Digitalisierung & Assistenz 4.0 – Wohin geht die Reise?

Auf dem bSb Office Day 2018 sprach Silke Nevermann über die Digitalisierung im Büro

Im Rahmen der bSb Office Weeks hatte ich das große Vergnügen, den Office Day 2018 in der bSb Regionalgruppe Saar im Hotel Mercure Saarbrücken Süd zu organisieren. Es ging um ein spannendes Thema: Assistenz 4.0. Die Digitalisierung hat uns alle im Griff, ob wir wollen oder nicht. Auch die Berufswelt bleibt davon nicht verschont.

Selbst unsere Bundeskanzlerin Angela Merkel sagte bei ihrer Eröffnungsrede der CeBIT im März 2017:

„Wir haben aber auch Millionen von Menschen, die zum Teil noch nicht genau wissen, was sie erwartet und was alles Digitalisierung bedeutet. Ist das gut für meinen Arbeitsplatz oder ist das eine Gefahr für meinen Arbeitsplatz?“

So geht es auch vielen Office Professionals. Besonders ältere Kolleginnen, die sich dem technologischen Wandel nicht mehr gewachsen fühlen, haben Angst davor, ihre Stelle zu verlieren, wenn Alexa, Siri und Co. Einzug halten in die Büros der Zukunft.

Der bSb Office Day 2018 zum Thema Digitalisierung im Büro war gut besucht.

Blick ins Publikum und zu den Ausstellern des bSb Office Day 2018 in Saarbrücken

Zukunftsangst dank Digitalisierung – muss das sein?

Mit dem Office Day haben wir versucht, einen Überblick über den Stand der Dinge und die Entwicklung der Industrialisierung 4.0 zu bekommen, aber auch Antworten auf die wichtigen Fragen nach der Zukunft zu finden.

Zum Glück war es uns gelungen, eine Rednerin für diesen Abend zu engagieren, die nicht nur viel Wissen rund um die Digitalisierung mitbrachte, sondern auch selbst lange Jahre als Büroleiterin gearbeitet hat: Silke Nevermann, Gründerin der Firma Office Concepts in Hamburg. Ihren Vortrag fand ich so gelungen, dass ich sie bat, mir ein Interview für diesen Blog zu geben:

Digitalisierung und Industrie 4.0 sind inzwischen aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken. Dieses 4.0 verfolgt uns irgendwie überall. Jeder spricht darüber, aber ich glaube, dass viele Leute gar nicht wissen, was das genau bedeutet. Kannst du mal kurz erklären, woher das kommt und was das heißt?

Der Begriff ‚Industrie 4.0’ wurde bereits im Jahr 2011 anlässlich der Hannover Messe geprägt und steht für die 4. Welle der industriellen Revolution. Nach Dampf- und Wasserkraft (Ende 18. Jhd), der Elektrifizierung, die die Fließbandarbeit revolutionierte (Ende 19. Jhd), und der Automatisierung durch Elektronik und Informationstechnologie (1970er Jahre), steht die vierte Welle vor allem für Digitalisierung und Vernetzung. Alles und jeder kann heute zu jeder Zeit von jedem Ort aus miteinander vernetzt kommunizieren: Kollegen, Kunden, Firmen, Fabriken, Maschinen, Produkte. Es werden dabei Unmengen von Daten produziert, die selbst schon wieder einen Wert darstellen, wenn man sie auswertet. Wie schon bei den vorherigen einschneidenden Veränderungen, wandelt sich durch die neuen Möglichkeiten u.a. unsere Arbeit grundlegend.

Daraus resultiert der Begriff ‚Arbeit 4.0’, den das BMAS im Weißbuch der Arbeit zum Beispiel so interpretiert: „Arbeit 4.0 ist ein Kürzel für die gesamten Veränderungen in der Arbeitswelt und ihre Folgen für die Gesellschaft.“

Wie, glaubst du, beeinflusst diese Entwicklung unsere Arbeitswelt, ganz im Allgemeinen?

Vernetzung entgrenzt unsere Arbeit. Wir sind heute überall und jederzeit erreichbar und haben unsere Informationen und Daten zu jedem Zeitpunkt überall verfügbar. Das hat eine hohe Informationsgeschwindigkeit und –dichte zur Folge, mit wir lernen müssen umzugehen. Das bedeutet viele Herausforderungen, zum Beispiel, wenn sich Arbeit und Privatleben immer mehr vermischen. Diese Entwicklung birgt aber auch viele positive Aspekte, wenn man zum Beispiel nicht mehr von 8 – 17 h am Arbeitsplatz sitzen muss, sondern seine Aufgaben auch an anderen Orten erledigen kann. Neben der eigenen Neuorganisation ist dafür u.a. eine neue Art der Führung notwendig und das wiederum bedeutet eine zusätzliche Herausforderung für alle Führungskräfte. Es ist also viel im Umschwung.

Besonders im Bereich der Technik hat sich ja sehr viel getan. Gibt es für den Beruf im Büro spezielle Entwicklungen?

In erster Linie würde ich da an die technischen Möglichkeiten zur virtuellen Zusammenarbeit denken. Egal ob man mit den oft bereits im Gesamtpaket der Hersteller enthaltenen Kollaborationstools gleichzeitig im Team Themen bearbeitet oder sich im virtuellen Konferenzraum trifft.

Ist die Arbeit im Sekretariat dadurch leichter geworden?

Die Arbeit im Office Management kann durch diese Entwicklung meines Erachtens reichhaltiger werden. Die besondere Herausforderung besteht darin, dass organisatorische Routineaufgaben zunehmend von Algorithmen übernommen werden können. Die Chance besteht darin, die so freiwerdenden Ressourcen sinnvoll zu nutzen, in dem man mit offenen Augen die neuen technischen Möglichkeiten betrachtet und für sich, den/die Vorgesetzte oder das Unternehmen neue Ideen entwickelt. Das kann z.B. im virtuellen Meeting die Rolle der Moderation sein, die zunehmend an Relevanz gewinnt, wenn Menschen sich nicht mehr am Besprechungstisch gegenübersitzen. Oder aber auch eine ganz neue Aufgabe, wie z.B. die Redaktion interner Fortbildungswebinare zu Organisationsthemen… Dabei fallen einem die neuen Aufgaben nicht in den Schoß, man muss sie sich selbst schaffen. Wichtig ist dabei der Gedanke, dass man damit letztendlich auch die/den Vorgesetzten bei seiner neuen Zusatzaufgabe „Innovation“ unterstützt, die bislang nicht unbedingt in seiner Job Description stand, heute aber ganz selbstverständlich gefordert wird.

Im privaten Bereich sind virtuelle Assistenten wie Alexa, Siri und Co. auf dem Vormarsch. Bald wird es auch eine “Alexa for Business” geben, die viele Routineaufgaben einer Sekretärin übernehmen kann, wie Reisebuchungen, Terminplanung, virtuelle Konferenzen und so weiter. Viele sagen, dass auf Dauer diese künstlichen Intelligenzen Arbeitsplätze vernichten werden. Ist diese Bedrohung real? Was können wir dagegen tun?

Das ist nicht einfach zu beantworten. Natürlich verändert der digitale Wandel die Arbeit, und damit auch Berufsbilder. Daraus entstehen aber auch neue Berufsbilder wie z.B. Chief Data Officer oder SEO-Spezialist. Diese Berufe gab es vor 10 Jahren noch nicht. Unsere Aufgabe ist es, flexibel und mit offenem Blick mit der Zeit zu gehen und die eigenen Stärken und Fähigkeiten mit den neuen Möglichkeiten bestmöglich zu vereinen. Das gelingt am besten mit eigener Flexibilität, positivem Gestaltungswillen und vor allem mit ständiger Lernbereitschaft. Es lohnt sich auf jeden Fall, diese Entwicklung aktiv mitzugestalten und neue Ideen zu entwickeln. Nicht mitzumachen ist auf jeden Fall keine Option, bei der man gewinnt.

Fazit: Niemand muss Angst vor der Digitalisierung haben

Mein persönliches Fazit dieses spannenden Abends ist und bleibt: Wer sich gut vorbereitet und sein Wissen aktuell hält, der braucht vor der Digitalisierung keine Angst zu  haben. Gerade für uns Office Professionals bietet sie mehr Chancen als Risiken – wenn wir mutig genug sind, sie zu ergreifen und gelegentlich auch einmal um die Ecke zu denken. Die Technik wird sich weiter entwickeln, doch mit ihr Schritt zu halten, ist kein Hexenwerk. Alles, was es braucht, ist der Mut und eine gesunde Neugier auf das, was da kommt im Büro der Zukunft.

Wie sieht es bei euch aus? Nutzt ihr schon die neuen digitalen Möglichkeiten, oder habt ihr da noch einen längeren Weg vor euch? Schreibt mir eure Geschichte und Erfahrung in die Kommentare – ich freue mich darauf, mit euch zu diskutieren.


Silke Nevermann ist Expertin für Digitalisierung im Büro

Silke Nevermann

Silke Nevermann gründete 2015 ihr Unternehmen Office Concepts, ist ausgebildete Lean Office Masterin und Digital Transformation Managerin und verfügt über mehr als 20 Jahre Berufserfahrung als Büroleitung in den Top-Führungsetagen internationaler Konzerne in Deutschland und in der Schweiz.

Seit 2015 unterstützt sie Unternehmen jeder Größenordnung, mit effizienten und modernen Strukturen im Büro mehr Zeit für das eigentliche Geschäft zu gewinnen.

Als Expertin für das Arbeiten in der Zukunft nimmt sie regelmäßig an Expertenrunden teil, moderiert Kongresse und Veranstaltungen und gibt Trainings und Impulsvorträge zu allen Themen rund um unser zünftiges Arbeiten, Effizienz im Büro und modernes Zeitmanagement.

Silke Nevermann
Overbeckstr. 2
22085 Hamburg
+49 40 30068338
+49 174 7106099

nevermann@office-concepts.hamburg

www.office-concepts.hamburg

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