DIN 5008: Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe

Von Hand geschriebene Briefe folgen keiner DIN 5008

Ihr wisst ja, in Deutschland ist alles genormt und geregelt. Das gilt natürlich auch für unseren Beruf. Heute will ich mich der Norm DIN 5008 und hier insbesondere den Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe widmen. Immer noch scheinen die aktuellen Regeln nicht in jedes Büro durchgedrungen zu sein. Sehr oft sehe ich noch an mich adressierte Briefe, die diese Regeln nicht beachten.

Was ist die DIN 5008?

Die DIN 5008 legt die Gestaltungsregeln und Schreibweisen für die Textverarbeitung fest. Sie ist schon ziemlich alt – die erste Version gab es bereits 1928! Seitdem wurde sie immer wieder überarbeitet. Die größten Änderungen gab es natürlich im Zuge der Einführung der PCs in den deutschen Büros. Die jüngste Neufassung ist für dieses Jahr in geplant.

Nach DIN 5008 werden Geschäftsbriefe in zwei Typen unterteilt, nämlich in Typ A und Typ B. Der wesentliche Unterschied zwischen Typ A und Typ B ist die Höhe für den Briefkopf bzw. das Logo/Firmenlogo. Beim Typ A ist die Höhe geringer und der gesamte restliche Inhalt wird nach oben verschoben.

Wie erstelle ich Geschäftsbriefe gemäß DIN 5008?

Im Folgenden will ich für euch kurz die wichtigsten Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe zusammenfassen.

Das augenfälligste Merkmal eines Geschäftsbriefes ist die Anschrift des Empfängers. Besonders hier sehe ich immer wieder viele falsch adressierte Briefe.

Das Adressfeld eines Geschäftsbriefes laut DIN 5008

Die DIN 5008 regelt die Position, Größe und Aufteilung des Adressfeldes

So sieht laut DIN 5008 ein Adressfeld aus.

Das Feld für die Adresse (das, was man später im Fenster eines Briefumschlags sehen kann), hat soll bei DIN A4 Briefen 7 Zeilen vom oberen und 2,5 cm vom linken Rand des Dokuments an beginnen. Das Feld selbst umfasst 9 Zeilen auf einer Fläche von 40 x 85 mm. Dazu kann noch die Absender-Adresse oberhalb der Empfängeranschrift eingefügt werden. Dafür gibt die DIN aber nur 5 mm Platz, d. h. die Absender-Adresse muss in einer recht kleinen Schriftart geschrieben werden, damit sie von der Empfänger-Adresse klar unterschieden werden kann und nicht zu viel Platz einnimmt.

Aufteilung des Adressfelds

Die 9 Zeilen des Adressfelds teilen sich auf in maximal 3 Zeilen (12,7 mm) für postalische Zusätze und Vermerke (die sog. ZVZ (Zusatz- und Vermerkzone)) und maximal 6 Zeilen für die eigentliche Anschrift (AZ). In der ZVZ werden die Zeilen von unten nach oben gezählt. Alle Zusätze stehen unmittelbar über der Empfängeradresse, die grundsätzlich in der 4. Zeile beginnt. Die Adresse wird linksbündig, in gleicher Schriftart und Schriftgröße geschrieben. Die Schrift sollte dunkel auf einfarbigem, hellem Untergrund stehen und keine Umrahmungen oder Hervorhebungen haben.

WICHTIG! Das gesamte Adressfeld soll ohne Leerzeilen gestaltet werden: Es entfällt sowohl die früher übliche Leerzeile zwischen der Straßen- und Ortsangabe als auch die Leerzeile zwischen Zusatz- und Vermerkzone und Anschrift.

Die früher üblichen Leerzeilen hat die Kommission, die für die DIN 5008 zuständig ist, schon im Jahre 2004 abgeschafft. Trotzdem hält sich diese Gestaltungsweise bis heute sehr hartnäckig.

So schreibt man ein Adressfeld DIN 5008 gerecht.

Ein Gestaltungsbeispiel für ein Adressfeld laut DIN 5008

Besonderheiten bei Auslandsanschriften

Bei Auslandsanschriften werden laut DIN 5008 Bestimmungsort und -land in GROSSBUCHSTABEN geschrieben, wobei der Ort in der Sprache des Bestimmungslandes angegeben sein sollte (also BRUXELLES statt Brüssel, FIRENZE statt Florenz), das Bestimmungsland hingegen in Deutsch. Soll zusätzlich zum Bestimmungsort ein Ortsteil angegeben werden, wird dieser über der Straße eingeschoben.

WICHTIG! Das früher übliche Länderkürzel, das man der Postleitzahl vorangestellt hat, gibt es heute nicht mehr!

Also ist diese Schreibweise falsch:  F-12345 Paris

Richtig ist:
12345 PARIS
FRANKREICH

Exkurs: Adressieren an Packstationen

Besonders im privaten Bereich kann es vorkommen, dass ihr eine Sendung an eine Packstation schicken wollt. Auch dafür gibt es eine Lösung in der DIN 5008. Die Adressierung sieht in dem Fall so aus:

Auch an Packstationen kann man Briefe versenden. Laut DIN 5008 steht die Postnummer des Empfängers unter dem Namen, darunter die Nummer die Packstation und zum Schluss die PLZ und der Ort.

So sieht laut DIN 5008 eine an eine Packstation gerichtete Adresse aus.

Veraltet: Bezugszeichenzeile

Nach der Adresse war es früher üblich, eine sog. Bezugszeichenzeile einzufügen. Bezugszeichen sind Angaben zum Absender, zum vorhergegangenen Schriftverkehr, das Datum etc.

Angaben zum Absender und zum vorhergehenden Briefwechsel schrieb man früher in eine sogenannte Bezugszeichenzeile.

Die früher übliche Bezugszeichenzeile ist laut DIN 5008 heute veraltet.

Ich persönlich finde das heute veraltet und sehe es auch noch kaum in Briefen, außer vielleicht von Behörden. Selbst die DIN 5008 denkt so, denn obwohl es auch laut DIN-Norm immer noch möglich ist, eine Bezugszeichenzeile zu schreiben, empfiehlt die DIN-Kommission inzwischen die Verwendung eines Informationsblocks. Ein solcher Block ist nicht nur übersichtlicher, man kann darin auch mehr Informationen unterbringen

Besser: Informationsblock – auch empfohlen von der DIN 5008

Der Informationsblock steht rechts neben der Anschrift des Empfängers. Er beginnt bei 125 mm von der linken Blattkante und reicht bis maximal 10 mm von der rechten Blattkante. Sein Abstand von der oberen Blattkante beträgt 32 mm (Form A) 50 mm (Form B). Zwischen dem Informationsblock und der folgenden Betreffzeile stehen mindestens zwei Zeilen.

Laut DIN 5008 enthält ein Standardinformationsblock folgende Angaben:

Ihr Zeichen:
Ihre Nachricht vom:
Unser Zeichen:
Unsere Nachricht vom:

Name:
Telefon:
Telefax:
E-Mail:

Datum:

Die Reihenfolge ist so in der DIN 5008 festgelegt, ebenso die beiden Leerzeilen vor „Name“ und „Datum“. Die Schrift sollte die gleiche sein wie im restlichen Brief. Auf den Gebrauch von Hervorhebungen solltet ihr hier verzichten. Die Angaben selbst werden direkt hinter die Leitwörter geschrieben.

Der gestaltete Informationsblock

Seit April 2011 bietet die DIN 5008 auch die Möglichkeit, vom Standardinformationsblock abzuweichen und einen sogenannten “gestalteten Informationsblock” zu verwenden. Die Norm erlaubt es also, einzelne Wörter zu verändern, wegzulassen oder andere Begriffe zu ergänzen, wie z. B. „Rechnungsnummer“ oder „bei Überweisung bitte angeben:“. Auch hier solltet ihr die Leitwörter durch Leerzeilen sinnvoll unterteilen.

Beim gestalteten Informationsblock stehen die Angaben nicht unmittelbar hinter den Leitwörtern, sondern sind mit mindestens einem Leerschritt Abstand an einer eigenen Fluchtlinie ausgerichtet, die sich am längsten Leitwort orientiert. Auch hier bitte die Schriftart und -größe verwenden, die ihr auch im restlichen Brief verwendet. Wenn ihr jedoch bei einzelnen Angaben feststellt, dass der Platz nicht ausreicht (etwa bei einer E-Mail-Adresse), dann könnt ihr die Schriftgröße reduzieren, bis auf 8 pt.

So schreibt ihr das Datum richtig

Mit der letzten Überarbeitung der DIN 5008 stärkt sie die Verwendung der internationalen Datumsschreibweise Jahr-Monat-Tag. Also 2018-01-28 für 28. Januar. Die Jahreszahl soll immer vierstellig geschrieben werden. Also ist diese Schreibweise falsch: 18-01-28.

Außer der internationalen Schreibweise erlaubt die DIN auch diese:

  • 28.01.2018 – sofern keine Missverständnisse entstehen
  • 28. Januar 2018 – einstellige Tagangaben enthalten keine Null vorweg

Außerhalb des Fließtextes könnt ihr den Monatsnamen abkürzen (immer 4-stellig) – im Fließtext solltet ihr die alphanumerische Schreibweise benutzen.

Beispiele:

2018-01-28
28.01.2018
28. Januar 2018

Die Abkürzungen für die Monatsnamen lauten:
Jan., Feb., Mär./März, Apr., Mai, Jun./Juni, Jul./Juli, Aug., Sep., Okt., Nov., Dez.

Eyecatcher Betreffzeile

Zwei Zeilen nach der Bezugszeichenzeile bzw. unter der Adresse steht der Betreff. Der Betreff in Form einer stichwortartigen Inhaltsangabe beginnt an der Fluchtlinie, wird nicht unterstrichen und endet ohne Punkt. Er kann durch Fettschrift und/oder Farbe hervorgehoben werden. Das Wort „Betreff“ selbst wird nicht mehr geschrieben. Laut der Norm kann ein Betreff auch über mehr als eine Zeile gehen – doch ihr solltet ihn so kurz wie möglich halten. Unter dem Betreff bleiben zwei Zeilen frei.

Exkurs: Betreff in Englischen Briefen

Bei Briefen ins Ausland sieht es etwas anders aus. Hier wird die Betreffzeile mit „Subject:“ oder „Re:“ (für „Reference“) eingeleitet. Sie steht auch an einer anderen Stelle: im britischen Englisch steht sie meist zwischen der Anrede und dem Textkörper:

Dear Mr. Mathews

Subject: Order No 123

With reference to the order mentioned above…

Im amerikanischen Englisch könnt ihr die Betreffzeile auch zwischen Adresse und Anrede schreiben (mit je einer Leerzeile).

Subject: Order No 123

Dear Mr. Mathews

With reference to the order mentioned above…

Regeln der DIN für Anrede und Text

Die Anrede folgt mit zwei Zeilen Abstand zur Betreffzeile (linksbündig). Nach der Anrede folgt eine Leerzeile.

Die DIN 5008 im Text

Die Empfehlung der DIN 5008 für die Schriftart lautet: Zur Steigerung der Lesbarkeit solltet ihr im fortlaufenden Text keine Schrift, die kleiner als 10 Punkt ist, und keine ausgefallenen Schriftarten, wie zum Beispiel Schreibschrift, verwenden. In der Sekretariatspraxis haben sich die Schriften Arial, Times und Helvetica bewährt.

Gliedert euren Text am Besten in sinnvolle Abschnitte. Die DIN gibt auch eine ganze Reihe von Regeln, die im Text selbst zu beachten sind. Daneben sind viele früher gebräuchliche Formulierung heute veraltet. Mich schaudern Sätze wie „Zu unserer Entlastung senden wir Ihnen xy zurück.“ Oder auch „Hiermit bestätigen wir Ihnen Ihre Anmeldung zu unserem Seminar.“

Ein Beispiel:

Sehr geehrter Herr Meier,

bezugnehmend auf unser heutiges Telefonat freuen wir uns, Ihnen unsere neue Produktbroschüre in der Anlage überreichen zu dürfen. Sollten Sie noch Fragen haben, rufen Sie uns bitte an. Unser Mitarbeiter Herr D. steht Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Besser:

Sehr geehrter Herr Meier,

vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Produktpalette. Wie gewünscht, erhalten Sie ein Exemplar unseres gerade erschienenen Produktkataloges. Haben Sie noch Fragen? Oder wünschen Sie weitere Informationen? Dann wenden Sie sich bitte an Herrn D. unter der Telefonnummer…. Er berät Sie gern.

Zu diesem Thema würde sich ein eigener Blogartikel lohnen… Vergesst nicht: Eure Geschäftsbriefe sind nicht nur eine Visitenkarte für eure Firma, sondern auch für euch ganz persönlich. Es ist natürlich immer noch ein Unterschied, ob ihr in einer Bank arbeitet oder bei einem jungen Start-up. Aber auch konservativen Unternehmen steht ein moderner Schreibstil gut zu Gesicht. Oder wollt ihr bei euren Geschäftspartnern wirklich als altbacken gelten? Ich jedenfalls nicht…

Wie der Anfang so das Ende – DIN Regeln für den Briefabschluss

Habt ihr den Text fertig gestellt, fehlt am Ende nur noch die Grußformel und die Unterschrift des Verfassers. Sollen mit dem Brief noch Anlagen verschickt werden, stehen diese ganz am Ende im sog. Anlagenvermerk.

Die Grußformel steht immer mit einer Leerzeilenschaltung unter dem letzten Absatz des Briefes. Ihr müsst euch auch nicht auf das übliche „Mit freundlichen Grüßen“ beschränken. Die DIN 5008 erlaubt durchaus Abwandlungen dieser Grußformel, so wie:

  • Mit freundlichen Grüßen aus Berlin
  • Freundliche Grüße nach Hamburg
  • Es grüßt Sie herzlich aus Leipzig
  • Mit den besten Wünschen für ein schönes Wochenende

Soll nach der Grußformel noch der Firmenname oder die Bezeichnung der Behörde genannt werden, wird diese mit einer Zeile Abstand zur Grußformel platziert.

Die Anzahl der Leerzeilen für die Unterschrift ist nicht festgelegt – drei Leerzeilen sind in der Regel ausreichend und sinnvoll. Da viele Unterschriften nicht gut lesbar sind, solltet ihr den Vor- und Nachnamen des Unterzeichners (Vorname ausgeschrieben) unterhalb der Unterschrift maschinenschriftlich wiederholen.

Zusätze wie ppa. oder i. A. kommen entweder handschriftliche vor die Unterschrift oder maschinenschriftlich vor die Wiederholung des Namens.

Der Anlagenvermerk kommt mit einer Leerzeile Abstand unter die Wiederholung des Namens des Unterzeichners. Ihr könnt das Wort „Anlage“ mit Fettdruck hervorheben.

1 Mit freundlichen Grüßen
2
3
4 Erika Musterfrau
5
6 Anlage
7 Unser Produktkatalog 2018

Passt der Anlagevermerk nicht mehr unter den Text, kann man ihn auch rechts neben die Grußformel platzieren (mit 125 mm Entfernung von der linken Blattkante).

So, ich hoffe, ich konnte euch einen kleinen Überblick über die DIN 5008 und ihre Anwendung geben. Ist eigentlich gar nicht so schwer, wenn man mal ein paar Grundsätze verinnerlicht hat, oder? Ich wünsche viel Erfolg bei der Umsetzung. Wenn ihr Fragen habt, lasst mir einen Kommentar im Blog da.

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