Wenn einer eine Reise tut… Teil 1: Visumsbeschaffung

Was muss man beachten, wenn man Geschäftsreisen plant?

Auf dem Arbeitsprogramm vieler Sekretärinnen und Assistentinnen steht häufig die Reiseplanung für den Chef oder auch die Kollegen. Für Reisen in über 70 Ländern weltweit geht damit auch die Visumsbeschaffung einher. Dabei gilt es vielerlei Dinge zu beachten und Stolpersteine zu umgehen, manches davon steht auch nur zwischen den Zeilen.

Alles nicht mehr so einfach – Visumsbeschaffung mit immer mehr Hindernissen

Seit den Terroranschlägen 2001 haben viele Länder ihre Einreisebestimmungen drastisch verschärft. Ausserdem habe ich den persönlichen Eindruck, dass Länder sich gerne mit den Einreiseregeln gegenseitig überbieten. So hat China z. B. die Einreisebestimmungen zur Zeit der Olympiade dort unglaublich verkompliziert – kurze Zeit später zogen die Deutschen Behörden nach und verschärften ebenso die Einreiseformalitäten für Chinesen nach Deutschland. Aber es hilft ja nichts. Man muss sich den Gegebenheiten anpassen und bei der Visumsbeschaffung möglichst beim ersten Mal alle Bestimmungen und Vorgaben erfüllen. Sonst kann der eh schon lange Antragsprozess sich noch länger hinziehen und im schlimmsten Fall mit der Ablehnung des Antrags enden. Das möchte man seinem Chef dann nicht erklären müssen.

Glücklicherweise ist man mit dieser Aufgabe nicht allein. Es gibt bundesweit viele Visumsdienste, die sich auf die Visumsbeschaffung in aller Herren Länder spezialisiert haben. Indien, China und Russland haben sogar den gesamten Antragsprozess an solche externen Dienstleister abgegeben, so dass man sein Visum dort gar nicht mehr selbst beantragen kann. Ich persönlich habe gute Erfahrungen mit der Visumcentrale gemacht (http://visumcentrale.de/). Wichtig ist, dass der Dienstleister, den man aussucht, einen Vorabcheck der eingereichten Unterlagen anbietet. So geht man sicher, dass zumindest alle Unterlagen vollständig sind, bevor der Antrag eingereicht wird. Ausserdem können die Mitarbeiter des Dienstleisters auf die kleinen Stolperfallen aufmerksam machen, in die man als unbedarfter Antragssteller leicht hineingeraten kann.

Unsichtbare Stolperfallen und andere Tips

So kann es zum Problem werden, wenn der eingereichte Reisepass einen Einreisestempel des „falschen“ Landes trägt. Als Beispiel nenne ich hier mal Indien und Pakistan. Ein Einreisestempel des jeweils anderen Landes kann, muss nicht, zu Problemen führen. Als Trick kann man bei seinen Behörden einen zweiten Reisepass beantragen. Dies geht in der Regel mit einem Schreiben der Firma, in dem bestätigt wird, dass der Antragssteller aufgrund von vielen zu tätigenden Geschäftsreisen einen zweiten Reisepass benötigt. Das hat natürlich auch den Vorteil, dass häufig reisende Geschäftsleute mit einem Pass unterwegs sein können, während der andere noch zur Visumsbeschaffung unterwegs ist. Sollte man dann in Länder reisen, auf die das Beispiel Indien und Pakistan zutrifft, sollte man nur gut aufpassen, welchen Pass man zu welcher Botschaft schickt. Noch ein Tip: Man kann dann auch gleich einen Reisepass mit mehr Seiten als üblich beantragen. Dann muss man bei häufigen Reisen nicht so oft einen neuen Pass organisieren.

Es ist übrigens nicht egal, in welcher Botschaft man sein Visum beantragt. Häufig greift hier nämlich die sogenannte Konsularbezirksbindung. Das bedeutet, dass das Visum nur bei dem Konulsat beantragt werden kann, in dem der Antragssteller seinen Wohnsitz hat. Bei großen Firmen mit weit verstreut lebenden Mitarbeitern kann das schon richtig in Arbeit ausarten. Trotzdem: Niemals den Weg über das einfacher zu beschaffende Touristenvisum gehen! Es gibt Länder, in denen drohen bei unrichtigen Visa hohe Geldstrafen oder sogar Haftstrafen! Der Reisende soll auch vor Ort unbedingt darauf achten, dass der Pass ordnungsgemäß bei der Einreise abgestempelt wird. Es kann sein, dass er sonst bei der Ausreise Probleme bekommt, weil der Verdacht aufkommen könnte, er sei illegal eingereist.

Das gilt es bei der Visumsbeschaffung zu beachten

Diese 70 Länder haben zum Teil ganz schön unterschiedliche Anforderungen an die Antragsstellung zur Visumsbeschaffung. Ich empfehle dringend, regelmäßig die Webseiten der entsprechenden Konsulate zu besuchen, um sich über die neuesten Bestimmungen zu informieren. Dort findet man auch andere nützliche Informationen, z. B. wann das Konsulat wegen eines hohen Feiertages in der Heimat geschlossen ist. Hier mal nur ein paar Beispiele, wie unterschiedlich die Anforderungen sein können:

China

Folgende Bestimmungen gelten für die Visumsbeschaffung in die Volksrepublik:

  • der originale Reisepass:
    • muss noch mindestens über die beantragte Visumdauer hinaus 3 Monate gültig sein (bei einem Jahresvisum noch 12 Monate, aber es ist i.d.R. kaum möglich, ein Jahresvisum zu bekommen)
    • muss zwei freie, gegenüberliegende Seiten enthalten
    • darf kein Visum für Taiwan enthalten (nicht gültig bei „Visa upon arrival“)
  • es muss ein biometrisches Passbild eingereicht werden (Innerhalb der letzten drei Monate vor einem weißem Hintergrund aufgenommen und auf hochwertigem Fotopapier ausgedruckt; Größe 35mm x 45mm; Frontalansicht des gesamten Kopfes mit dem Gesicht in der Mitte zentriert, neutraler Gesichtsausdruck (ohne Lächeln). Keine Kopfbedeckung (außer aus religiösen Gründen). Das Foto darf nicht an den Antrag geheftet werden und darf keine Spuren von Klebeband oder Heftklammern haben.)
  • man braucht ein Einladungsschreiben (Englisch oder Chinesisch) der Firma, die man besuchen möchte:
    •  Muss auf Geschäftspapier verfasst sein
    • Muss unterschrieben sein (mit Benennung der Position des Unterschreibenden)
    • Muss den Namen, Geschlecht, Geburtsdatum und Passnummer der eingeladenen Person enthalten
    • Muss den Reisezweck, den Besuchsort und das Ein- und Ausreisedatum angeben
    • Muss den allgemeinen Firmenstempel (keine Abteilungsstempel) lesbar tragen sowie Name, Telefonnummer und Adresse der einladenden Firma/Institution enthalten
    • Muss den Namen und die Telefonnummer einer Kontaktperson in China angeben
    • Muss die Übernahme der Reisekosten bestätigen
    • Muss die Anzahl der beantragten Einreisen enthalten, für mehrfache Einreise den Begriff „multiple entry“
    • Muss Angaben zur Geschäftsbeziehung zwischen dem eingeladenen und dem einladenden Unternehmen/Institution im Detail darlegen
    • Muss detailliert die auszuübende Tätigkeit des Antragstellers beschreiben
    • Muss an das zuständige Konsulat gerichtet sein

Je nach Kooperationsbereitschaft bei der Gegenseite kann das eine große Hürde sein, also unbedingt rechtzeitig besorgen! Das Schreiben muss 100 % mit dem Antrag übereinstimmen, z. B. in der Gültigkeitsdauer des Visums, der Reisedauer insgesamt und jeder einzelnen Reise, wenn man ein Visum für einen längeren Zeitraum möchte und der Anzahl der geplanten Einreisen in das Land (Achtung: Sonderzonen wie HongKong dabei beachten, auch das sind neue Aus- und Einreisen!).

  • man braucht ein Entsendeschreiben der eigenen Firma in Englisch oder Chinesisch mit den folgenden Angaben:
    • Name, Vorname, Geburtsdatum und Reisepassnummer des Reisenden
    • Adresse und Telefonnummer des Geschäftspartners enthalten
    • die Beziehung zu der einladenden Firma in China im Detail beschreiben (Lieferant, Kunde, Tochterfirma, Joint Venture etc.)
    • Reisezweck
    • Reisedaten für die 1. Einreise
    • die gewünschte Visumdauer
    • Muss die Übernahme der Reise- bzw. Aufenthaltskosten bestätigen
    • muss an die Adresse des zuständigen Konsulats gerichtet sein.
  • man muss eine Kopie der Reisepass-Seite mit den persönlichen Daten beifügen.
  • der ordentlich ausgefüllte Antrag darf keinerlei Korrekturen enthalten. Bei nachträglichen Änderungen muss man den ganzen Antrag neu ausfüllen (bzw. zumindest die Seite, die den Fehler enthielt)
  • um ein Jahresvisum zu bekommen, benötigt man auch ein offiziell in China erstelltes Schreiben der Behörden in Beijing mit Siegel und allem Drum und Dran. Ich habe es bisher noch nicht erlebt, dass es gelang, dieses Schreiben vom chinesischen Partner beschaffen zu lassen. Die Beantragung von 6-Monats-Visa war immer einfacher.

Indien

Folgende Bestimmungen gelten für die Visumsbeschaffung für Indien:

  • der Visumantrag muss
    • online ausgefüllt werden (z.B. auf https://indianvisaonline.gov.in/visa/)
    • nach Aktivierung innerhalb einer Frist von 30 Tagen übermittelt werden
    • auf der ersten Seite des Visumantrags im Feld „Signature“ und auf der zweiten Seite unterschrieben werden
    • bei nachträglichen Korrekturen oder Ergänzungen vollständig neu ausgefüllt werden
    • unter „Indian Mission“ den Ausstellungsort Germany-Frankfurt angeben
  • man braucht 2 gleiche Passbilder (Bedinungen wie oben)
  • der Originalpass muss:
    • bei Einreise ein Jahr gültig sein
    • zwei freie Seiten enthalten
    • ohne Passhülle oder Schutzcover eingereicht werden.
  • eine Kopie des gesamten Passes ist erforderlich
  • man braucht auch hier eine Einladung der Firma, die man besuchen möchte, in Englisch (gleiche Angaben wie oben)
  • auch hier braucht man ein Entsendeschreiben (gleiche Angaben wie oben)
  • Seit neuestem braucht man auch den Handelsregisterauszug (certificate of incorporation) des indischen Unternehmens in Kopie.

Auch hier gilt, dass alle Daten in allen Formularen und Schreiben übereinstimmen müssen. Übrigens: Antragsteller dürfen bei der Beantragung eines Visums nicht im Besitz eines noch gültigen Visums für Indien sein. Dies führt zur sofortigen Ablehnung des Antrages bzw. zur Einreisesperre nach Indien. Wurde ein Reisepass mit einem noch gültigen Visum vernichtet oder verloren, ist eine amtliche Erklärung der Polizei bzw. der ausstellenden Behörde erforderlich.

USA

Für die Visumsbeschaffung für die USA gilt die sog. US ESTA Genehmigung:

  • Ein US ESTA ist das Äquivalent zu einem Visum, es wird aber kein Sichtvermerk in Reisepass angebracht. US ESTA Genehmigungen können ausschliesslich mit einem gültigen Reisepass beantragt werden. Vorläufige Pässe, Kinderreisepässe oder –ausweise werden nicht akzeptiert.
  • Eine ESTA Genehmigung muss mindestens 72 Stunden vor Reiseantritt beantragt werden.
  • Eine ausgestellte ESTA Genehmigung ist zwei Jahre gültig bzw. solange der Reisepass gültig ist (je nachdem, welcher Zeitpunkt früher eintritt). Sie können mehrmals in die USA einreisen.
  • Man braucht ein Ticket für die Rück- oder Weiterreise auf einem Linienflug einer großen Fluggesellschaft, die für die ESTA Genehmigungen eingetragen ist.
  • Der Aufenthalt darf max. 90 Tage betragen.
  • Um eine ESTA-Genehmigung beantragen zu können, muss der Reisepass maschinenlesbar sein. Wurde der Reisepass am oder nach dem 26. Oktober 2005 ausgestellt, muss er über ein digitales Foto verfügen. Wurde der Reisepass am oder nach dem 26. Oktober 2006 ausgestellt, so muss er biometrisch sein

Checkliste für häufige Visa-Anträge

Wer häufig Visa beantragen muss, sollte sich eine Liste mit den notwendigen Angaben und Deadlines anlegen und diese regelmäßig im Auge behalten.

  1. Namen und Daten der Reisenden, inkl. Staatsangehörigkeit (für einige Länder müssen Ausländer, die in Deutschland leben, bei der Visabeantragung für ein Drittland wesentlich mehr Unterlagen vorlegen)
  2. Übersicht über die noch geltenden Visa
    1. Einreiseland
    2. Gültigkeitsdauer
    3. Anzahl der noch offenen Einreisen
  3. Reisepassdaten:
    1. Reisepassnummer und Ausstellungsort (wird für manche Anträge benötigt)
    2. Wie lange gilt der Reisepass noch? (am besten gleich im Kalender rechtzeitig vorher eine Erinnerung eintragen, dass der Pass erneuert werden muss)
    3. Wie viele Seiten sind noch im Pass frei?

Gibt es eventuell einen zweiten Reisepass? Dann auch die entsprechenden Daten vermerken (inkl. der bereits abgelaufenen Visa, um zu vermeiden, dass der Pass für das „falsche“ Visum genutzt wird)

 

Wenn ihr wissen wollt, wie ihr eine Reise optimal vorbereitet, empfehle ich einen Abstecher zum zweiten Artikel dieser Serie.

Hier erfahrt ihr mehr über das Sparpotential bei Langstreckenflügen.

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