Die größten Stressfaktoren bei der Arbeit

Stress lass nach...

Ständig quatschende Kollegen, und Kaffee hat auch keiner gekauft? Weit gefehlt – die größten Ärgernisse im Büro sind ganz andere.

Alles, was einen bei der Arbeit blockiert, stresst auch, so ist zumindest meine Erfahrung. Situationen im Job, die man in letzter Zeit als stressig empfunden hat, fallen wahrscheinlich jedem ein und die Liste könnte jeder individuell für seinen Job wahrscheinlich ewig fortsetzen. Aber welche Dinge stressen einen im Job am stärksten? „Wrike“, ein Unternehmen für Projektmanagement-Software, hat kürzlich den „Work Management Report 2015“ veröffentlicht, für den die Firma ca. 1500 Mitarbeiter aus unterschiedlichen Branchen befragt hat. Der Studie zufolge sind das die größten Stressfaktoren bei der Arbeit:

1. Fehlende Informationen

Das kennt sicher jeder: man soll eine Aufgabe übernehmen – aber es fehlen wichtige Informationen, um das Projekt zu beginnen oder weiter voranzukommen. Genau das ist der Stressfaktor Nr. 1, wie die „Wrike“-Studie herausfand. Laut Wrike ist die Lösung natürlich einfach: Ihre Software benutzen :)

Grundsätzlich gilt: Egal mit welchen Mitteln, wenn bei der Arbeit an einem Projekt immer und für jeden nachvollziehbar ist, warum es an einer Stelle hakt, und wer dafür verantwortlich ist, das zu beheben, dann funktioniert die Kommunikation besser und es kann effektiver gearbeitet werden. Egal ob man in der Rolle des “Informationsgebers” oder “Informationsempfängers” ist, sind klare Aussagen das A und O. Auch als “Empfänger” schadet es z. B. nicht, so lange nachzufragen, bis wirklich alles klar ist. Im Zweifelsfall lieber ein paar Stichpunkte notieren und am Ende des Gesprächs nochmal kurz zusammen fassen und das OK des Gesprächspartners einholen.

2. Prioritäten richtig setzen

Die To-do-Liste ist ohnehin schon ewig lang, dann bittet die Kollegin, “mal eben kurz” und möglichst sofort über eine wichtige Präsentation drüberzulesen, gleichzeitig gibt es ein Meeting vorzubereiten und den neuen Praktikanten einzuarbeiten, damit der möglichst schnell Aufgaben übernehmen kann, ausserdem spinnt der Drucker und keiner fühlt sich dafür zuständig…Gerade wir Officemanager gehören mit zu den Angestellten mit den meisten unterschiedlichen Aufgaben, egal in welchem Unternehmen man arbeitet. Einerseits macht das unseren Job ja auch irgendwo spannend, aber oft ist es schwer, die Prioritäten richtig zu setzen – und diese dann auch gegen Andere zu verteidigen!

Auch wenn man uns Frauen ja die Fähigkeit zum Multitasking nachsagt, ist nur eine Vorgehensweise wirklich sinnvoll: Die Aufgaben von ,am wichtigsten’ bis ,nicht so wichtig’ der Reihe nach abarbeiten – und nicht gleichzeitig an verschiedenen Baustellen arbeiten. Denn Multitasking führt nicht dazu, dass wir Dinge schneller erledigen – im Gegenteil, und oft schleichen sich dann auch noch Fehler aus mangelnder Aufmerksamkeit ein. Natürlich kommt es immer wieder vor, dass besonders Chefs die Prioritäten mit neuen Aufgaben über den Haufen werfen. Dabei gilt: Zieht euch den Schuh nicht an, über die neuen Prioritäten zu entscheiden. Oft wissen Chefs gar nicht so genau, was wir alles den ganzen Tag treiben (von ihnen selbst am Vortag übergebene Aufgaben eingeschlossen). Wenn der Chef also mit einer neuen Aufgabe kommt, klärt kurz mit ihm/ihr ab, was von den offenen To-Dos ihr nun denn liegen lassen könnt für die neue Aufgabe.

3. Unrealistische Projektziele

Die Chefin drückt einem mal eben ein neues Projekt aufs Auge, mit dem ermunternden Hinweis, in zwei Wochen ist Antragsabgabe? Dabei ist die Liste der offenen Aufgaben noch gefüllt für die nächsten 2 Monate? Unrealistische Zielsetzungen sind oft das Ergebnis mangelnder Kommunikation (wie schon oben erwähnt besonders häufig ein Chefproblem…) Das bedeutet: offen mit Kollegen und Vorgesetzten kommunizieren, wenn man Deadlines nicht einhalten kann und mehr Zeit für Aufgaben braucht, anstatt ungehört und verzweifelt im Hamsterrad zu rennen, um es irgendwie doch noch zu schaffen. Ihr tut euch und der Firma am Ende keinen Gefallen und ein Burnout ist kein guter Preis für das Gefühl der Bestätigung, dass manche Mitarbeiter aus dem Gedanken ziehen, scheinbar unersetzlich zu sein und alles allein zu schaffen.

4. Sich ständig ändernde Deadlines

In beide Richtungen frustrierend: Der Abgabetermin für eine wichtige Präsentation wird vom Teamleiter plötzlich zwei Tage vorverlegt, und man selbst legt mal wieder eine Nachtschicht ein, um es irgendwie noch zu schaffen. Genauso sauer reagiert man in der Regel, wenn es andersrum läuft: Da geht man auf dem Zahnfleisch, weil man den Abgabetermin unbedingt einhalten wollte, um dann in einer legeren Mail mitgeteilt zu bekommen, dass man doch noch bis nächste Woche Zeit hat. Mal ganz ehrlich: warum regt man sich darüber eigentlich noch auf? Im Zeitalter der schnellen Kommunikation und Flexibilität ändern sich Realitäten viel schneller als früher. Informationen stehen schnell bereit und werden noch schneller aktualisiert, Anforderungen (z. B. von Kunden) ändern sich mindestens ebenso schnell… Es ist nunmal heute so. Ob man das gut findet oder nicht… Man kann also vermeiden, sich von ständigen Terminverschiebungen frustrieren zu lassen: man arrangiert sich damit.

5. Fehlende Führung

Ein Klassiker: Die Vorgesetzten machen keine Ansagen, lavieren herum, lassen ihr Team in der Luft hängen; das frustriert natürlich alle. Auch den Chef, irgendwo. Letztens habe ich jemanden sagen hören “Man wird doch nicht als Chef geboren.” Stimmt. Chefs sind auch nur Menschen, und vielleicht auch mal überfordert oder entscheidungsträge, ganz genau wie wir selbst. Auch hier gilt, dass Kommunikation das wichtigste Mittel ist, um Unklarheiten zu beseitigen; also um ein Gespräch bitten und gut vorbereitet und respektvoll zum Ausdruck bringen, in welchem Bereich man klare Ansagen vermisst. Vielleicht hilft das dem Chef ja auch dabei, “Chef” zu sein.

6. Unklare Zuständigkeiten

Gleichauf mit dem Punkt “Fehlende Führung” rangiert laut der Studie das Problem der unklaren Zuständigkeiten. Gerne gesehen sind da auch die Kollegen, die immer sagen “Dafür bin ich nicht zuständig…” wenn die Hütte mal wieder brennt. Kommunikation ist auch hier wieder der Schlüssel, denn vielleicht sieht der Chef das gar nicht. Am Besten ist, wenn die Zuständigkeiten, Aufgabenverteilungen, Verantwortlichkeiten und auch die Vertretungsregelung schriftlich festgehalten werden, z. B. in einer Stellenbeschreibung. Das geht natürlich auch Abteilungsweit.

4 Kommentare

  1. Andreas

    Vieles ist auf den Faktor Zeit zurückzuführen.
    – Fehlende Zeit, weil die Konkurrenz schneller ist
    – Falsch gesparte Zeit, weil zuwenig kommuniziert, geklärt wurde
    – Knapp kalkulierte Zeit, um einen Preis zu unterbieten
    – Zu wenig Zusatzzeit, um bessere Qualität zu produzieren

    Mit ausreichend Zeit wurden Pyramiden und Dome gebaut, die Jahrtausende hielten. Mit zuwenig Zeit wurden mit Hilfe von Hochtechnologie Brücken, Häuser gebaut, die nach fünfzig Jahren baufällig sind.

    Antworten
    1. Iris Hansen (Beitrag Autor)

      Das ist ein sehr guter Vergleich, Andreas.
      Zeit ist in unseren Tagen ein echt knappes Gut geworden. Viele vergessen dabei aber, dass es manchmal sinnvoller ist, etwas mehr Zeit zu investieren, damit dann anschließend nicht durch Fehlerkorrektur o. ä. noch mehr Zeit vergeudet wird.

      Antworten
  2. Alexandra Broeren

    Ja, Ja, Ja.

    Keine sauber definierten Ziele, unklare Verantwortlichkeiten/Zuständigkeiten und vielerorts Mitarbeiter die was den Informationsfluss betrifft im Regen stehen. Fehlende /falsche Rückmeldung würde ich noch dazustellen.

    BTW: “Man wird nicht als Chef geboren” – dafür gibt es Seminare und Weiterbildung. Sogar um die Ecke und erschwinglich – man schaue mal bei IHK oder HWK ins Programm. Sogar am Wochenende, da braucht man keinen Tag zu fehlen!

    Antworten
    1. Iris Hansen (Beitrag Autor)

      Das ist wohl wahr. Ich wollte aber auch mal eine Lanze für die Chefs und Chefinnen dieser Welt brechen ;)

      Antworten

Schreiben Sie einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.