Excel Tastaturbefehle: Kurz und nützlich

Automatische Terminbearbeitung in Outlook 2016

Willkommen in der schönen neuen Technikwelt. KI halten ja immer mehr Einzug in der Arbeitswelt. Auch altbekannte Programme werden immer mehr mit KI-ähnlichen Funktionen “aufgehübscht”. So erkennt Outlook 2016 inzwischen automatisch Termine, die in einer Email erwähnt werden und trägt diese in den eigenen Kalender ein. Für Menschen, die nur ihre eigenen Kalender verwalten ist das sicher eine sehr praktische Funktion. Aber für uns Assistentinnen ist das leider eher ein Horror – wer will schon die ganzen Termine, die er oder sie im Namen von Kollegen oder Chefs ausmacht, im eigenen Kalender haben? Ich zum Beispiel buche viele Flüge, Züge und Hotels für meine Kollegen. Die Termine brauche ich natürlich…
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Digitalisierung & Assistenz 4.0 - Wohin geht die Reise?

Digitalisierung & Assistenz 4.0 – Wohin geht die Reise?

Im Rahmen der bSb Office Weeks hatte ich das große Vergnügen, den Office Day 2018 in der bSb Regionalgruppe Saar im Hotel Mercure Saarbrücken Süd zu organisieren. Es ging um ein spannendes Thema: Assistenz 4.0. Die Digitalisierung hat uns alle im Griff, ob wir wollen oder nicht. Auch die Berufswelt bleibt davon nicht verschont. Selbst unsere Bundeskanzlerin Angela Merkel sagte bei ihrer Eröffnungsrede der CeBIT im März 2017: „Wir haben aber auch Millionen von Menschen, die zum Teil noch nicht genau wissen, was sie erwartet und was alles Digitalisierung bedeutet. Ist das gut für meinen Arbeitsplatz oder ist das eine Gefahr für meinen Arbeitsplatz?“ So geht es auch vielen Office…
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DIN 5008: Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe

DIN 5008: Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe

Ihr wisst ja, in Deutschland ist alles genormt und geregelt. Das gilt natürlich auch für unseren Beruf. Heute will ich mich der Norm DIN 5008 und hier insbesondere den Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe widmen. Immer noch scheinen die aktuellen Regeln nicht in jedes Büro durchgedrungen zu sein. Sehr oft sehe ich noch an mich adressierte Briefe, die diese Regeln nicht beachten. Was ist die DIN 5008? Die DIN 5008 legt die Gestaltungsregeln und Schreibweisen für die Textverarbeitung fest. Sie ist schon ziemlich alt – die erste Version gab es bereits 1928! Seitdem wurde sie immer wieder überarbeitet. Die größten Änderungen gab es natürlich im Zuge der Einführung der PCs in den…
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Digitales Büro: Effiziente Dokumentenverwaltung

Digitales Büro: Effiziente Dokumentenverwaltung

Zugegeben, vieles hat sich schon verbessert. Längst wird nicht mehr jedes Dokument ausgedruckt – in den meisten Firmen zumindest. Dennoch ist in vielen Unternehmen ein digitales Büro noch Zukunftsmusik. Das muss nicht so sein. MS Office bietet viele gute Möglichkeiten, Dokumente digital zu verwalten. Ergänzt man das Angebot durch weitere intelligente, digitale Helferlein, ist der Umstieg nicht schwer. Euer digitales Büro ist dann nur noch wenige Mausklicks entfernt. Digitales Büro: Das Ende der Papierberge Wir selbst haben Einfluss darauf, wie hoch die Papierberge sind, mit denen wir uns herumschlagen. Es gibt heute viele nützliche Alternativen zum Ausdrucken von Dokumenten. Das spart Ressourcen und auch Platz, ganz zu schweigen von den…
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Serienetiketten in Word: Weihnachten kommt immer so plötzlich

Serienetiketten in Word: Weihnachten kommt immer so plötzlich

Das kennen wir ja alle: Weihnachten kommt ja bekanntlich immer plötzlich und dann müssen die Weihnachtsgrüße verschickt werden. Da das je nach Umfang eine größere Aktion sein kann, will ich diesen Blogeintrag heute diesem Thema widmen. Auch hier hilft die praktische Funktion “Serienetiketten” in Word. Ich arbeite mit den gängigen Office-Produkten, daher beziehen sich die folgenden Tips auch auf diese Programme (Version 2010). Microsoft Word bietet uns da die praktische Möglichkeit der Serienetiketten (natürlich nicht nur um damit Weihnachtsgrüße zu versenden…). Man kann diese Option auch für Serienemails oder natürlich den klassischen Serienbrief nutzen, aber eben auch um die Adressen auf die Umschläge zu bekommen und vieles mehr. Richtig vorbereitet…
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bSb Office Forum 2017: "Ausgelernt" gibt's nicht mehr

bSb Office Forum 2017: “Ausgelernt” gibt’s nicht mehr

Das bSb Office Forum 2017 des Bundesverbands Sekretariat und Büromanagement war auch in diesem Jahr wieder eine mehr als lohnende Veranstaltung. Gute Keynote-Speaker, Workshops von Office Professionals für Office Professionals und interessante Aussteller ergaben einen spannenden und lehrreichen Tag.

Link, Link, Link - Nützliches aus dem Internet

Link, Link, Link – Nützliches aus dem Internet

Hier möchte ich eine hoffentlich ständig wachsende Sammlung von Links unter der Kategorie “Nützliches aus dem Internet” anlegen, die uns Office Managern das Leben und die Arbeit leichter machen. Vorschläge und Tips sind wie immer gerne willkommen!

Das Jahresgespräch - des einen Freud, des anderen Leid

Das Jahresgespräch – des einen Freud, des anderen Leid

Das Jahr geht inzwischen mit großen Schritten dem Ende zu – für viele von uns heißt das nicht nur, sich mental schon mal mit den Tätigkeiten zu beschäftigen, die den Jahreswechsel prägen, sondern auch sich auf das Jahresgespräch mit dem Chef vorzubereiten. Manche werden jetzt aber auch sagen: Jahresgespräche? Gibt’s bei uns nicht. Brauchen wir auch nicht. Oder vielleicht sogar: Will ich nicht, ich hab Angst davor. Doch diese Jahresgespräche sind wichtig – nur werden sie oft nicht richtig vor- und nachbereitet. Daher möchte ich euch heute ein paar Gedanken dazu mit auf den Weg geben.

Adressetiketten: Keine überflüssigen Leerräume beim Seriendruck

Passend zu meinem Beitrag zum Thema Serienetiketten, in dem ich euch etwas darüber erzähle, wie ihr eure Outlook-Kontakte in Adressetiketten für den Seriendruck in Word umwandeln könnt, kommt hier noch ein kleiner Format-Tipp dazu, mit dem ihr beim Drucken von Adressetiketten unnötige Leerräume vermeiden könnt. Oft sind ja nicht alle Datensätze gleich lang oder haben die gleichen Informationen. So hat ja z. B. nicht jeder Adressat einen akademischen Titel. Wenn man aber das entsprechende Seriendruckfeld in sein Adressetikett einfügt, aber die dazugehörige Zelle in Excel leer ist, erscheint an der Stelle auf dem Adressetikett später beim Drucken ein unerwünschtes Leerzeichen. Das könnt ihr mit ein wenig Mühe aber beheben: Wie…
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