Wenn einer eine Reise tut… Sicherheit auf Geschäftsreisen

Was muss man beachten, wenn man Geschäftsreisen plant?

Reisen zu buchen gehört für viele Assistentinnen zum täglichen Aufgabenspektrum. Bei innerdeutschen Reisen sind wir alle ganz gut aufgestellt. Doch was, wenn die Kollegen ins Ausland müssen? Vielleicht sogar in ein Krisenland? Dann bekommt das Thema Sicherheit auf Reisen plötzlich eine ganz andere Bedeutung.  Natürlich müssen die Reisenden sich selbst auch vorbereiten. Doch wir als ihre Assistentinnen können hier mit vielen Informationen und Richtlinien dabei helfen, dass die Kollegen gut auf ihr Abenteuer Dienstreise vorbereitet sind.

Sicherheit wird wenig ernst genommen

In vielen Firmen wird das Thema Sicherheit auf Dienstreisen zu wenig ernst genommen. Es spielt keine Rolle, ob der Betrieb ein kleines Handwerksunternehmen ist, das einen Kollegen zur Baustelle ins Nachbarland schickt, oder ein Großunternehmen, dessen Mitarbeiter regelmäßig durch die Welt jetten. Jeder Arbeitgeber hat gegenüber seinen Arbeitnehmern eine Fürsorgepflicht. Und die erstreckt sich nicht nur auf die Arbeitsbedingungen in der Firmenzentrale. Diese sich aus den §617-619 BGB ergebende Pflicht wahrzunehmen, liegt im ureigenen Interesse des Arbeitgebers: Fühlt der Mitarbeiter sich gut unterstützt und aufgehoben in der Firma, ist die Bindung ans Unternehmen sicher größer als in anderen Fällen.

Sicherheit auf Reisen: Eine Versicherung ist nur der erste Schritt

Viele Arbeitgeber glauben, ihre Mitarbeiter seien durch die gesetzliche Krankenversicherung oder andere eigene Versicherungen auch auf Dienstreisen ausreichend geschützt. Dabei gelten selbst innerhalb Europas oft Einschränkungen in dem Leistungsspektrum, wie z. B. beim Krankenrücktransport. Von Reisen in andere Länder außerhalb Europas ganz zu schweigen. Auch geht es nicht nur um die Krankenversicherung. Auch die Absicherung des Reisegepäcks, von Reisedokumenten oder gegen den Verlust der Kreditkarte sind wichtig.

Wichtig ist auch zu wissen, dass manche Versicherungen bestimmte Länder vom Versicherungsschutz ausschließen. Im Zweifelsfall sollte immer die Versicherung befragt werden, bevor es in fremde Länder geht.

Reiserichtlinien und Notfallpläne

Entsprechende Versicherungen für die Mitarbeiter abzuschließen ist also nur ein Schritt auf dem Weg zu einem effizienten Risk-Travel-Management. Eine weitere Hilfestellung für die reisenden Mitarbeiter ist eine Firmeneigene Reiserichtlinie. Diese sollten die wichtigsten Informationen und Ansprechpartner enthalten, die die Kollegen regelmäßig brauchen.

Ein weiteres nützliches Hilfsmittel, dass wir als Assistentinnen unseren Kollegen bereitstellen können, sind Traveller Guides. Damit meine ich knapp auf z. B. einer DIN A4 Seite zusammengefasste Informationen zum Zielland, die vor Ort nützlich sein können. Das kann z. B. sein:

  • Generelle Länderinformationen, ggf. aktuelle Reisewarnungen
  • Informationen über bestehende Risiken, wie z. B. ein hohes Kidnapping-Risiko
  • Impfempfehlungen, Empfehlungen für die Reiseapotheke
  • Kontaktdaten der örtlichen deutschen Botschaft
  • Kontaktdaten zu deutschsprachigen Krankenhäusern/ Ärzten
  • Zollbestimmungen
  • Notfallnummern z. B. für die Sperrung von Kreditkarten, bei Verlust von Reisedokumenten oder dem Mobiltelefon.
  • Kontaktdaten der Reiseversicherung oder anderen Ansprechpartnern
  • Sonstige nützliche Tipps, wie einige wichtige Sätze in der jeweiligen Landessprache

Ich empfehle, diese Informationen sowohl in einer Cloud aber auch auf Papier zur Verfügung zu stellen. Ein ausführliches Briefing der Reisenden vor Reisebeginn stellt sicher, dass jeder weiß, welche Informationen im Traveller Guide zu finden sind. So können sie auch die Risiken vor Ort selbst besser einschätzen und bummeln vielleicht nicht unbedingt noch nachts durch unsichere Stadtviertel.

Sicherheit auf Schritt und Tritt – wo ist mein Reisender?

Um den Kollegen im Notfall erreichen und ihm zeitnah helfen zu können, ist es natürlich wichtig zu wissen, wo er gerade ist. Daher ist gerade bei größeren Reisen ein detaillierter Reiseplan sehr wichtig. Jeder Travelmanager sollte auch die Kontaktdaten des Ansprechpartners vor Ort haben, sowie die Adresse und Telefonnummer des Hotels.

Der Reisende selbst sollte so verantwortungsbewusst sein und seinem Team zu Hause jede Änderung im geplanten Reiseverlauf unverzüglich mitteilen. Diese Daten sollten für alle, die es im Notfall betrifft, leicht zugänglich gemacht werden – es reicht also nicht, wenn der Travelmanager alles in seinem E-Mailprogramm gespeichert hat, an das niemand sonst ran kommt, wenn er oder sie mal ausfällt oder in Urlaub ist.

Nur für den Notfall

Die oben genannten allgemeinen Information sind für die meisten Reisen sicher ausreichend. Wirklich kritisch sind aber echte Krisenfälle – seien es Naturkatastrophen, große Unfälle oder politische Unruhen. Bei  solchen unvorhersehbaren Risiken ist ein unvorbereiteter Reisender schnell überfordert und verloren.

Einen hundertprozentigen Schutz gegen solche Ereignisse gibt es natürlich nicht. Aber ein wohldurchdachter Notfallplan kann dabei helfen, die Folgen in Grenzen zu halten.

Eines ist sicher: In Krisenfällen sind gute und zeitnahe Informationen entscheidend. Das Auswärtige Amt stellt zu jedem Reiseland immer aktuelle Informationen bereit. Hat das Auswärtige Amt eine Reise- und Sicherheitswarnung für ein Land ausgesprochen, können Reisende sich auf die Krisenvorsorgeliste setzen lassen. Geschieht dann während der Reise etwas, das eine Evakuierung nötig macht , weiß die deutsche Botschaft vor Ort bereits, wer sich im Land aufhält und kann entsprechend schneller reagieren.

Jede Firma braucht ein Sicherheitskonzept für Geschäftsreisende

Das gilt natürlich besonders für Firmen, die ihre Mitarbeiter regelmäßig in abgelegene Gebiete oder Krisenländer schicken. Hier zahlt es sich sicherlich aus, Krisenszenarien durchzuspielen und zu üben, um im Ernstfall richtig und schnell handeln zu können. Wichtig ist auch genau festzulegen, wer im Krisenfall für welche Aufgabe zuständig ist:

  • Wer lokalisiert den Reisenden?
  • Wer kümmert sich um den Rücktransport?
  • Wen kann der Reisende ansprechen für die Beschaffung neuer Dokumente oder Zahlungsmittel?
  • Wie kommt der Reisende vor Ort an Bargeld?
  • An wen kann man sich wenden, wenn der Reisende dank Behördenwillkür irgendwo festgehalten wird?

Das sind nur ein paar Fragen, die man sich bei der Erstellung eines Krisenreaktionsplans stellen muss.

Externe Unterstützung kann helfen

Natürlich gibt es auch für einen solchen Bedarf Dienstleister, die sich auf Travel-Risk-Management spezialisiert haben. Es gibt sog. Medizinische Assistancen, die bei Gesundheitsfragen weiterhelfen: Sie bieten Informationen zur Gesundheitsvorsorge im Reiseland, klären Fragen zu Medikamenten und Behandlungen in der Landessprache, helfen bei medizinischen Notfällen bis hin zu Rückführungen und Evakuierungen. Desweiteren helfen Service Assistancen beim Verlust von Reisedokumenten oder bei Pannen und Unfällen oder organisieren Dolmetscher.

Nichts geht über gutes Training

Damit es erst gar nicht zu Problemen auf Dienstreisen kommt, ist eine gute Vorbereitung der Reisenden entscheidend. Verhaltens- und Sicherheitstrainings können das Bewusstsein der Kollegen für die möglichen Gefahren und die eigene Sicherheit erhöhen. Denn Vorsorge ist bekanntlich die beste Medizin…

Investiert das Unternehmen dann auch noch in ein kulturelles Training der Mitarbeiter, sind die Reisenden optimal auf ihr Abenteuer vorbereitet.

 

Hier könnt ihr weitere Tips zur Vorbereitung von Geschäftsreisen nachlesen.

Zur Vorbereitung gehört auch oft die Beschaffung von Visa – ein ganz eigenes Kapitel.

Besonders bei Langstreckenreisen kann man mit ein wenig Aufwand bares Geld sparen.

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