So gelingt der Umstieg in ein digitales Büro

Digitales Büro: Effiziente Dokumentenverwaltung

Zugegeben, vieles hat sich schon verbessert. Längst wird nicht mehr jedes Dokument ausgedruckt – in den meisten Firmen zumindest. Dennoch ist in vielen Unternehmen ein digitales Büro noch Zukunftsmusik. Das muss nicht so sein. MS Office bietet viele gute Möglichkeiten, Dokumente digital zu verwalten. Ergänzt man das Angebot durch weitere intelligente, digitale Helferlein, ist der Umstieg nicht schwer. Euer digitales Büro ist dann nur noch wenige Mausklicks entfernt. Digitales Büro: Das Ende der Papierberge Wir selbst haben Einfluss darauf, wie hoch die Papierberge sind, mit denen wir uns herumschlagen. Es gibt heute viele nützliche Alternativen zum Ausdrucken von Dokumenten. Das spart Ressourcen und auch Platz, ganz zu schweigen von den…
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Für eine Assistenz ist die Kommunikation mit dem Chef oder der Chefin essentiel für die tägliche Arbeit.

Wie rede ich mit meinem Chef?

Kaum etwas ist so schwer wie die ganz alltägliche Kommunikation. Wie heißt es so schön: Kommunikation ist nicht das, was man sagt, sondern das, was beim anderen ankommt. Gerade im Verhältnis Chef-Assistenz kann hier schnell viel schief gehen. Besonders, aber nicht nur, wenn auch noch unterschiedliche Geschlechter aufeinander prallen. Kommunikation – der richtige Zeitpunkt ist entscheidend Wer will schon gern mit (für ihn!) unwichtigen Dingen genervt werden, wenn er grade den Kopf voller anderer Dinge hat? Vielleicht ist der angestrebte Business Deal in letzter Minute geplatzt, oder der eigene Vorgesetzte hat mal wieder irgendeinen (vermeintlichen…) Mist gebaut, oder das Kind ist krank oder oder oder. Es gibt zig Gründe, warum…
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Was muss man beachten, wenn man Geschäftsreisen plant?

Wenn einer eine Reise tut… Sparpotential bei Langstreckenreisen

Wer geschäftlich oft Langstreckenreisen zu absolvieren hat, kann ein Lied davon singen. Nach einer langen Reise in der Business Class gut erholt und fit zum Geschäftstermin zu kommen, ist oft ein Ding der Unmöglichkeit. Aus Kostengründen sparen viele Unternehmen nämlich hier am falschen Ende. Mit ein paar einfachen Tricks könnt ihr als Reiseplaner euch da behelfen, dem Unternehmen Geld sparen und den Reisenden fit an sein Ziel bringen.

Was muss man beachten, wenn man Geschäftsreisen plant?

Wenn einer eine Reise tut… Reisevorbereitung

Kaum ein Thema beschäftigt uns Sekretärinnen so wie die Planung von Geschäftsreisen. Im ersten Teil dieser kleinen Serie habe ich mich mit dem Thema Visumsbeschaffung auseinander gesetzt. Aber das ist ja nur ein kleiner Teil der ganzen Arbeit, die rund um die Organisation von Geschäftsreisen anfällt. Im folgenden Artikel möchte ich euch ein paar Stichpunkte zum Thema Reisevorbereitungen geben.

Was muss man beachten, wenn man Geschäftsreisen plant?

Wenn einer eine Reise tut… Visumsbeschaffung

Auf dem Arbeitsprogramm vieler Sekretärinnen und Assistentinnen steht häufig die Reiseplanung für den Chef oder auch die Kollegen. Für Reisen in über 70 Ländern weltweit geht damit auch die Visumsbeschaffung einher. Dabei gilt es vielerlei Dinge zu beachten und Stolpersteine zu umgehen. Allerdings steht manches davon auch nur zwischen den Zeilen. Alles nicht mehr so einfach – Visumsbeschaffung mit immer mehr Hindernissen Seit den Terroranschlägen 2001 haben viele Länder ihre Einreisebestimmungen drastisch verschärft. Ausserdem habe ich den persönlichen Eindruck, dass Länder sich gerne mit den Einreiseregeln gegenseitig überbieten. Z.B. hat China die Einreisebestimmungen zur Zeit der Olympiade dort unglaublich verkompliziert – kurze Zeit später zogen die Deutschen Behörden nach und…
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Excel Tastaturbefehle: Kurz und nützlich

Automatische Terminbearbeitung in Outlook 2016

Willkommen in der schönen neuen Technikwelt. KI halten ja immer mehr Einzug in der Arbeitswelt. Auch altbekannte Programme werden immer mehr mit KI-ähnlichen Funktionen “aufgehübscht”. So erkennt Outlook 2016 inzwischen automatisch Termine, die in einer Email erwähnt werden und trägt diese in den eigenen Kalender ein. Für Menschen, die nur ihre eigenen Kalender verwalten ist das sicher eine sehr praktische Funktion. Aber für uns Assistentinnen ist das leider eher ein Horror – wer will schon die ganzen Termine, die er oder sie im Namen von Kollegen oder Chefs ausmacht, im eigenen Kalender haben? Ich zum Beispiel buche viele Flüge, Züge und Hotels für meine Kollegen. Die Termine brauche ich natürlich…
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Auf dem bSb Office Day 2018 sprach Silke Nevermann über die Digitalisierung im Büro

Digitalisierung & Assistenz 4.0 – Wohin geht die Reise?

Im Rahmen der bSb Office Weeks hatte ich das große Vergnügen, den Office Day 2018 in der bSb Regionalgruppe Saar im Hotel Mercure Saarbrücken Süd zu organisieren. Es ging um ein spannendes Thema: Assistenz 4.0. Die Digitalisierung hat uns alle im Griff, ob wir wollen oder nicht. Auch die Berufswelt bleibt davon nicht verschont. Selbst unsere Bundeskanzlerin Angela Merkel sagte bei ihrer Eröffnungsrede der CeBIT im März 2017: „Wir haben aber auch Millionen von Menschen, die zum Teil noch nicht genau wissen, was sie erwartet und was alles Digitalisierung bedeutet. Ist das gut für meinen Arbeitsplatz oder ist das eine Gefahr für meinen Arbeitsplatz?“ So geht es auch vielen Office…
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Von Hand geschriebene Briefe folgen keiner DIN 5008

DIN 5008: Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe

Ihr wisst ja, in Deutschland ist alles genormt und geregelt. Das gilt natürlich auch für unseren Beruf. Heute will ich mich der Norm DIN 5008 und hier insbesondere den Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe widmen. Immer noch scheinen die aktuellen Regeln nicht in jedes Büro durchgedrungen zu sein. Sehr oft sehe ich noch an mich adressierte Briefe, die diese Regeln nicht beachten. Was ist die DIN 5008? Die DIN 5008 legt die Gestaltungsregeln und Schreibweisen für die Textverarbeitung fest. Sie ist schon ziemlich alt – die erste Version gab es bereits 1928! Seitdem wurde sie immer wieder überarbeitet. Die größten Änderungen gab es natürlich im Zuge der Einführung der PCs in den…
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Der Druck von Serienetiketten mit Word ist sehr einfach.

Serienetiketten in Word: Weihnachten kommt immer so plötzlich

Das kennen wir ja alle: Weihnachten kommt ja bekanntlich immer plötzlich und dann müssen die Weihnachtsgrüße verschickt werden. Da das je nach Umfang eine größere Aktion sein kann, will ich diesen Blogeintrag heute diesem Thema widmen. Auch hier hilft die praktische Funktion “Serienetiketten” in Word. Ich arbeite mit den gängigen Office-Produkten, daher beziehen sich die folgenden Tips auch auf diese Programme (Version 2010). Microsoft Word bietet uns da die praktische Möglichkeit der Serienetiketten (natürlich nicht nur um damit Weihnachtsgrüße zu versenden…). Man kann diese Option auch für Serienemails oder natürlich den klassischen Serienbrief nutzen, aber eben auch um die Adressen auf die Umschläge zu bekommen und vieles mehr. Richtig vorbereitet…
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