Wenn einer eine Reise tut… Teil 2: Reisevorbereitung

Was muss man beachten, wenn man eine Geschäftsreise plant?

Kaum ein Thema beschäftigt uns Sekretärinnen so wie die Planung von Geschäftsreisen. Im ersten Teil dieser kleinen Serie habe ich mich mit dem Thema Visumsbeschaffung auseinander gesetzt. Aber das ist ja nur ein kleiner Teil der ganzen Arbeit, die rund um die Organisation von Geschäftsreisen anfällt. Im folgenden Artikel möchte ich euch ein paar Stichpunkte zum Thema Reisevorbereitungen geben.

Gut vorbereitet ist halb gewonnen

Wer viele Reisen zu buchen hat weiß, wie aufwendig das sein kann. Je nach Reiseziel und -dauer können die dazu gehörigen Vorbereitungen schon ganz schön zeit- und arbeitsintensiv sein. Aber trotzdem ist eine gute Vorbereitung das A und O. Nicht nur, weil man dann selbst guten Gewissens sagen kann, man hat einen guten Job gemacht – die Leute, für die wir die Reisen buchen verlassen sich ja auch auf uns und vertrauen darauf, dass wir an alles denken, damit sie sich auf das für sie Wesentliche konzentrieren können. Daher sollten man bei der Vorbereitung von Reisen große Sorgfalt walten lassen.

Checklisten – dein Freund und Helfer

Damit wir das Rad nicht jedesmal neu erfinden müssen, ist es hilfreich, sich eine Checkliste für alle Eventualitäten anzulegen:

  • Reiseziel, Ausweise, Führerschein, Devisen
    • Reisepass nötig? Wenn ja – rechtzeitig die Gültigkeit checken
    • Visum nötig? Wenn ja -vor Ort oder schon in Deutschland zu beantragen? Wenn vor der Reise beantragt werden muss: genug Zeit für den Antrag einplanen (Achtung: manchmal braucht man für ein Visum einen Reisepass, der zum Reisezeitpunkt noch z. B. 6 Monate gültig ist!)
    • braucht man einen internationalen Führerschein?
    • braucht man einen Stromadapter?
    • Gibt es Reisewarnungen vom Auswärtigen Amt?
    • Muss Geld getauscht werden?
    • Sind Impfungen nötig? (Je nach Zielland kann eine Reiseapotheke auch sinnvoll sein…)
    • Wie steht es mit der Akzeptanz von Visa, EC oder anderen Kreditkarten im Reiseland?
    • Roaminggebühren fallen in Europa bald ja weg, aber in anderen Ländern kann es vielleicht sinnvoll sein, vor Ort eine Prepaidkarte für das Handy zu kaufen.

Bei vielen und häufig reisenden Kollegen empfiehlt es sich, eine Liste mit allen persönlichen Daten anzulegen, dann hat man die Daten auch sofort zur Hand, um den Visumantrag auszufüllen oder den Kollegen rechtzeitig an die Beantragung eines neuen Reisepasses zu erinnern. Folgende Informationen sollte die Liste enthalten:

  • vollständiger Name
  • Reisepassnummer
  • Gültigkeit
  • Liste mit besuchten Ländern (mit Jahresangabe, kann für einen Visumantrag wichtig sein)
  • vorhandene Visa mit ihrer Gültigkeit und ggf. verbrauchten Einreisen
  • Reiseplanung
    • Flug / Zugticket buchen (auf Storno- und Gepäckbestimmungen achten)
    • Hotel buchen (garantierte Buchungen unter Angabe der Firmenkreditkarten sind hier sehr empfehlenswert, da die meisten Hotels bei einer Anreise nach 18 Uhr das Zimmer sonst wieder freigeben)
    • Bei Reisen mit dem Firmenwagen: braucht man eine Vignette? (gilt ggf. auch für Mietwagen…)
    • Braucht der Reisende einen Mietwagen? Wählt hier eine Station in der Nähe des Flughafens oder Bahnhofs (auf Öffnungszeiten achten).
    • Wenn kein Mietwagen gebraucht wird, wie kommt der Reisende dann vom Flughafen/Bahnhof zum Hotel?
      • Mietwagen? Dann Buchungsdetails aufschreiben.
      • Zug/U-bahn? Dann Verbindungsdetails (Zeiten, Linien, Stationen…) aufschreiben. Bei Bahnreisen: Ticket wenn möglich vorab online buchen.
      • wird der Gast vom Gastgeber abgeholt? Dann mit dem Gastgeber vereinbaren, wie er den Reisenden finden kann (Treffpunkt, Erkennungsschild o. ä.)
    • sind Versicherungen nötig? z. B.:
      • Reiserücktrittversicherung
      • Reiseabbruchversicherung
      • Gepäckversicherung
      • Auslandreisekrankenversicherung
      • Automobilclub (sollte auch im Ausland gelten)
      • Grüne Versicherungskarte
      • Schutzbrief
  • Terminvorbereitung
    • braucht der Reisende ein Gastgeschenk? Hier unbedingt auf die Einfuhrbestimmungen in dem Land und ggf. die Compliance-Vorschriften des Geschäftspartners achten!
    • Welche Unterlagen werden benötigt?
      • auch hier empfehle ich einen Blick in die Einfuhrbestimmungen des Ziellandes
      • muss umfangreicheres Material mitgenommen werden, kann man es auch vorab per Post z. B. an das Hotel schicken lassen
    • muss eine Präsentation gehalten werden: mit dem Gastgeber klären, welche Technik zur Verfügung steht.

Den Reisenden informieren

Eine gute Praxis ist es, dem Reisenden ein Handout  mit den wichtigsten Informationen zu geben, am besten in einer Dokumentenmappe, in der die einzelnen Blätter geschützt und geordnet und vor allem sofort griffbereit aufbewahrt werden können. Folgende Informationen braucht der Reisende:

  • Flugdaten jedes Fluges (Airline, Reisezeiten, an Online-Checkin erinnern, Gepäckbestimmungen mitteilen)
  • Zugtickets mit Reiseplan (Abfahrts- und Zielbahnhof; An-, Abfahrtszeiten, Gleise, Nummern der Sitzplatzreservierungen…)
  • Adresse und Buchungsbestätigung vom Hotel
  • Adresse des Geschäftspartners (mit Telefonnummer des Sekretariats und wenn vorhanden des Ansprechpartners selbst)
  • Informationen über Abholung durch den Gastgeber
  • Buchungsdetails des Mietwagens
  • Informationen zu den Versicherungen (Versicherungsnummern, Kontaktdaten…)
  • Notfallnummern (Deutsche Botschaft oder Konsulat, internationales Krankenhaus, Sperrung von Kreditkarten)

Auch in Zeiten des überall verfügbaren Internets empfiehlt es sich, die wichtigsten Wege vorab mit einem Routenplaner zu planen und als Ausdruck zu den Reiseunterlagen zu geben. Wer weiß, ob das Handy nicht gerade dann spinnt, wenn der Reisende es für die Routenplanung nutzen will…

Noch ein Tip: Wenn ihr Zugriff auf den Kalender eurer Kollegen oder Chefs habt, könnt ihr alles Reiseunterlagen als Termin über die ganze Reisedauer in ihre Kalender einstellen. Achtet darauf, dass ihr den Status auf „Frei“ setzt, damit der Termin nicht mit anderen Terminen kollidiert und das ggf. auch die Erinnerungsfunktion für Termine ausgeschaltet ist. In den Termin könnt ihr dann sämtliche nötigen Unterlagen als Datei hinzufügen, dann hat der Reisende alles elektronisch griffsbereit und er weiß bei lange im Voraus vorbereiteten Reisen, was schon erledigt ist. Auf ein schriftliches Handout solltet ihr trotzdem nicht verzichten – die Technik kann ja auch mal versagen.

Wie sind denn eure Erfahrungen mit diesem Thema? Was war das exotischste Land, für das ihr je eine Reise vorbereiten musstet? Was war die größte Herausforderung, der ihr euch bei der Vorbereitung einer Riese gegenüber saht?

3 Kommentare

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  2. Ilka

    Liebe Iris,
    leider bewegen wir uns da an der Grenze zwischen Praktikabilität und Datenschutz…
    Die Reisewarnungen des AA sind leider auch oft nicht so superaktuell (bzw. enorm vorsichtig formuliert), besser sind nach meiner Erfahrung die Infos von Kollegen/Geschäftspartnern vor Ort.
    Mir ist auch daran gelegen, mit dem Kollegen vorher zu sprechen – mancher kennt sich ja schon super aus, der andere muss die Prozedur beim Einchecken erklärt bekommen. Alles nicht schlimm, nur gut vorher zu klären.
    Viele Grüße
    Ilka

    Antworten
    1. Iris Hansen (Beitrag Autor)

      Liebe Ilka

      vielen Dank für deinen Kommentar. Aber warum hast du dabei Datenschutzrechtliche Bedenken? Wegen dem Vorschlag, persönliche Daten für die Visumbeschaffung zu speichern?
      Meines Wissens nach ist das Speichern von Daten intern (und ggf. Passwortgeschützt…) ok, solange ein berechtigter Grund vorliegt, wie hier z. B. die Beschaffung von Visa oder anderen nötigen Dokumenten. Ich lasse mich da gerne eines Besseren belehren, aber das ist, was mir ein Datenschutzbeauftragter mal erklärt hat.

      Viele Grüße
      Iris

      Antworten

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