Wie rede ich mit meinem Chef?

Für eine Assistenz ist die Kommunikation mit dem Chef oder der Chefin essentiel für die tägliche Arbeit.

Kaum etwas ist so schwer wie die ganz alltägliche Kommunikation. Wie heißt es so schön: Kommunikation ist nicht das, was man sagt, sondern das, was beim anderen ankommt. Gerade im Verhältnis Chef-Assistenz kann hier schnell viel schief gehen. Besonders, aber nicht nur, wenn auch noch unterschiedliche Geschlechter aufeinander prallen.

Kommunikation – der richtige Zeitpunkt ist entscheidend

Wer will schon gern mit (für ihn!) unwichtigen Dingen genervt werden, wenn er grade den Kopf voller anderer Dinge hat? Vielleicht ist der angestrebte Business Deal in letzter Minute geplatzt, oder der eigene Vorgesetzte hat mal wieder irgendeinen (vermeintlichen…) Mist gebaut, oder das Kind ist krank oder oder oder. Es gibt zig Gründe, warum Vorgesetzte manchmal nicht richtig zuzuhören scheinen.

Die Wahl des richtigen Zeitpunkts kann entscheidend sein für den positiven Ausgang eines Gesprächs. Je wichtiger das Thema, umso sorgfältiger solltet ihr den Zeitpunkt wählen, zu dem ihr es ansprecht. Dazu ist es natürlich auch wichtig, die Persönlichkeit vor sich einigermaßen zu kennen. Nur so kann man ein Gefühl für den richtigen Zeitpunkt entwickeln.

K.I.S.S. – keep it short and simple

Dieser einfachen Formel folgen viele Manager – aus der schieren Notwendigkeit heraus, in kurzer Zeit viele Informationen aufnehmen und Entscheidungen treffen zu müssen. Allerdings neigen besonders Frauen dazu, in der Argumentation zu viele Details und Informationen einzubinden, die für den Ansprechpartner nicht relevant sind. Erklärt also nicht, dass ihr am Freitag unbedingt Urlaub braucht, damit ihr Tante Frida besuchen könnt, die aus dem Krankenhaus entlassen wurde und nach der schweren OP dringend Hilfe beim Einkaufen braucht, weil sie kann ja nicht mehr so gut laufen … Fragt einfach nach Urlaub am Freitag – der Chef / die Chefin wird schon fragen warum, wenn es ihn oder sie interessiert.

Man könnte – irgendjemand sollte…

Wer kennt sie nicht – die beliebten Mitarbeiter “Man”, “Jemand” und “Irgendwer”. Die “könnten ja mal die Sitzordnung ändern” oder die “sollten mal nach der Fehlermeldung im Drucker sehen”. Gerade wenn wir unsicher sind, neigen wir dazu, im Konjunktiv zu formulieren und direkte Verantwortung von uns zu schieben. Schließlich wollen wir nicht anecken oder im Zweifelsfall den Kopf hinhalten, wenn eine Idee nicht funktioniert. Aber so wird am Ende nichts getan, es verbessert sich nichts.

Formuliert lieber klar und deutlich, was ihr denkt. Manager mögen in der Regel direkte, effiziente Kommunikation, Unsicherheit kommt oft nicht gut an.  “Ich schlage vor” hat einen ganz anderen Klang als “ich würde vorschlagen”.

Und ganz ehrlich – wenn ihr euch so unsicher mit eurer Idee seid, dass ihr euch nicht zu einem klaren Statement durchringen könnt, hinter dem ihr auch steht, dann solltet ihr nochmal gründlich über die Idee nachdenken.

Kommunikation will geplant sein

Je wichtiger das Thema oder je schwieriger der Gesprächspartner, umso besser solltet ihr das anstehende Gespräch vorbereiten. Das hat nichts mit Berechnung zu tun – jede Kommunikation bedarf einer gewissen Vorbereitung.

Argumentation vorbereiten

Überlegt euch, welche Argumente für und wider das Anliegen sprechen. Versetzt euch auch in die Rolle des Gegenübers – was könnte er oder sie dagegen vorbringen und wie könnt ihr den Widerstand mit validen Argumenten entkräften?

Macht euch der Gedanke an das Gespräch nervös, spielt es im Kopf in allen Varianten durch, oder spielt die Situation mit einem vertrauten Menschen durch, der in die Rolle z. B. vom Chef schlüpft.  Dann fallen euch zusammen sicher noch ein paar Argumente ein, auf die ihr allein nicht gekommen wärt.

Ausreden zählen nicht

“Das hab ich nicht zu verantworten, das habe ich an Frau Meier gegeben.” “Das haben Sie mir nicht gesagt.” “Das ist nicht meine Schuld…”

Es gibt nicht viele Situationen, in denen ein Chef an einer Erklärung oder Entschuldigung interessiert ist. Alles was zählt, ist, wie die aktuelle Situation bereinigt und ähnliche Fehler künftig vermieden werden können. Wir als Assistentinnen sind die Dienstleister im Unternehmen, von uns wird erwartet, dass wir uns kümmern und Lösungen finden. Ein Termin ist durchgerutscht und die Vorbereitung nicht fertig? Legt euch den Termin als Aufgabe in Outlook an. Es fehlen noch wichtige Infos, um eine Aufgabe zu erledigen? Scheut euch nicht, zu fragen.

Fehler passieren. Entscheidend ist, wie man damit umgeht.

Ich habe mal ein Seminar besucht, in dem es um Fehlerkultur ging. Die Referentin sagte, es helfe zu verstehen (auf beiden Seiten), dass es nicht um Schuld ginge, sondern nur um den eigenen Beitrag zu einer Situation. Ich finde, diese Sichtweise entschärft einen durch einen Fehler entstandenen Konflikt sofort.

Statt mich zu fragen “War das meine Schuld?” frage ich mich jetzt “Was ist mein Beitrag daran, dass es jetzt so ist, wie es ist?” Das hilft mir dabei, einigermaßen neutral über die Situation nachzudenken und meine Arbeit zu verbessern. Fehler sind natürlich trotzdem unangenehm, keine Frage. Durch die fehlende (oft interne…) Schuldzuweisung komme ich persönlich jetzt besser darüber hinweg.

Einen kühlen Kopf bewahren

Manchmal kann man sich noch so gut vorbereiten, trotzdem lehnt der Chef ein Anliegen ab. Was jetzt zählt ist einen kühlen Kopf zu bewahren. Sich schmollend in die Ecke zu verziehen ist unprofessionell und bringt euch nicht weiter. Wenn es euch wirklich wichtig ist, bittet um Bedenkzeit und verabredet euch zu einem weiteren Gespräch darüber. Dann haben beide Seiten Zeit, noch einmal über die Sache nachzudenken und den Standpunkt zu reflektieren.

Bleibt es beim “Nein”, nehmt es gelassen. Man kann nicht immer gewinnen. Sich aufzuregen bringt euch eben auch nicht das gewünschte Ergebnis, sondern kostet euch nur unnötige Energie und gute Laune.

An dieser Stelle auch noch ein Hinweis an alle Führungskräfte: Es hilft euren Angestellten ungemein, eure Entscheidungen zu verstehen, wenn ihr sie erklärt. Oft hört man nur ein “das wird so gemacht weil ich das sage”. Doch das ist für jeden Mitarbeiter nicht nur unbefriedigend, es ist auch ineffizient. Wenn ihr einen Grund für eure Entscheidung nennt, fällt dem Mitarbeiter vielleicht ein Argument ein, dass ihr nicht bedacht habt. Und ja, dazu gehört es auch, konflikt- und kritikfähig zu sein, auch als Chef oder Chefin.

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Kritikfähigkeit ist auch beim Jahresgespräch gefordert – von allen Beteiligten!

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