihr das wirklich?

Mir ist auch klar, dass nicht jede Kollegin sich eine teure Weiterbildung bei den einschlägig bekannten großen Anbietern leisten kann. Aber auch die lokale IHK hat Trainings für Office-Professionals im Programm, von den meist ganz kostenlosen monatlichen Veranstaltungen zu den verschiedensten Themen ganz zu schweigen. Der bSb bietet auch kostengünstige Weiterbildungen an. Die Veranstaltungen in den Regionalgruppen sind für Mitglieder oft kostenlos oder für kleines Geld zu haben (plus den kostenlosen Austausch mit Kolleginnen vor Ort!) Oder denkt mal an Webinare – die sind derzeit im Markt für Sekretariatstrainings groß im Kommen.

Es gibt viele Möglichkeiten, sich selbst fit zu halten für den Beruf. Besonders in Zeiten der Digitalisierung ist das wirklich wichtig. Das solltet ihr selbst euch wert sein!

Wer wagt – gewinnt eine Weiterbildung

Viele Kolleginnen sagen mir auch immer wieder, dass sie sich nicht trauen (!) beim Chef um eine Weiterbildung zu bitten. Warum eigentlich nicht? Diese Gegenfrage erntet oft keine plausiblen Antworten.

Ich glaube, dass viele Kolleginnen sich nicht gut auf ein solches Gespräch vorbereiten. Was die Chefetage interessiert, sind ZDF – Zahlen, Daten, Fakten. Je besser ihr euch auf diese Tatsache einstellt und eure Anfrage daraufhin ausrichtet, umso eher werdet ihr überzeugen. Wenn ihr also mit einer Weiterbildung liebäugelt, empfehle ich euch meine

Checkliste für die Beantragung einer Weiterbildung:

  • Wie passt das Seminar zu euren Aufgaben?
    Wir alle haben starke und schwache Seiten bei unseren Aufgaben. Macht euch klar, ob ihr mit der Weiterbildung eine starke Seite ausbauen oder eine Schwachstelle beseitigen wollt. Vielleicht wollt ihr euch ja auch fit machen für weitere, andersartige Aufgaben. Alles ist legitim! Es muss nur dem Chef anders verkauft werden…
  • Was hat das Unternehmen davon?
    Es ist schön, wenn euch ein Seminar persönlich interessiert. Wenn das Unternehmen davon aber keinen Nutzen hat, oder ihr den Nutzen nicht richtig vermittelt, wird kein Chef euch das genehmigen. Stellt also vor dem Gespräch alle Pro-Argumente und die positiven Auswirkungen für das Unternehmen zusammen (z. B. Wenn ich mit den Lieferanten besser verhandeln kann, haben wir ein Einsparpotential von x % an Büromaterialkosten im Jahr). Bereitet euch auch auf mögliche Gegenargumente vor. Falls euch keine einfallen, fragt in eurem privaten Umfeld – da kommt sicher was zusammen. Je besser ihr die Zweifel des Chefs ausräumen könnt, umso besser.
  • Welche Anbieter gibt es? Welche Kosten entstehen?
    Wie erwähnt gibt es für viele Themen unzählige Seminare, die alle ungefähr gleich gut sind. Prüft die anfallenden Kosten genau (inkl. Reisekosten und der Ausfallzeiten (inkl. ggf. der Reisetage)). Je weniger Kosten anfallen, umso leichter fällt dem Chef das „Ja“. Verkauft euch da trotzdem nicht zu billig. Wenn euch eine teurere Weiterbildung mehr bringt, kämpft dafür!
  • Wo soll die Reise langfristig hingehen?
    Habt ihr vor, euch beruflich in eine bestimmte Richtung zu entwickeln? Steht die Firma vielleicht vor tiefgreifenden Veränderungen? All das sollte eure Entscheidung für ein Seminar oder eine Weiterbildung beeinflussen. Je klarer ihr euren Weg vor Augen habt, umso eher könnt ihr andere davon überzeugen.

Wenn ihr euch so vorbereitet, solltet ihr jeden Chef überzeugen können. Vielleicht seid ihr ja überrascht, wie einfach es geht. Und wenn der Chef eine harte Nuss ist, versucht es doch zuerst mit „kleineren“ Maßnahmen, die kostenlos sind. Wenn offensichtlich wird, dass ihr eure Arbeit dadurch besser erledigen könnt, wird sich auch die Einstellung eures Chefs ändern.

 

In meiner Linksammlung findet ihr ein paar interessante Internetadressen zum Thema Weiterbildung. Wenn ihr selbst Empfehlungen habt, schreibt sie einfach in die Kommentare!

Zum Thema Assistenz 4.0 empfehle ich euch das nächste Office-Forum des bSb am 27. Oktober in Bamberg.

 

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